基建檔案管理中存在的問題和對策探討

徐艷梅

摘要：隨著經(jīng)濟和各行各業(yè)的快速發(fā)展，針對基建工程項目從開始到結(jié)束的整個過程中，項目的各環(huán)節(jié)內(nèi)容繁多，如勘察設(shè)計、立項審批、施工監(jiān)理以及竣工驗收等中的數(shù)據(jù)、資料都會整理成相應(yīng)的基建工程檔案。而基建工程檔案管理作為基建工程建設(shè)中一項重要工作內(nèi)容，對其進行科學(xué)、合理的管理能有效地保證檔案的完整性。但是，現(xiàn)階段在基建工程檔案管理工作中還存在著一定的問題。因此，本文將針對基建工程檔案管理中的問題進行分析，并提出相應(yīng)的策略。

關(guān)鍵詞：基建工程;檔案管理;問題;策略

在基建工程項目實施全過程中會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，基建檔案就是對這些信息的整合。做好基建檔案管理可以大大提高數(shù)據(jù)信息的可靠性，防止在基建項目某個環(huán)節(jié)中出現(xiàn)信息遺失等問題，而且借助信息技術(shù)可以實現(xiàn)檔案資料的自動化查閱、存儲和歸檔，為各環(huán)節(jié)工作提供依據(jù)，同時也為檔案管理人員和利用者提供便利。因此，開展基建工程項目應(yīng)做好基建檔案管理工作，提高重視程度。本文就具體的基建檔案管理中存在的問題與對策進行分析探討。

一、基建檔案管理工作中存在的主要問題

（一）規(guī)章制度的執(zhí)行力和保障力不足

近年來，基建工程項目發(fā)展較快，規(guī)模不斷擴大，為了促進基建工程項目的發(fā)展，國家相繼頒布了有關(guān)法規(guī)制度，比如《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》《城建檔案管理規(guī)定》等，而且不同省市也制定了實施細則，確保基建檔案管理工作的順利開展。但是，在各項法規(guī)制度落實過程中存在著一些問題，如法規(guī)制度落實不到位、形式化以及保障力不足等。基建工程項目的周期長、環(huán)節(jié)多、涉及的專業(yè)多等特點決定了基建檔案管理難度大，加上經(jīng)濟利益、工期等因素的制約，管理者大多會重視基建項目本身，而忽視基建檔案管理。在這種情況下，基建檔案收集、整理及歸檔往往不能與基建項目工程建設(shè)協(xié)調(diào)一致，各項規(guī)章制度流于形式，法律政策保障力不足，導(dǎo)致基建項目檔案工作嚴重滯后。

（二）制度不完善

在基建工程項目施工過程中，部分單位為節(jié)約項目建設(shè)成本，沒有設(shè)立相應(yīng)的基建工程檔案管理部門，也沒有聘請專業(yè)的基建工程檔案管理人員。與此同時，相關(guān)的設(shè)施設(shè)備不夠先進，不能有效滿足基建工程檔案管理的需求，在相關(guān)的資料保存中，沒有合理應(yīng)用標準的檔案袋及收集盒等，導(dǎo)致文件資料等散亂，造成不齊全。此外，在建設(shè)過程中，因為相應(yīng)的施工團隊以及管理人員頻繁更換，相應(yīng)的基建工程資料、文件交接制度也不健全，從而導(dǎo)致基建工程檔案遺失。

（三）獎懲制度不明確

在相關(guān)工作中，檔案接收能根據(jù)相關(guān)的接收制度開展工作，但對于部分重要的資料內(nèi)容需要花費較多的時間和精力進行收集和整理。因此，在實際的基建工程檔案的管理工作中，會因為獎懲制度不明確，部分基建工程檔案管理人員耗費大部分時間和精力收集、整理資料卻沒有得到相應(yīng)的獎勵，而部分遺失重要資料、數(shù)據(jù)的工作人員也沒有受到相應(yīng)的懲罰，從而導(dǎo)致基建工程檔案管理人員的工作積極性不高，由此在工作中表現(xiàn)出“不求有功，但求無過”的態(tài)度。這對基建工程資料、文件、數(shù)據(jù)等的收集以及整理工作帶來了不利影響，進一步阻礙了基建工程檔案的有效管理。

二、基建工程檔案管理的對策

（一）構(gòu)建科學(xué)合理的基建檔案管理制度

構(gòu)建完善合理的基建檔案管理制度是基建檔案管理工作有效落實的基礎(chǔ)保障與行動指南，對改進基建檔案管理規(guī)范性起到重要作用。所以相關(guān)部門應(yīng)提高重視程度，制定符合企業(yè)自身發(fā)展的基建檔案管理制度，而且應(yīng)避免同質(zhì)化嚴重的問題，要切實結(jié)合檔案管理工作中的實際問題，這樣才能保證制度規(guī)范的有效落實。同時，要明確檔案管理工作各崗位的職責，將工作內(nèi)容細化，制定完善且有效的獎懲制度，以激發(fā)檔案管理人員的積極性，使基建檔案文件材料的收集、整理、歸檔以及利用等流程規(guī)范化，提高基建檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（二）明確工作職能

相關(guān)的基建工程項目建設(shè)單位在與各個參與施工的單位簽訂相關(guān)的合同時，可在合同中增添基建工程檔案工作內(nèi)容，明確要求參與施工的單位以及團隊的歸檔要求、職責、流程;明確說明和約定參與施工的單位以及團隊完成基建工程歸檔工作與工程款結(jié)付存在著直接的聯(lián)系，在完成檔案標準審核并移交確認無誤后，統(tǒng)一結(jié)付工程款。通過這樣的方式，增強參與施工單位以及團隊的責任心，從而有效促進基建工程檔案的有效整理以及保存，并能確保其完整性以及準確性。

（三）健全管理體制

為進一步提高整體管理水平，就要對基建工程檔案管理體制進行相應(yīng)的改革。依據(jù)各個基建工程的特性形成不同的要求，構(gòu)建每個部門的基建工程檔案部門，并對檔案管理人員進行有針對性的培訓(xùn)。此外，各個部門的工作人員還要進行有效的溝通，促進信息的交流及共享。與此同時，制定項目管理負責人制度，全程、全面地監(jiān)管基建工程的施工流程，從工程開始的準備到工程完工的驗收，均要進行有效的監(jiān)管。

（四）加強對先進管理技術(shù)的應(yīng)用

基于信息技術(shù)不斷發(fā)展和成熟的時代背景，基建檔案管理也應(yīng)引進信息技術(shù)，優(yōu)化檔案管理方法，不斷創(chuàng)新和改進，才能使基建檔案管理工作更科學(xué)、更規(guī)范。應(yīng)將計算機技術(shù)應(yīng)用到基建檔案管理中，構(gòu)建基建檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，方便利用者查閱檔案資料，同時檔案資料存儲更加便利，摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲易錯漏、損壞或丟失等問題，從而大大提高基建檔案管理的質(zhì)量。

三、結(jié)語

基建檔案管理工作對于基建工程項目建設(shè)及后期投入使用全過程都具有重要的意義，因此相關(guān)部門必須認識到基建檔案管理工作的重要性，做好制度建設(shè)、信息技術(shù)引進、檔案管理隊伍建設(shè)與培養(yǎng)等一系列工作，不斷促進基建檔案管理工作的規(guī)范化與科學(xué)發(fā)展。

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