當代秘書行政公文寫作中的動詞研究

馬俊強

摘要：公文是機關團體、企事業單位規范化工作的有效手段和重要工具，代表單位形象，辦公水平，影響單位辦公效率。而行政公文作為公文權威性特征的典型，其擬寫更需要關注細節，對寫作基本功及素養等方面的要求也很高。動詞是漢語語法中詞類的一部分，是一句話中不可少的成分。行政公文中動詞的使用是公文活力的體現。所以，要盡可能最大限度地給學生介紹各種類型的實用文種，根據不同的秘書種類進行大量且多方位地練習、訓練，以期在秘書生涯中熟練掌握寫作技能。

關鍵詞：秘書行政;公文寫作;動詞研究

一、行政公文與動詞研究意義

（一）行政公文寫作中動詞研究的意義。一是必要性。動詞是行政公文語句鮮活性的體現，指向行為主體要求，分布任務指示，明確目標，使目標責任簡明扼要而又重點突出。動詞加強詞語色彩使用，以感情色彩強化（正強化和負強化兩方面）行為表現，增強受眾感染力。二是特殊性。從公文語體的動詞研究入手，分析整理公文中的動詞結構知識，尋找動詞應用和語法、語用知識體系的切入點，掌握行政公文中動詞使用規律，更好促進文書工作人員的公文寫作，提高工作效率。

（二）當代秘書與行政公文的聯系。行政機關是國家有效運行的強大武器。當前，國家各項事業都在不斷發展完善，機關隊伍龐大，相應的行政公文寫作的主體——秘書人員的崗位缺口大。行政秘書工作人員作為政府形象的隱形代言人，在新時期更應該從自身出發，做與時俱進的政府宣言人。

二、優化措施分析

（一）基礎概念和知識的介紹十分必要

雖然秘書寫作這門課程實踐性很強，但仍需要介紹關于寫作的基本原理和基礎知識。在這一環節，我們從“審美性與實用性交融的古代寫作”講起，給學生詳細介紹秘書寫作的前身——應用寫作，這對學生將來進行中國秘書史的學習能有個前期準備。另外，對于近代實用寫作向現代實用寫作過渡中格式的演變、文種的變化、寫作觀念的現代化、寫作內容的專業化、寫作文本的國際化、寫作主體的智能化及寫作手段的電腦化，都會給學生有個全面的講授。除此之外，學生還應該掌握文章寫作的基本構成，對于一篇文章的四大要素要做到了然于胸。寫作的民間資源，即文章的材料;主腦，即文章的主題。文章的篇章結構和語言表達方式等基礎知識，秘書學專業的學生務必要透徹理解，此內容是教學的一個重點。在文種教學的過程中，每一個文種的相關理論的學習都屬于基礎概念和知識的教學。譬如在行政公文的學習中，要讓學生了解行政公文的演化，從而知曉最新的法定規范體式的適用范圍和便利性。“我國目前黨和國家行政機關日常所使用的法定公文共15種，分別是決議、決定、命令、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復、議案、函和紀要。”掌握了公文的演化就知道了從2012年7月1日開始在行政公文中增加了決議和公報這兩種，從而在學習過程中有的放矢。還有公文的成文日期，在2012年7月1日之前，必須用漢字標識，而之后則使用阿拉伯數字。這些基礎概念和知識的講解一般放置于開篇講起，這對于總學時為72學時的秘書寫作來說占時不多，但極其重要。

（二）撰寫行政公文中應用語言的方式

撰寫行政公文中，應用語言方式，無論對于撰寫行政公文的優劣，還是應用行政公文法規的效果都具有決定作用。為了將行政公文寫作水平有效地提升，語言誤解導致的問題減少，撰寫行政公文時，應用語言的方式必須要重視。運用遵循原則和圍繞主題以及語句精煉的方法撰寫行政公文，從而使撰寫行政公文的水平得以提升。其一，撰寫行政公文的過程中，應該圍繞行政公文主體斟酌相關語句。將語句和語言詞匯作為出發點，在行政公文中應用語言。將行政公文主體作為中心，修飾詞和空話等盡可能少用。運用“刪繁就簡”的寫作風格撰寫行政公文，從而將行政公文效率的實效性充分地體現出來。其二，行政公文應用的語句必須凝練，運用陳述句將行政公文的內容直接表述，情況說明并提出要求。通過凝練的語句實現行政公文內容的簡潔明了。主語重復的多排比句中，可以提煉主語，用簡介句式將語意集中，句式緊湊性加強。同時根據前后句式搭配詞語，從而科學地應用行政公文語言。

（三）動詞對當代行政公文的語體影響

公文語體的基本特征是公文語言的準確、平實、簡明、莊重。行政公文作為公文的其中一個分類，其語體特征也有以上的特點。1.明確性。首先，行政公文撰寫中有兩個明確的主體：發文機關和收文機關。兩個機關主體之間存在明確而不可分割的聯系。我們可以把發文機關對應施事，收文機關對應受事，是施事機關給予受事機關明確性的任務或要求。動詞作為單句中不可或缺的一部分，架構了兩者的聯系，即施事機關請求或要求受事機關能夠或者必須做些或不能做些什么。2.簡潔性。行政公文是國家行政機關在進行行政管理、處理各種公務過程中形成的法定效力和規范體式的文字工具。國家行政機關處理各種公務，種類繁多，過程煩瑣，但工作時間有限，這就要求行政公文寫作人員精簡高效。行政公文寫作最基本的特點是實用性，對此也要求簡明扼要。研究各類行政公文，不難發現這樣一個鮮明的特點：多個單句相連，多個動詞連用，對于沒有必要的主語能省則省。因此，動詞的使用對行政公文寫作的簡潔性描寫發揮著重要作用。

三、結語

針對行政公文而言，所用語言既要平實和簡練，又要準確，看著比較簡單，實際寫作的過程中，在應用語言藝術上，也必須要下一番苦功夫。

參考文獻：

[1]董小玉.現代實用寫作訓練教程[M].北京：高等教育出版社，2006：2.

[2]黃高才.應用寫作[M].北京大學出版社，2012：21.