推進事業單位檔案的規范化管理的路徑

摘 要：目前，事業單位在發展過程中的檔案資源數量不斷增加，面對大量的檔案資源，工作人員需要通過規范化的管理方式來保證檔案管理工作的開展效率，以此來使檔案管理工作更好地適應事業單位發展的戰略目標。規范化的管理，還可以對如今事業單位檔案管理中存有的問題進行有效處理，從而保證事業單位檔案的可靠性、安全性。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;規范化

事業單位檔案包含了單位發展的歷史資料及人事檔案信息，其在實際中對單位的發展有一定的影響。因此，為了充分開發檔案的價值，事業單位需要加強規范化管理工作，使檔案管理工作規范化、標準化，并達到有效提高檔案利用率的目的。本文分析了對事業單位檔案進行規范化管理的要求及管理方向，在此基礎上提出了推進檔案規范化管理的措施。

1 ? ?事業單位檔案的規范化管理要求

1.1 ?對檔案收集的規范化管理

檔案收集是檔案管理工作的基礎環節。檔案收集的質量與其后續管理工作的開展有著直接的聯系，因此，需要對檔案收集進行規范化管理來保證其整理及鑒定等工作能夠順利地開展。為此在實際中需要明確檔案收集的各項內容及流程，按照制度的要求來確認具體的檔案收集范圍，避免在檔案收集過程中出現疏漏，以此來規范檔案收集工作的內容[1]。

1.2 ?對檔案整理的規范化管理

完成檔案收集后，工作人員需要及時對檔案資料進行整理來分類、組合及編制，從而為檔案的歸檔提供依據。同時，加強檔案整理的規范化管理能夠保證檔案資料的清晰化、條理化，在檔案整理過程中應根據規定要求進行編目，使檔案資料的分類更為清晰、明確，有序的檔案資料可以使檔案的查詢及使用更為高效[2]。

1.3 ?對檔案鑒定的規范化管理

檔案鑒定工作的開展主要是為了確認檔案資料的價值，同時還需以檔案內容為基礎來確認具體的檔案保管期限，根據檔案資料的類型來制定保管期限表，按照規定要求執行各項檔案鑒定流程;對于價值不高及超過保管期限的檔案資料需要及時銷毀，避免不具備保管價值的檔案資料影響檔案管理工作規范化開展。

1.4 ?對檔案保管的規范化管理

檔案的保管質量影響其規范化管理，保管的失誤會使檔案利用率降低。高效化的保管會提升檔案價值，提高檔案的利用率;低效化的管理會造成信息的泄露，影響事業單位的健康發展。檔案的管理應該環環相扣，檔案管理人員和保管人員應相互溝通，確保其有序開展。

2 ? ?推進事業單位檔案的規范化管理的策略分析

2.1 ?提高對檔案管理的認知

事業單位各級領導和職員應高度重視檔案管理工作，加大對檔案管理工作的重視力度是檔案規范化管理的前提。因此，應該加強檔案管理工作的宣傳，使本單位人員進一步認識和了解檔案管理，意識到檔案規范化管理的重要性。應配備專人管理檔案，制定獎罰分明的長效機制，調動工作人員積極性。還應該加強對檔案管理工作人員的管理，定期聽取其工作進度報告，對于存在的問題及時進行總結。

2.2 ?健全檔案規范化管理制度

檔案管理制度需要結合事業單位的發展需求、發展情況進行細化及完善，以此來推動其向規范化管理的方向發展。首先，及時清理過時的制度。根據事業單位發展需求建立適合單位發展的檔案管理制度，堅決杜絕不規范的檔案管理行為。其次，明確檔案管理中工作人員的具體職責。通過此項措施，保證各項規章制度在檔案管理活動中都可以得到有效落實，通過職責的明確，對管理人員的行為進行有效約束，從而為實現規范化管理提供基本保障。最后，建立科學、合理的監督機制，對檔案管理工作進行全面監督，以引導其向規范化的方向發展。

2.3 ?加強檔案管理的信息化建設

現如今，在事業單位檔案管理工作中，信息化建設已經成為發展的必經道路。采用信息化建設，可以對檔案管理的模式、方法等進行全面的改進，實現信息化、現代化的管理要求，為提高檔案管理的執行效率、執行質量提供一定的幫助。首先，單位需要為檔案管理信息化建設配備先進的硬件設施，這樣可以有效地加強對電子文檔、影音圖像等的收集及管理。其次，制定符合信息化建設要求的管理體系及管理內容。這使檔案管理工作在開展中可以更為高效地對信息技術進行利用。最后，加強紙質檔案與電子檔案的同步管理。在檔案管理工作中，需要及時對檔案信息進行數字化處理，利用檔案管理系統來對檔案進行收集、分類、歸檔。

2.4 ?加強對檔案管理的保密工作

在事業單位檔案中含有大量與事業單位發展相關的重大決策及方針政策，這也使許多檔案資料具有一定的機密性。針對此種情況，檔案管理需要加強保密工作來避免檔案出現泄漏問題。檔案管理人員應以《保密法》的要求為基礎，開展檔案資料的保密工作，以檔案資料的類型來確認其具體的保管期限。對于超過保管期限的檔案資料需要上報，并在上級領導批準后由鑒定部門來確認檔案資料是否符合銷毀條件，之后由多個人員參與檔案資料的現場銷毀過程。需要在檔案管理中，針對事業單位檔案的不同密級程度來確認使用權限，加強對使用對象、使用范圍的監管，并且機密文件的查閱僅限于閱文室內查閱，不可對機密文件進行抄錄、復印、拍攝等。

3 ? ?結語

針對事業單位檔案所具備的高價值特征，需要科學地開展規范化管理工作來避免檔案出現泄漏、損壞等問題，為檔案的安全性提供基本保障。現如今，事業單位檔案管理工作受多種因素的影響，仍然存有一些不足，因此，需要科學地對管理理念、管理制度、管理方法等進行革新來提升檔案管理效率，以規范化管理為基礎來完善檔案管理體系，從而保證檔案管理可以高效化實行。

[參考文獻]

[1]高娟.事業單位檔案管理信息化建設中的問題與解決路徑分析[J].勞動保障世界，2018（2）：56.

[2]馮婭.事業單位檔案管理工作的優化路徑探討[J].文化創新比較研究，2019（16）：17-19.

作者簡介：吳艷（1980— ），女，漢族，黑龍江齊齊哈爾人，學士。