醫院檔案管理發展新思路探索

宋宗兵

【摘要】本文根據醫院傳統檔案管理工作中的不足，對檔案管理創新思路進行了思考，如重視醫院檔案管理工作、加大對檔案管理人員的培訓力度、建立健全工作制度等，希望為未來的醫院檔案管理工作提供合理參考。

【關鍵詞】醫院;檔案管理;創新思路

近幾年我國大范圍地開展了醫改工作，隨之產生的還有大量的檔案資料，在醫改背景下，醫院檔案資料的管理工作面臨著新的挑戰。創新檔案管理工作方法，不僅是當下醫院的客觀要求，也是提升醫院整體管理工作質量的主要途徑。

一、醫院傳統檔案管理工作中存在的不足

（一）對檔案管理重視度不足。目前，我國大部分醫院對于檔案管理工作重視度普遍不高，部分醫護人員認為檔案管理工作屬于后勤。實際上醫院的檔案管理工作與護理治療工作具有同樣重要的意義，醫院的大部分檔案記載的內容是患者就診情況，對后續治療和醫學研究有極其重要的價值，但由于醫院不重視此項工作，導致檔案難以發揮其真正價值。

（二）管理人員缺乏專業能力。在醫院發展中，過于重視醫護人員的醫療水平，而忽視對于檔案管理人員工作能力的培養。甚至部分醫院的檔案管理人員由其他部門工作人員兼任，難以確保醫院檔案管理工作整體質量。

（三）檔案管理機制不完善。檔案管理需要合理的工作機制支撐，但目前大部分醫院缺少完善的工作制度。部分醫院的檔案管理工作主觀隨意性大，因此相關的檔案管理和查詢都比較混亂，未給醫院發展創造優質環境。

（四）信息化管理水平有待提高。信息化辦公形勢下，醫院的信息化檔案管理工作應隨時代變化，但目前許多醫院的信息化管理方法落后，大量檔案以紙質形態保存，電子檔案中信息錯誤或缺失的情況常見，對醫院整體管理和醫療服務都造成了不利影響。

（五）缺乏獨立的檔案管理部門。現階段，醫院檔案數量大且管理工作復雜，因此需要獨立的檔案管理部門進行分類整理。但目前許多醫院未設立單獨的檔案管理部門，由各部門分別管理檔案，導致信息流通不暢，很難實現信息共享，且檔案查詢難度大。

二、醫院檔案管理工作的創新思路探索

（一）提高對檔案管理工作的重視程度。工作態度決定工作質量，因此為推進醫院檔案管理工作的創新與進步，醫院需要由上至下提升對檔案管理工作的重視程度。醫院可以從提升檔案管理人員的管理意識入手，通過合理的引導和要求促使檔案管理人員認識到相關工作的重要性，在此基礎上以飽滿的精神和積極的態度面對檔案管理工作。醫院提升員工對該工作的重視程度，具體可以召開會議、演講等方式，同時向醫院各個部門，尤其是檔案管理部門普及相關工作不到位的嚴重后果，切實幫助醫護人員提升檔案管理意識。同時，督促所有醫護人員參與到檔案管理工作當中，促使該工作的每項環節都處于平穩進行的狀態。檔案管理的重視程度提升還包括管理人員工作觀念從傳統到信息化管理模式的轉化，醫院決策人員需要重點關注檔案管理的發展趨勢，促使相關工作能夠順應時代發展的潮流與實現新舊工作觀念平穩銜接。工作人員對管理工作的重視程度是最終工作能否順利落實的關鍵，由此可見提高管理意識對檔案管理工作有重要推動作用，同時也能促使工作人員保持工作積極性，為醫護人員和患者提供優質的服務。如：某醫院決策人員為提升檔案管理人員對相關工作的重視程度，在員工會議上向檔案管理人員宣傳了《檔案法》內容，對其中關于檔案管理工作重要性的部分進行了詳細分析，要求各部門醫護人員積極配合檔案管理工作展開，全面提升醫院整體的檔案管理意識。此外，該醫院在幫助員工轉換管理模式和工作觀念前還會對新舊兩種觀念進行對比權衡，根據醫院自身實際情況判斷是否有必要更新工作觀念，待權衡得到肯定結果后，再將新的觀念逐個部門推廣。該醫院的做法切實提升了其整體對檔案管理工作重視程度的認識。

（二）幫助工作人員提升檔案管理能力。醫院檔案管理工作最終落實需要管理人員進行，檔案管理人員作為工作的直接落實者和參與者，其專業能力和職業素養會對檔案管理工作質量及效率產生重要影響。因此，醫院必須幫助檔案管理人員提高實際工作能力，主要可以從三方面入手：首先，面向社會和高校招聘檔案管理人員時，應提升招聘門檻，要求應聘人員具有相應工作經驗或畢業于相關專業院校。其次，醫院可以采用試崗的方式招聘新員工，允許檔案管理人員正式入職前在管理部門進行試崗，最終根據其試崗成績決定是否簽訂聘任合同。最后，醫院對于已經在崗的檔案管理人員應定期組織培訓，引導其不斷進行相關工作能力和技巧的學習，在培訓中幫助員工建立理論知識體系，促使管理人員能夠更加順利地進行相關工作。且在培訓過程中，檔案管理人員的思想道德意識和工作態度也需要提升，醫院應幫助工作人員端正工作態度，使管理人員形成對工作負責的態度。除此之外，隨著信息化辦公技術的發展，醫院檔案管理人員需要具備相應的信息技術應用能力，同時可以熟練操作電子辦公軟件，提升軟件在醫院檔案管理工作中的使用率。為促使管理人員主動進行相關工作能力的學習，醫院可以建立合理的薪酬晉升調整機制，配合不定期開展的檔案管理能力考核，將考核結果作為晉升和調薪等機制的參考數據，激發員工工作積極性，達到提升員工檔案管理能力的目的。如：某醫院對檔案管理人員工作能力較為注重，自新員工招聘開始就對其工作能力進行考核，入職前需要對檔案管理工作的相關問題進行作答，達到70分以上方能進入醫院試崗。試崗結束正式簽訂勞動合同后，檔案管理人員也需要加強對工作技能的學習，并積極參加醫院組織的培訓活動，同時主動學習檔案管理技巧，包括電子檔案歸檔以及醫院檔案系統的日常維護等。該醫院的做法不僅最大限度地保障了醫院檔案管理工作質量，也能為工作人員謀求更好的職業發展道路。

（三）健全合理且完善的檔案管理機制。醫院的檔案數量大，且管理工作復雜，因此醫院為實現檔案的規范管理需要建立健全相應的工作制度。工作制度的建立可按照醫院的實際經營情況和檔案管理工作特點進行，以提高服務質量，同時以為患者提供高效便捷的醫療服務為目的，在已有的工作制度上進行完善優化，也可以引進先進的檔案管理工作制度，但要注意新舊制度的銜接工作平穩展開。合理的檔案管理工作制度對醫院整體管理的規范化以及檔案保管、借閱等一系列工作展開都有積極作用。醫院必須對當前檔案管理工作中切實存在的問題進行研究，可以與其情況相似的醫院展開討論，通過經驗交流獲取新的管理思路和經驗教訓。同時完善的檔案管理機制需要承擔任務分配工作，將檔案管理工作的責任落實到個人，避免由于推卸責任導致檔案管理工作效率低的情況存在。除此之外，監督部門也是檔案管理制度中的一環，醫院應對檔案管理工作制定合理的考核標準，將工作質量和效率等細節納入考核范圍，對工作優異者給予鼓勵，同時懲戒批評違規操作的檔案管理人員，達到監督和促進檔案管理工作切實落實的效果。如：某醫院在保障原有檔案管理工作的基礎上對相關的工作機制進行了優化，要求檔案管理人員定期清點和整理檔案，同時要求檔案嚴禁隨意借閱，進入電子檔案庫查看和修改檔案必須提交檔案管理人員以及檔案借閱人員的兩個工作證號。此外，借閱紙質文檔需要進行登記，登記內容為借閱時間、歸還時間以及借閱人簽名，同時紙質檔案借閱盡量避免借出原件，可以使用復印件。該醫院規范化檔案管理機制一經建立使用，其內部檔案管理工作便更加有序，同時醫院整體管理工作的開展也得到了有力的保障。

（四）進一步提高檔案管理信息化水平。我國各行業的辦公都進入信息化時代，醫院的檔案管理工作也不例外，在信息化環境下，醫院檔案管理模式應隨著時代發展不斷更新。我國科學技術發展日新月異，檔案管理信息化技術也逐漸創新，醫院應順應潮流，積極改進檔案管理方式，促使檔案管理整體水平始終處于領先地位。提升醫院檔案的信息化管理水平也是醫護人員和患者的實際需求。信息化檔案管理工作的優勢在于以下幾點：第一，可以降低檔案存儲所需的空間，同時更加方便對檔案內容的搜索和查閱。第二，有利于降低醫院在檔案管理工作中的人力、物力以及資金的成本投入。第三，當下患者和醫護人員需要更加迅速和高效的檔案服務，通過提升檔案管理信息化的方式，患者可以直接使用移動客戶端等方式直接查詢所需信息，極大優化了就醫體驗。總之，醫院檔案采用信息化方式進行管理是時代發展的必然趨勢。除此之外，檔案管理信息化還能夠彌補紙質檔案不易保存的缺陷，電子檔案不容易受保存環境及外力破壞等因素影響，對于重要的資料能夠起到更加全面的保護作用。同時在使用信息化手段進行檔案管理時，醫院需要注意檔案使用權限的控制，避免無關人員隨意查看和篡改檔案，并做好檔案備份工作，避免軟件損壞給醫院檔案管理工作帶來嚴重損失。如：某醫院聯合當地幾家醫院建立了醫療信息共享平臺，將患者病例在平臺上共享，打破信息的鎖閉，通過信息化檔案管理的方式實現信息共享，患者不論在哪個醫院就醫，只需輸入身份證號碼，醫護人員即可獲得患者的既往病史，及時制定適當的治療方案。

（五）建立獨立的醫院檔案管理部門。為切實保障醫院檔案管理工作的規范化，醫院可以著手建立獨立的檔案管理部門，將檔案分門別類由專業管理人員單獨整理。檔案管理部門的建立也可以促使醫院其他部門的醫護人員有更多精力進行本職工作，同時責任到人，制度可以更加順利地落實。

三、結語

總而言之，對醫院檔案展開規范化管理能夠使醫院的整體經營效率得到提升。完整的醫院檔案能為后續醫療工作提供有力參考，同時還可以豐富醫院的內部文化建設。因此，創新檔案管理思路是檔案管理的首要任務。

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