淺論數(shù)字化檔案建設與利用

劉群

摘要：建立和完善數(shù)字化檔案是檔案管理工作中十分重要的內容。信息時代，數(shù)字化檔案更符合現(xiàn)代企事業(yè)單位的工作需求。本文簡要了分析數(shù)字化檔案建設的意義，并簡要分析了數(shù)字化檔案資源利用的問題。

關鍵詞：數(shù)字化檔案;檔案管理;數(shù)字化建設

信息時代，世界通過網絡連接成一個整體。數(shù)字信息是目前乃至未來很多年都存在的熱詞。數(shù)字信息的現(xiàn)代應用方式改變了人們的工作生活方式，也對檔案管理工作產生了深遠的影響。傳統(tǒng)的檔案管理屬于紙質、實物管理。每一個檔案館內存放著許許多多的檔案，占據(jù)了龐大的空間和管理人員工作量，檔案的查詢利用等存在著諸多不便。檔案數(shù)字化建設后，充分利用現(xiàn)代計算機和互聯(lián)網的存儲、查詢、傳輸功能，可以快速地完成信息的遠方查詢和傳輸工作，對企業(yè)和政府的發(fā)展有著不可估量的重要作用。

一、數(shù)字化檔案建設的發(fā)展

（一）數(shù)字化檔案的意義

數(shù)字化，是基于目前信息時代提出的詞匯。其主要內涵是將肉眼可見的圖片、文字、視頻等通過計算機的處理轉化為可以在網絡上傳輸?shù)臄?shù)字信息。數(shù)字化的圖片、文字能夠被壓縮到很小的儲存量存儲在計算機硬盤中，這樣占據(jù)龐大檔案室空間的實物檔案的信息可以完全存儲在一臺個人計算機內。如果將數(shù)字化檔案的內容進行合理充分的編碼，在調用有關數(shù)字化內容時，就可以利用計算機的超級搜索能力，快速精準的查詢到需要調用的內容。數(shù)字化信息還可以通過網絡傳輸在瞬間傳送到千里之外的地方，為檔案的遠端利用提供極大便利。檔案尤其是公民基礎檔案，特別需要這些便捷。近年來，我國人民的生活水平在穩(wěn)健提升，公民的流動性也越來越大，在異地調用檔案的情況時有發(fā)生。傳統(tǒng)的紙質檔案在運送時不僅存在傳輸風險而且需要占用時間，這就會耽誤公民的時間，甚至會引發(fā)一些不良后果。比如警察追擊罪犯，卻不能及時從罪犯家鄉(xiāng)公安機關處拿到檔案信息，罪犯就有可能很快逃之夭夭。檔案數(shù)字化建設也是我國各行各業(yè)順應時代發(fā)展的積極需求，支持數(shù)字化檔案建設是為了更好地適應大數(shù)據(jù)時代。

（二）檔案數(shù)字化建設的關鍵與問題

目前我國的檔案數(shù)字化建設進程已經進行了較長一段時間。在實踐中我們可以發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設的三點突出問題：第一，檔案數(shù)字化建設的關鍵問題是檔案信息轉化與存儲技術問題。數(shù)字化檔案的信息如何保存？以什么方式保存？如何確保數(shù)字化檔案的安全性，都需要專業(yè)的軟件技術才能解決。比如檔案的大小、格式，檔案的備份工作，備份空間等都需要一定的技術來解決。第二，建立數(shù)字化檔案的管理體系框架。目前國內很多企業(yè)對檔案數(shù)字化的管理仍然處在第一步，將檔案存儲在一定的存貯空間內，就認為不需要再進行其他的管理了，這是一種錯誤的思想。是很難實現(xiàn)數(shù)字化檔案的持續(xù)管理的，因為目前相關技術和設備都存在一定的隱患，只有嚴格按照相關的文件標準來進行管理才能降低這些隱患，這也是檔案數(shù)字化工作人員必須知道的管理準則。第三，檔案數(shù)字化建設的推行工作還是會受到一些傳統(tǒng)觀念的束縛。由于政府、企業(yè)對數(shù)字化檔案建設的投資有限，使得數(shù)字化檔案資源利用水平不高，檔案數(shù)字化還有待進一步加強。第四，數(shù)字化檔案的安全問題仍然是一個難題。一些不法分子可以攻破企業(yè)或者政府的網絡安全屏障，獲取數(shù)字化檔案，造成嚴重的政府、企業(yè)、個人信息安全問題。在未來，如何防止數(shù)字化檔案信息的泄露仍然需要進一步加強研究。

二、數(shù)字化檔案資源的利用

數(shù)字化檔案資源的管理和運用已經成為衡量一個企業(yè)（事業(yè)）單位現(xiàn)代化信息管理水準的重要內容。對于數(shù)字化檔案資源的管理與利用，筆者認為主要包含三個方面：第一，數(shù)字化檔案建設的標準和規(guī)范。統(tǒng)一的規(guī)范和標準能夠讓數(shù)字化檔案建立兼容性能更強的檔案數(shù)據(jù)庫。這就好比手機的充電器，充電線與充電器插頭的標準基本一樣，無論將充電線換到哪一個充電插頭上，都可以正常的為手機充電。兼容性能更強、標準更統(tǒng)一的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫能夠讓企業(yè)（事業(yè)）單位各部門之間的信息交流障礙減到最小，從而實現(xiàn)企業(yè)（事業(yè)）單位內部的檔案信息共享。這樣可以有效的減少企業(yè)（事業(yè)）單位的資金浪費，加強企業(yè)（事業(yè)）單位檔案資源的利用率。第二，重視數(shù)字化信息資源積累。數(shù)字化信息資源積累問題關系著用戶的可視化界面問題，比如一個企業(yè)用戶希望查找自己在企業(yè)內的個人檔案內容，但是他通過企業(yè)內部網絡從數(shù)字化檔案庫中搜索卻顯示查無此人。出現(xiàn)的這個問題就說明數(shù)字化信息資源積累過程出現(xiàn)問題。其原因有二，一是因為該用戶的檔案信息未被及時采集錄入。二是因為檔案數(shù)據(jù)庫模塊的轉換處理出現(xiàn)問題。數(shù)字化檔案的這些問題導致搜索的效率低。所以數(shù)字化檔案的服務一定跳出傳統(tǒng)檔案服務的管理框架，管理人員要摸索出數(shù)字化檔案特有的服務類型。第三，提供信息鑒定服務。一些用戶對自己的檔案會出現(xiàn)記憶不請等情況，數(shù)字化檔案的服務工作可以充分利用數(shù)字化信息的特點，為用戶提供精準的篩查服務，對于一些鑒定難度大的信息進行合適的處理。

三、結語

檔案數(shù)字化建設是順應時代的發(fā)展，其本身已經具有檔案的一個特性：見證歷史。檔案數(shù)字化見證了社會的發(fā)展的變革，同時也為檔案管理提供了更加豐富的層次。目前國內檔案數(shù)字化建設的情況不錯，暴露出來的一些問題筆者認為也能很快解決。數(shù)字化檔案資源給檔案利用提供了更多的服務方向。

參考文獻：

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