EXCEL在會計工作中的應用技巧

孫瑀

隨著時代的不斷變化，信息技術也逐漸進入人們的視野當中，而在會計計算中也逐漸與計算機應用相互結合在一起，從而加快會計數據的計算。在一些企業財務運算時，利用計算機技術能夠加快會計人員計算的效率。在計算中，一些人員會利用EXCEL軟件對數據進行計算，該軟件的功能較為強大，能夠為人們的生活提供便捷的服務。

一、引言

在企業財務管理過程中，一些財務人員經常被迫去給其他工作人員提供一些財務數據，并且還要對數據進行詳細的分析。會計人員在統計、分析一些數據時就會運用到一些計算數據的軟件，從而使得企業的會計信息逐漸走向信息化。然而，一些企業在運行的過程中，拒絕使用一些有關的計算軟件，這就會導致這些企業在計算會計數據時，效率就會逐漸降低。在實際生活中，會計人員經常利用EXCEL軟件對數據進行計算，從而利用表格解決各種問題。

二、EXCEL的特點以及功能

（一）表格制作

在EXCEL軟件中可以很輕松地將一些數據制作成表格并且使用EXCEL軟件操作簡單，不需要一些難度較高的操作技術，其中在制作表格時，我們可以做出多種不重樣的表格，使我們制作的表格變得更加美觀。在使用EXCEL表格統計數據時，該軟件中包含許多的模板，方便我們正常使用，同時，我們在使用EXCEL軟件的過程中，可以將文檔中的一些模板進行保存，進而有效節約我們查找表格模板的時間。除此之外，我們在填充一些利用公式計算出的數據、日期以及一些重復的數據時，我們都會用到“填充柄”，進而對數據進行補充，這樣的操作有效地節省了填充數據或者重復文字的時間，有效地為我們減少了大量的工作。

（二）處理數據

在對EXCEL表格中的數據進行填充時，我們可以利用軟件中自帶的填充工具對表格中的數據進行編輯，并且，還可以利用表格中的公式對一些數據進行計算，之后再使用填充工具對表格內容進行填充，這樣的操作可以有效地避免我們在計算結果時，一個數據出現錯誤就需要對表格中全部的內容進行改變的現象出現。

（三）函數

EXCEL表格中函數工具中存在許多的函數，比如：求和、計數、求平均數等等，這些都可以讓我們對一些數據進行簡單的統計。而對會計財務報表進行統計時，我們經常會利用函數將數據進行計算，并且還會將數據進行統計分類。

（四）繪圖以及處理圖形

當我們在使用EXCEL軟件繪制圖表時，就需要將數據進行統計、分類之后，再利用軟件中的圖表工具將圖表制作出來，在制作圖表時，需要注意圖表中的文字信息以及還要注意圖表的名稱等等一些重要的信息，這些信息能夠使我們直觀地掌握表格中的信息，并且能及時做出彌補。

（五）外部數據功能

使用EXCEL軟件對數據進行編輯時，可以利用軟件中的工具對文檔中的信息進行讀取，有效的避免在手動填入信息時出現的誤差，進而加快我們統計數據的效率，從而提高數據的準確性。

三、編制會計報表

會計工作大多數都是以繪制會計報表而展開的一系列的工作，該工作主要是編制不同種類的會計報表，而在編制報表的過程中我們要避免將數據輸錯而給公司帶來的損失。利用EXCEL軟件對數據進行編制的過程中，能夠及時將錯誤的數據更正過來，并且還能一定程度地保證數據的可靠性以及安全性。在利用EXCEL表格對資產負債表進行編制時，主要有以下幾點：

（一）建立新的工作表

當我們在編制資產負債表之前，首先要做的就是打開EXCEL表格，并將工作表的名稱改為資產負債表，如果與該工作表相鄰的位置存在相同的工作表名稱，那么就應該利用不同的顏色將兩個工作表進行區分。主要操作是單機鼠標右鍵，這時就會彈出相應的快捷菜單欄，單擊鼠標左鍵選擇“改變工作表標簽顏色”，之后就可以對該工作表標簽的顏色進行更改。

（二）對報表中中文內容進行填寫

根據以往的經驗來說，在對表格進行編制時，第一行應該將本表格的名稱進行說明，所以我們在編制表格內容時，就應該清晰的將“資產負債表”展示在表格的第一行，之后，在將報表中的內容按照一般順序輸入到表格中，并且，輸入的內容要與其他的內容相隔一段距離，一般情況，輸入的內容相互之間會相隔一行或者一列，在表格中要想將表格進行美化，就應該在“單元格格式”這個對話框中對表格的底紋、數字的格式以及文字的對齊等進行調整。并且，如果單元格中的內容有點長或者需要將兩個小的單元格合并在一起，就應該選中要合并的單元格，之后單擊鼠標右鍵，選擇合并單元格。

（三）設定報表數據的函數關系

根據所需要的數據，進而選擇相對應的函數。如果在該報表中需要對每一行的數據分別進行求和，那么就應該在工具欄的公式中選擇求和函數，然后選中這行中需要求和的數據，最后按回車健就可以得到求和的數值，而在求和過程中，每一行的數據都需要進行求和，我們則應該選中已經利用函數工具求和出來的數據，單擊左鍵對該列的數據進行填充，這樣的操作方式會有效地節省依次求和的時間，從而提高我們工作的效率。我們在對應的單元格中對格式進行設置，有效地降低了數據出現錯誤的概率。

（四）保護數據

當我們建立表格后，為了防止一些人員對表格內的一些內容進行篡改，這時，就需要對表格進行保護措施，從而防止表格中的內容丟失。具體操作：首先選中“單元格格式”，就會彈出一個對應的對話框，其次選擇“保護”這個選項，在操作的過程中，選擇“保護”這一選項，系統就會對表格的內容進行保護，從而使得表格中的內容更加安全。如果在操作時，想要對整個工作薄進行保護，就應該選中“工作簿保護”這一選項，之后再根據自己的需求進行對應的設置。

四、EXCEL圖表的使用

我們在編輯表格內容時，一般都會利用文字、數字的形式對表格內容進行編輯，但是這一方式不能夠完全使我們掌握表格中所表達的意思，這時就需要制作一些圖表對表格中的內容進行詳細的表述，進而為我們節省獲取信息的時間。利用圖表的形式對表格進行描述，可以讓我們清晰地掌握整個表格中所有的數據，還可以讓我們直觀掌握所有數據的變化趨勢。一般來說，當我們想要利用圖表了解該數據在表格中的個數時，就會選擇柱形圖;當我們想要利用圖表了解該數據的變化趨勢時，就會選擇折線圖;當我們想要了解該數據在整個表格中的占比情況時，就應該選擇餅圖。這些簡單的操作是作為會計人員必須掌握的一項技能。具體操作：首先選中要制作成表格的數據，其次在工具欄中選中“圖表”這一選項，之后就需要選擇所需要圖表的類型，最后點擊下一步系統內就會自動生成相對應的圖表，然后在圖表中添加相對應的標題信息。

五、EXCEL在會計運算中的運用

（一）建立會計帳薄

在實際工作中，我們經常會做一些資產負債表、明細表等財務報表，這時就需要利用EXCEL表格對其進行編輯。該軟件與其他一些會計軟件不同的是，它可以清晰地將表格中的一些數據展現出來，并且，它在使用的過程中操作簡單便捷。

（二）輔助財務決策

一些企業在進行財務決策時，有時就會選擇EXCEL軟件輔助財務人員對財務進行決策，利用該軟件可以有效地提高工作效率，還可以幫助企業制定戰略決策。

六、結語

當我們在處理一些有關的會計數據時，首選的軟件就是EXCEL軟件，利用該軟件制作表格可以有效節約工作的時間，除此之外，利用該軟件可以避免數據出現誤差而給公司帶來損失。（作者單位：云南工商學院會計學院2019級專升本會計學一班）