分析電子政務系統中的檔案管理

文 / 石嬋,湘潭城鄉建設發展集團有限公司

為了讓檔案管理人員可以通過合理的方式更好進行檔案管理，同時有效保障檔案管理的效應就需要通過新時代中合理的方式來有效打破傳統的檔案管理模式，通過新型的檔案管理模式進行檔案管理，這樣就可以有效提高電子政務系統中的檔案管理效率，從而真正意義上使電子政務系統為社會提供了高效、廣泛的個性化服務。從目前的情況中來看，隨著信息時代的到來，我國很多電子政務系統中的檔案管理模式也需要不斷轉變，只有通過新型的檔案管理模式才能提高整體的經濟效益，才能有效推動國家電子政務系統下檔案的有效管理。

1 電子政務模式下傳統檔案管理的問題

1.1 檔案管理人員本身的專業技術不高

從傳統的檔案管理中來看，很多檔案管理都對管理人員自身有明確的要求。而且傳統的檔案管理中很多管理的方式以及內容都比較陳舊，導致這種管理模式無法滿足新時代中對檔案管理人才的要求。而且很多檔案管理人員的自身技術不高，并沒有接受正規的檔案管理培訓，這對檔案管理會有很大的影響，也不能更好推動檔案管理的進步。

1.2 檔案管理中的安全因素沒能保障

傳統的檔案管理模式還存在很多問題，這些問題如果不能迅速解決就會讓檔案存在很多的風險。例如：電子政務中的檔案系統被黑客侵犯，這樣不僅會損失檔案信息還會對檔案信息管理的安全體系造成了一定傷害；而且很多檔案管理人員并沒有對此存有戒備之心，導致檔案出現外泄的風險。

2 電子政務系統中檔案管理問題的解決方法

2.1 通過合理的方式來有效提升檔案管理人員的專業技術

在電子政務系統環境下，為了讓檔案管理人員可以更好的保護檔案，就需要通過合理的方式對檔案管理方式進行轉變，通過合理的方式來解決傳統檔案管理中存在的一系列問題，同時多聘請一些專業技術高的檔案管理人員，通過自身高超的技術來更好進行檔案管理。針對這些，相關工作人員便針對檔案管理制定了相關的數字化檔案管理規則，通過數字檔案管理進行更有效的工作，完成基本的工作內容。而且檔案管理人員在工作的過程中需要遵循一些相應的管理原則。同時為了有效提高檔案管理人員的管理水平需要定期對檔案管理人員的工作能力進行審核，同時了解檔案管理人員的工作情況，并將一些新時代出現的各種有關檔案風險的資料做成考題，將其設置為重要考核目標。通過這種考核模式不僅僅可以有效提高檔案管理人員的管理效率還可以讓更多的檔案管理人員提升自身的工作能力。但是由于新時代發展的非常迅速，因此針對這種情況就需要相關部門定期對檔案管理人員進行培訓，讓檔案管理人員可以了解到新時代中存在的一些管理方式，并在培訓的過程中積極引進先進的檔案管理技術，這樣才能提高檔案管理人員的工作能力，并更有效地使檔案管理在電子政務系統環境中良好開展。具體如圖1所示。

圖1 電子檔案管理系統示意圖

2.2 通過合理的方式來積極完善安全管理措施

從具體的情況中來看，電子政務系統是以互聯網為載體，面向政府機關的信息服務與信息處理系統。而且電子政務系統中采用的檔案管理不僅僅需要利用現代的高科技技術還需要對政府內部的信息進行有效改造，從而有效提高政府部門中檔案的管理水平。對于我國來說，檔案是非常重要的所在，通過檔案不僅僅可以查找相關的信息還可以幫助政府完成一系列的任務，所以為了更好的保護檔案就需要政府部門派遣相關的專業人員通過新時代中的合理方式來進行檔案管理,這樣便可以更有效完善安全管理措施。而且在數字化檔案管理人員的培訓中，還應積極建設一套完善的防盜體系，檔案管理人員在遇到一些不明軟件的時候，不要隨意點開，以免給電腦帶來病毒。檔案館與圖書館中的信息管理之間是存在很大的不同的，因為圖書館中的很多信息都可以直接面向大眾，而檔案館中的很多信息都是需要保密的，所以對于檔案管理人員來說保證檔案的嚴密性以及安全性就是非常重要的。

3 結束語

綜上所述，隨著時代的不斷發展，現階段越來越多的人都將注意力放在電子政務系統中的檔案管理中，只有通過合理的方式進行檔案管理，才能保證檔案的安全性，從而為日后查找檔案打下堅實的基礎。但是一直到目前為止，我國很多電子政務系統中的檔案管理方式還存在很多沒有解決好的問題，這些問題的出現不僅僅降低了檔案管理的效率還影響了檔案管理人員的工作效率，以至于很多檔案都存在泄露的危險。因此為了解決這些問題就需要相關工作人員注重電子政務系統中的檔案管理方式，并加強對檔案信息的采集和保護，這樣才能有效增強檔案管理人員的服務能力，并保證檔案信息的穩定和安全，從而更好地促進數字化檔案信息資源有效管理。