科學化管理醫院人事檔案的分析與思考

摘 要：在醫院建設中，人事檔案管理工作起到舉足輕重的作用。科學化、規范化、現代化地管理這些基礎信息，可以在工資制度改革、職務職稱評定、選拔人才、福利待遇時為單位和組織提供參考依據。

關鍵詞：科學化管理;人事檔案;規范化

隨著社會的發展，醫院體制改革日益深入，對人事檔案管理工作如何順應時代發展也提出了更高的要求。現結合鹽城市鹽都區鹽龍街道社區衛生服務中心人事檔案管理現狀，作出簡要交流。

1 ? ?人事檔案管理現狀及存在的問題

1.1 ?人事檔案交接手續過于簡單

首先，缺乏從事檔案管理的專職人員，容易造成崗位調換頻繁。人員在離崗或調換工作時，移交程序簡單，甚至有的簡單到只是交鑰匙，交接手續不夠嚴密，不按程序進行清點、清理、簽字，使得檔案交接工作前后脫節從而導致交待不清，人事檔案的數量和質量都不能得到保證。

1.2 ?人事檔案變更后不能及時補充入檔

檔案管理是一個動態的過程，需要及時去更新和完善。而事實上，檔案材料不能做到準確補充和及時收集歸檔，比如以前年度人事考核、職稱評定、繼續教育、獎懲文件等，現實情況就是不能得到真實的反映，檔案的完整性不夠，必然使其利用率受到影響。

1.3 ?對人事檔案重要性宣傳不到位

許多人都沒能夠充分認識到人事檔案管理的重要意義。有人認為找到工作就是目的，忽視了其個人檔案的保管，甚至有些人都不知道自己的檔案存放在哪里，還有的職工根本不懂該將自己的檔案存放在哪里，認為自己的檔案就應該自己保管，直接放在本人身邊，沒有移交給單位，導致有些應該歸檔的材料不能及時交給檔案管理人員進行保存。這些觀念和做法必然使得檔案材料缺失，從而大大增加了人事檔案管理的難度。

在談到單位如何抓好管理時，往往都認為重點是如何提高醫療質量、如何為病人提供優質服務等，對人事檔案管理方面不夠重視。檔案管理人員也未能對其進行有效宣傳，導致領導部門對人事檔案的重要性認識不到位。

由于檔案管理人員多為兼職，受專業理論水平和時間等多方面的限制，不能及時地掌握人事檔案管理工作的新知識，對職工檔案不能進行實時動態跟蹤。

2 ? ?對策及思考

醫院的人事管理，往往將其工作經歷、業績獎懲等內容與社會保障、任用選拔掛鉤，所以只有科學化管理人事檔案，才能充分體現出檔案應有的價值，實現人盡其才，才盡其用。針對以上現狀和存在的問題，現作分析及思考如下。

2.1 ?嚴格檔案交接手續，規范檔案管理程序

人事檔案交接責任重大，是檔案管理的重要環節，需要按程序辦理，做到認真細致。

首先，在檔案交接前，應對其所保管的檔案進行一次全面清查，及時發現新的資料并補充、整理、修訂和完善。同時，如有借出的檔案要進行催還，并整理登記好出借臺賬，未歸還的要注明原因及記錄催還的情況。

其次，如有零散的、未及時整理的文件材料，按流程要先進行分類、登記，再存檔。移交時，做好交接手續，編訂好移交清冊，注明交接時間、地點和監交人、移交人、接交人的姓名及職務，并在移交清冊上簽名。

2.2 ?建立健全管理制度，構建完善數據平臺

制定并完善檔案管理工作制度，如人事檔案管理制度、檔案收集歸檔制度等，使管理人員做到有章可循。建立相關工作臺賬，如檔案轉入轉出登記簿、檔案借閱登記冊、檔案移交清冊等，使各項基礎工作安排有序。有些檔案材料因歷史年代久遠，難以收集，可以通過走訪等方式查明原因，寫好情況說明進行存檔，便于以后進行查找，真正發揮人事檔案的利用價值。

2.3 ?加強管理隊伍建設，激發事業心、責任感

醫院的人事檔案管理工作與集體、個人利益密切相關，檔案管理人員應不斷加強學習，掌握新知識，提升綜合管理能力。檔案管理人員要對收集的材料進行認真核實，把真實可靠的材料收入人事檔案，把好質量關。在檔案鑒別過程中，檔案管理人員的工作態度要認真謹慎。注意系統性、邏輯性，對人事檔案管理工作在人才資源開發中的重要性要有充分的認識。堅決杜絕那些虛假的資料，維護人事檔案的真實性、可查性、完整性。

2.4 ?提升醫院領導和職工對人事檔案管理重要性的認識

首先，強化領導層人事檔案管理意識。首先要在硬件設備方面給予投入，安排一定面積的房屋，購置必須的存儲設備、辦公設施和安全防范裝置。其次，創造多種條件建立科學化的人事檔案信息化管理體系，令人事檔案管理工作順利有序地開展，使檔案管理水平得到提升。

其次，提高職工對人事檔案材料重要性的認識。利用多種渠道向職工宣傳有關人事檔案管理的知識，提高職工對人事檔案重要性的認識，知曉其保存和利用價值，使其認識到，人事檔案并不是可有可無的。（1）細化應有檔案的收集、整理和保管等環節工作，加強員工對人事檔案的規范化管理。（2）加強人事檔案收集整理工作，及時補充和完善檔案內容，使檔案的利用率得到提升。

2.5 ?科學化管理人事檔案，加快檔案信息化建設

科學化、信息化管理人事檔案，實現信息網絡化，是人事檔案管理工作改革的一項重要內容。首先，從建立人事檔案數據庫入手，將人事檔案的資料進行有序整理歸類，同時，加強安全防范意識，針對不同工作人員實行使用權限管理，使人事檔案管理機制公開化、透明化。利用先進的計算機技術，動態管理人事檔案，將分類整理好的人事檔案資料輸入電腦，在需要調閱人員檔案的時候，就可以通過電腦進行快速、高效、精確的查找，這樣就減少了查閱紙質檔案的概率，很大程度地降低了原始紙質檔案的損壞風險。同時令檔案的借閱、歸檔、統計等日常工作更加地便捷，大大地提高了工作效率。人事檔案科學化管理，在晉升職稱、監督管理、選拔人才等方面更加合理和公正，有助于科學使用人才，實現其最大的社會價值。

總之，科學化管理人事檔案工作，需要不斷學習與總結，尋求切實可行的管理思路方可順應時代的發展，促進醫院健康和諧、穩定發展。

作者簡介：張林霞（1977— ），女，江蘇鹽城人，助理館員;研究方向：基層醫療機構檔案管理、開發及利用。