做好文書檔案管理工作的實踐策略分析

曹聰

摘要：本文首先闡述了事業單位文書檔案管理現狀，接著分析了做好文書檔案管理工作的實踐策略。希望能夠為相關人員提供有益的參考和借鑒。

關鍵詞：文書檔案管理;實踐策略

事業單位在運行的過程中，文書檔案的管理工作占據著非常重要的地位，同時也是事業單位發展中資產重要組成結構，對我國事業單位發展具有特殊意義。伴隨著我國市場經濟的快速發展，文書檔案工作的管理難度大大提升，管理內容也在逐漸增加。因此，加強對文書檔案管理工作的認知，提高文書檔案管理工作質量，加快對文書檔案管理工作模式和方法的創新，是保證我國文書檔案管理工作緊跟時代步伐的重要舉措。

一、事業單位文書檔案管理現狀

（一）管理模式不規范

現代事業單位非常重視管理模式，并通過高級業務管理模式改進其業務開發流程。但是，當涉及事業單位文書檔案時，無法在日常任務中進行管理，可能是因為總體上缺少相關的管理模型，對文書檔案管理不夠重視，文書檔案管理的機制不完善以及缺乏管理準則，沒有長期雇用管理人員，導致缺乏對管理系統的支持，工作過程中缺乏相關機構以及特定的雇用標準，檔案管理人員可能沒有遵循相關政策。在工作中，檔案管理不仔細，結果導致缺少文檔，或文件信息不完整，以及在查詢中發現遺漏、混亂。

（二）重視程度不夠

長期以來，事業單位一直將經濟收益作為一項主要的開發任務，但他們并未意識到提供大量支持的文書檔案管理的重要性。許多高管沒有完全理解文書檔案管理工作，他們認為文書檔案管理很簡單，管理不需要大量人力和物力的投資，投資者不能迅速產生經濟利潤。同時，降低文書檔案管理成本和提高效率也是許多事業單位的目標。其他相關部門和文書檔案管理部門之間的協調也會影響對事業單位對文書檔案管理工作的關注。一些領導認為，文書檔案管理不是管理系統中的重點，不需要進行特殊關注，由此可見須進行積極的溝通。對于檔案部門而言，這是個問題。另外，檔案材料的要求還不完全清楚。沒有大量的業務支持，檔案管理的工作人員就缺乏目標，也無法進行自我調整，很難完全理解文書檔案管理的重要性，而管理任務則更加困難。如果不對文書檔案管理質量進行標準化，則管理工作很難改進，文書檔案管理系統開發不足，利用率低。

（三）檔案管理人員水平較低

由于大部分中學學校并不重視文書檔案管理工作，所以在檔案管理人才隊伍建設上也明顯不足，高水平、高素質的檔案管理人才嚴重缺乏，嚴重影響了學校文書檔案管理工作的順利開展。具體來說，目前很多中學中的檔案管理工作基本是由學校的行政人員在進行，也有的是兼職人員在進行，這些人員的專業知識水平并不高，并不能夠滿足當前文書檔案管理工作的需求。同時，中學文書檔案管理工作的投入力度較小，相應的專業培訓和教育工作也無法有效進行，以至于檔案管理人員的專業知識和技能難以有效提升，最終導致學校文書檔案工作始終處于效率低的狀態。

二、做好文書檔案管理工作的實踐策略分析

（一）提高對文書檔案管理的重視程度

文書檔案作為記錄事業單位日常經營信息的重要載體，在事業單位未來發展戰略制定以及輔助決策方面發揮著非常重要的作用。因此需要領導者從心理層面上提高對文書檔案管理的重視程度，才能夠自上而下的帶動文書檔案管理的發展。基于此，需要領導者將文書檔案管理工作納入工作日程中來，保證相關文書檔案管理工作內容得到切實有效的實施。與此同時，還應加強對文書檔案管理工作開展的考核工作，并將考核結果納入績效評價中去，直接與薪資獎金掛鉤，從而有效的凸顯出文書檔案管理工作的重要性，保證相關管理措施能夠有效落實，提高文書檔案管理工作質量水平。

（二）加強文書檔案管理信息化建設

在信息化時代下，針對文書檔案管理，需要管理者抓住信息技術帶來的發展機遇，有效推動文書檔案管理信息化建設。在實際建設過程中，通過引入事業單位級檔案管理系統軟件，順利實現紙質化文書檔案向數字化文化檔案的過渡，有效提升文書檔案信息化水平，成功打破以原始紙質資料作為第一文書檔案管理內容的局面。在文書檔案信息化建設方面，將建設重點放在發展數據庫、電子檔案與信息技術服務上，促使文書檔案管理工作質量水平得到有效提升，充分發揮文書檔案管理服務價值。此外，還應從提升文書檔案管理人員專業化能力入手，做好文書檔案管理人員信息化技術能力培訓工作，在實際進行培訓過程中，應注重理論與實踐相結合，開展有針對性的文書檔案管理操作技能培訓，從而確保工作人員能夠熟練操作各種信息化設備，有效提升工作人員文書檔案信息化管理能力，保證文書檔案管理工作能夠高效完成。

（三）提升文書檔案利用率

檔案利用是文書檔案管理工作存在的意義，同時也是文書檔案工作開展的終極目的。只有做好文書檔案利用工作，滿足檔案利用者的實際需求，才能夠使得文書檔案應用價值得到充分的發揮，這對于推動檔案事業實現可持續發展也有著較為積極的影響意義。基于此，需要在實際進行文書檔案管理工作過程中，注重提升檔案的利用率，通過是結合文書檔案日常利用情況，在現有的文書檔案信息化管理基礎上，針對現有的文書檔案檢索工具，做好優化改善，促使檢索工具的適用性得到有效提升，從而更加方面進行檔案利用者進行文書檔案資源的利用。與此同時，文書檔案管理者還可以開展文書檔案資源實際需求調研工作，收集各方意見，了解實際文書檔案資源的需求，從而更有利于文書檔案工作人員有針對性地提供檔案利用服務，從本質上實現文書檔案利用效率提升。此外，還應做好文書檔案基礎業務的管理與完善，針對檔案利用價值做好科學合理的評估，充分考慮各種價值因素，更好地推進檔案基礎業務建設，促使文書檔案利用效果得到有效提升。

三、結語

在社會發展以及科技發展過程中，對于文書檔案管理工作的要求越來越嚴格。文書檔案管理工作直接關系到檔案信息的利用價值，為了做好文書檔案管理工作，就要綜合實際狀況探究現階段文書檔案管理存在的問題，完善管理對策與手段。為了提升文書檔案管理質量，需要不斷地完善檔案管理工作內容，綜合實際狀況制定科學完善的管理模式，進一步加強文書檔案工作的監督管理。通過合理改進，解決各種問題與不足，進而提升文書檔案管理工作整體的質量與效果。

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