淺談阿爾塔什工程檔案管理工作

孫婭潔

(新疆水利水電勘測設計研究院,新疆 烏魯木齊 830000)

水利工程檔案是在工程規劃、勘測、設計、施工以及運行過程中經整理立卷產生的能真實記錄和反映水利工程全過程的具有保存價值的資料。其對工程建設、質量評定、階段與竣工驗收、運行維護及發生事故原因分析、責權鑒定、理賠、其他類似工程設計施工都極具參考利用價值。水利工程受環境制約也影響環境，水利工程檔案包含大量地質、水文等基礎性、歷史性環境資料，對國家、社會具有寶貴價值。水利是經濟社會發展的重要支撐和保障，在行業強監管的體制下，水利基本建設工程實行質量終身責任制，檔案作為原始資料與證據非常重要。

水利工程一般具有建設周期長、工期不穩定、規模大、參建單位、專業多、技術難度高等特點，建設過程中產生大量專業文件材料，所以如何在檔案的形成過程中做好控制、管理，尤為重要。本文以阿爾塔什大型水利樞紐的檔案管理工作為例，探討如何做好水利工程的檔案收集管理工作，充分發揮水利工程檔案價值。

1 阿爾塔什水利樞紐工程概況

阿爾塔什水利樞紐工程是葉爾羌河干流山區下游河段的控制性水利樞紐工程，位于喀什地區莎車縣霍什排甫鄉和克孜勒蘇柯爾克孜自治州阿克陶縣的庫斯拉甫鄉交界處。是葉爾羌河干流梯級規劃中“兩庫十四級”的第十一個梯級，在保證塔里木河生態供水條件下，具有防洪、灌溉、發電等綜合利用功能。是國務院確定的172項重大節水供水工程之一，是國家“十三五”期間100項重大項目之一。主要有攔河壩、泄水建筑物、發電引水系統、電站廠房、生態基流放水洞等建筑物組成。水庫總庫容22.49億m3，正常蓄水位1820m，最大壩高164.8m，電站裝機容量755MW，本樞紐為大(1)型Ⅰ等工程。是新疆維吾爾自治區目前最大的水利工程，其設計、施工等方面存在諸多技術難點，被譽為“新疆的三峽工程”。

2 大型水利樞紐工程檔案監管措施

2.1 明確歸檔職責

阿爾塔什水利樞紐工程立項初期至竣工驗收階段作為設計單位產生的合同、委托書、規劃、勘測等基礎資料、綜合報告、專題報告、附圖表、底圖、藍圖、計算書、竣工驗收資料等由單位檔案部門負責收集，按照水利部關于印發《水利科學技術檔案管理規定》《水利工程建設項目檔案管理規定》等規定結合工程實際情況制定《科技檔案管理辦法》，規定歸檔時間、歸檔內容、建立專柜保管，建立檢索目錄，檔案按《科技文件材料保管期限表》執行保管。

工程進入招標、技施階段施工現場會產生大量業務資料，為確保資料收集齊全性，成立阿爾塔什水利樞紐設計代表處，成立同時建立阿爾塔什水利樞紐工程設代處檔案管理辦法，設代處檔案采取集中統一管理的原則。由設代處處長負責并接受檔案部門的業務指導、檢查和監督，見表1。

表1 阿爾塔什水利樞紐工程設計施工階段歸檔內容

凡是在阿爾塔什水利樞紐工程招標和技施階段的具有使用價值、參考價值及保存價值的圖紙、報告、文件、聲像、照片、光盤等均在立卷范圍。根據文件內容相關的有機聯系，按工程項目和基本建設程序不同的階段立卷，分項目組卷。文件要具有整體性，原件、底稿、附件及圖紙必須齊全、完整。卷內目錄、備注表各項內容應按要求書寫工整。案宗裝訂要整齊、美觀、題名簡明扼要，封皮格式符合規范要求。聲像、照片等資料應包含三要素，標明時間、地點(或部位)、反映的情況，例如：2013年4月23日1#橋預制錨梁施工、2014年7月29日導流洞0+777處邊墻漏水等，見表2。

2.2 細化水利工程檔案分類與編號

大型水利樞紐工程從立項到竣工涉及專業類目多、形成的文件、圖紙、聲像、影像材料多，科學系統的進行檔案分類十分重要。檔案分類要遵循水利建設項目特點也要遵循檔案形成先后的規律，保證文件材料有序聯系，科學系統進行分類并給與標識。賦予檔案標示即檔號。檔號編制是以字符的形式賦予檔案實體一組代碼，以反映檔案的基本內容及排列順序等。

檔號編制對檔案的排列、編目、統計、檢索、利用等工作有著重要的作用。以阿爾塔什水利樞紐檔案檔號編制為例，在遵從《國家標準》與《地方標準》的情況下結合水利工程的性質和實際情況，劃分類目，編制檔號。

表2 阿爾塔什水利樞紐工程設代歸檔內容與劃分

水利水電工程檔號有6個部分組成，其中因設計專業較多，為細化分類便于檢索，又將專業代號分為兩級。一級為設計專業代號，二級為專業分類代號，見表3。

2.3 利用外部途徑做好檔案的監督檢查工作

水利工程檔案一般按制定的規章條例進行收集整理為主，缺少監督、檢查等機制來完善檔案管理工作。檔案整編標準與實際水利工程建設及需求標準缺乏對接機會。檔案要服務于工程建設，就應深入了解工程過程及需求，并受工程檢查與監督，需要通過反饋機制來進一步完善自身工作。阿爾塔什水利樞紐工程利用“三標管理體系”、“工程質量稽查”兩種工程質量管理手段來進行檔案的準確性、完整性、及時性的檢查。

表3 水利水電工程設計專業代號類目分級表

(續表)

2.3.1通過質量、環境與職業健康安全管理體系強化檔案管理工作

ISO9001、ISO14001、OHSMS18001國際質量、環境、職業健康安全管理體系(以下簡稱“三標”)，建立標準化管理體系與國際質量標準接軌。該標準利用“策劃-實施-檢查-處置”(PDCA)循環，全過程控制、可持續發展。并針對未來需求和期望采取適當行動，在實現目標的過程中，可以糾正和持續改進，以提高組織的持續績效，為推動可持續發展奠定良好的基礎。

檔案部門執行“三標”管理具有雙重身份。既是標準的執行者也是檢查者。在“三標”管理體系《文件和資料控制程序》、《記錄控制程序》中，檔案部門是作為歸口管理部門，文件、資料和記錄是檔案的前身，對其進行有效的收集、整理移交檔案部門立卷形成檔案。設有專門的控制程序，確保文件和記錄的有效性、統一性與適用性。檔案部門接收檔案的過程即是對檔案的檢查過程，一方面是否符合科技檔案歸檔要求中的內容，一方面是否符合“三標”管理體系中對記錄、文件的控制要求。“三標”管理體系覆蓋單位各個部門，每年均要進行內審檢查與外部監督(換證)審核，審核之一的方式就是對工程已有的工程資料檢查，在對工程資料的檢查實際上也是對檔案資料的一次檢查，此時檔案單位作為被檢查單位，接受監督審核。

“三標”管理體系作為單位執行的標準體系，檔案部門在檢查與被檢查的過程中，與檔案的產生部門、標準的執行部門的領導者直接產生對接機會，共同探討檔案管理的適宜性，很好的做到了事中控制這一環節，及時發現檔案管理中的問題、不足，探討檔案利用需求，進行糾正與持續改進，對檔案管理水平的提升有很大益處。

2.3.2通過水利工程強監管體系做好工程檔案管理工作

在水利行業強監管的體制下，阿爾塔什水利樞紐工程接受水利部稽查，為了做好大型水利樞紐工程質量管理工作。組織大型水利項目進行自查工作。一方面進行現場勘查、一方面組織專業技術人員成立阿爾塔什水利樞紐工程稽查工作組對形成的檔案資料進行檢查。通過查閱檔案資料、詢問等方式對項目的初步設計、招標、施工圖階段勘測設計成果進行稽查，針對勘測設計的深度和質量是否滿足要求；設計依據、標準、規范、定額等是否嚴格執行國家有關規定，設計方案是否按照審查意見執行，設計變更是否按規定進行報批等情況開展稽查。檔案資料的齊全完整對稽查、檢查工作至關重要。對水利工程項目的檢查也是對檔案管理工作的一次檢查，水利行業的稽查、督查、單位內部的自查也是對檔案部門的一次監督檢查。檔案部門可以通過各種有效的檢查來發現問題，進一步強化管理機制，完善歸檔機制，確保歸檔的齊全性、有效性，避免遺漏缺少報告、圖集、計算書等問題的發生，以監督檢查為工作契機，及時知曉補充完善缺少的歸檔文件材料。

3 加大科研(職務發明專利)檔案創建力度

科技引領生產，對于阿爾塔什水利樞紐工程在充分吸取其他同類工程建設、運行經驗，以及超高專題研究成果的基礎上，結合本工程特點和實際情況開展了專題研究和工程技術咨詢，其物料設計與安全性標準、大壩變形控制綜合措施、深覆蓋層與趾板連接結構、抗震技術等研究成果運用于工程，使工程建設達到能縮短工期、保證質量、節省投資和工程安全的目標，并為同類工程的建設提供指導和借鑒，該工程促進了強震區深厚覆蓋層上建高面板壩技術的發展。

作為知識密集型單位應做好科研(職務發明專利)檔案的收集整理工作，建立科研技術、專利信息數據庫、知識產權信息庫。科研方面積極申請國家相關部門科研計劃經費。鼓勵課題組適時積極申報國家相關科研計劃和相關部門科研經費。研究政府的專利專項資金發放及優惠政策，積極創造條件，爭取政府資金支持。做好行業先進技術成果收集與保管；科研專利信息的收集與保管，包括國家頒布的與專利相關的法律法規、規定以及與行業有關的專利文獻。職務專利形成過程中的工作記錄和有關文件；與職務專利相關的技術合同文件；學術或技術會議上公開的報告和材料、職務專利證書等。

3.1 科研檔案與工程建設同計劃

大型水利樞紐工程建設過程中，會有很多技術難點需要突破，在工程建設初期勘測設計項目策劃文件中就要提出科技創新計劃，結合生產中疑難復雜技術問題及國內外發展技術動態提出研究課題，擬定科研課題研究大綱，包括課題基本內容、目標、擬突破重點、難點及創新之處等，進行專題研究或技術咨詢。檔案管理部門加強科學技術研究這方面的檔案收集、整理工作，注意搜集相關技術文獻資料。創建科研檔案，將科研檔案工作與計劃同步管理，課題管理文件中應包含科研檔案管理規定，課題負責人需負責課題歸檔，完成歸檔后，方可結題。

3.2 科研檔案與工程建設同管理

工程設計和施工過程中做好課題跟蹤管理、鑒定工作。對于在工程設計、建設中研究提出新理論、新技術、新工藝、新材料、新裝備等，預測經實施將對推動技術進步有重大作用，預計獲得或已獲得顯著社會經濟效益的；在工程建設、技術改造中，研究開發或發明新產品、新技術、新工藝、新材料、新裝備，經實踐證明或預計將在節省資源、縮短建設周期、提高生產安全保障水平、提高產品質量、保護環境、節約投資等方面做出創造性貢獻且取得重大經濟效益、社會效益和生態效益的；在組織應用、推廣國內外已有先進科學技術成果中，結合我區實際、因地制宜、有所創新，預計取得或已取得重大經濟效益或社會效益；或在應用、推廣先進科學技術成果過程中，對已有技術集成配套，實現產業化、規模化并預計取得或已取得重大經濟效益、社會效益和生態效益的；在工程標準、計量、科技信息、科學普及等科學技術基礎性工作中，在規劃、政策、發展戰略、管理等軟科學研究中做出創新性貢獻，對可持續發展提供了技術基礎和決策型服務，取得了顯著經濟效益或社會效益的。可以科研課題研究大綱為依據進一步進行課題跟蹤推進，及時與設計及設代人員溝通，任何部門或個人不得將科技成果材料據為己有，拒絕歸檔。對已歸檔的科技成果可推薦參加課題獎項評選或職務發明專利申報，成果產生全部過程注意采取有效措施保護和管理知識產權。

3.3 做好科研檔案開發利用工作

對課題和成果進行重點收集，最終的成果檔案部門做好科技檔案的信息加工工作，進行統一的分類與編目。編制必要的檢索工具、匯編文件等。建立科研檔案查詢庫，通過主題詞、關鍵字或者多種條件符合進行全文檢索查詢。科研檔案具有重要的信息資源及財富，可將已解密的科研檔案面向社會開放，一方面發揮科研檔案在社會主義現代化建設中的作用，對其他同類型工程提供參考與借鑒，一方面作為窗口展示單位的設計、攻克難關的實力，為單位贏得競爭機遇。

4 結語

通過完善檔案規章、制度建設，明確檔案分類、編號等措施做好阿爾塔什水利樞紐工程檔案的收集整理工作；通過“三標”管理體系，外部工程稽查與內部工程自查等方式來監督、檢查檔案收集整理效果，利用PDCA(策劃-實施-檢查-處置)循環系統不斷進行糾正與完善檔案收集整理過程；通過創建科研檔案來進行資源共享，進一步發揮水利工程檔案的社會價值。單位擁有大量的水利科技成果檔案資料，今后應不斷探索如何做好檔案的二次開發利用工作，構建高效的檔案開發利用系統，做好檔案的基礎數據整理、成果編研、需求調研，最大限度的發揮已有工程檔案的價值。