自動化辦公環境下醫院檔案管理創新發展路徑

姜莉

【摘要】自動化辦公是數字技術與信息技術快速發展的產物，能夠有效提升醫院辦公質量與效率，縮減人力成本，推動醫院辦公的信息化與現代化發展進程。然而在檔案管理層面上，依舊存在人員素質偏低、制度失范及信息泄露等問題，因此需要加強檔案管理制度建設，實現檔案管理工作的智能化與自動化。本文結合自動化辦公的內涵，基于自動化辦公的檔案管理現狀，提出相應的創新發展路徑。

【關鍵詞】自動化辦公;醫院;檔案管理

在數據信息技術快速發展的背景下，自動化辦公逐漸得到社會各界的認可與支持，尤其在醫療行業中，通過自動化辦公技術，能夠有效將繁瑣復雜的檔案管理工作化繁為簡，提升檔案管理工作質量，加快檔案管理的現代化進程。然而如何有效應用自動化辦公技術，提升醫院檔案管理工作的質量，一直是我國醫療機構面對的關鍵性問題。

一、醫院自動化辦公的基本內涵

檔案管理自動化辦公主要指通過互聯網技術將辦公與信息化相融合，實現數據信息的自動存儲、接收、發送與傳輸。進而改變傳統的辦公模式，把手工歸檔方式轉變為自動化歸檔的模式，提高了檔案管理與行政辦公的質量，提升了醫院檔案管理的可靠性。在自動化辦公的特征層面，行政辦公主要指進行文檔處理、通知、起草文件、撰寫業務文本、查詢部門文檔以及接收外部文檔等內容。因此通過互聯網數字技術產生各類文檔、儲存各類文檔，并采用傳真機、復印機等先進設備傳遞并復制文檔是自動化辦公的根本特征。然而數據庫、網絡通信以及計算機技術的快速發展，逐漸賦予了自動化辦公新的特征與特點。首先是多媒體化。具體包括對動畫、聲音、圖像、文字、數字的綜合處理。其次是智能化，主要面對事務處理業務，負責智能型工作，譬如文字校對、識別，對文檔內容的處理與理解等。再次是集成化。伴隨網絡商品與軟硬件的逐漸成熟，系統與用戶的集成，公共系統與辦公系統的集成，共同構成了開放式集成系統。最后是數據交換，即通過互聯網間的自動化與交換處理，實現信息的智能化與自動化數據的交換功能，具體包括決策型系統與自動化辦公系統等。而在新時代發展語境下，檔案管理自動化逐漸將網絡技術、計算機技術融合到檔案管理工作中，推動了醫院檔案工作的現代化與信息化進程。現階段我國醫院檔案管理已經采用網絡技術與計算機技術，對聲像、照片、文字實行自動化管理。尤其在檔案規模日益倍增的情況下，醫院檔案管理部門應擁有現代化的服務與管理手段，為檔案的保管、儲存及資源開發奠定良好的基礎。

二、醫院自動化辦公的檔案管理現狀

（一）安全隱患。信息安全問題是關乎醫療機構發展的關鍵性因素，同時也是社會各行業需要極力解決的重要問題。尤其在檔案管理工作中，需要關注文檔的安全保密工作。由于電子文檔沒有指紋、字跡、簽名等特殊標記，缺乏標準化的流程，所以電子檔案在存儲及處理過程中容易受各類因素影響，極易出現篡改、泄露、丟失等安全問題。通常來講，醫院檔案管理工作既涉及醫療科研與技術數據，又包涵病人病例等敏感信息。任何信息的泄露與缺失都將造成極為惡劣的影響。尤其是電子信息病例中涵蓋的檢查數據、圖片及文件等基本信息，如果發生泄露，將對醫療安全與病人健康造成惡劣的負面影響。

（二）素質不高。在傳統的醫療檔案管理工作中，醫院通常采用人工歸檔的方式對檔案進行存儲、檢索及處理。從事檔案工作的人員主要為醫院非專業人員，知識面較窄、學歷較低，缺乏專業的檔案管理理論知識，尤其在醫療檔案管理現代化、信息化層面上，存在嚴重的知識匱乏問題。通常來講，醫療檔案管理是專業性比較強的行政辦公工作，在不同的文檔檔案管理中，會涉及不同的管理技術與方式，而非專業人員在專業技能與知識層面上存在一定的欠缺，難以意識到信息化、自動化技術的關鍵性與有效性，進而在自動化辦公背景下，難以抓住重點，無法推進醫院檔案管理工作快速發展。

（三）制度缺位。醫院檔案管理制度缺位的成因有多個層面：首先，醫院難以改變傳統管理理念，無法給予檔案自動化工作足夠的關注，導致相關管理制度沒有得到建立與健全，甚至部分醫院缺乏合理的制度框架，無法為檔案管理自動化營造良好的制度環境。其次，自動化辦公需要醫院投入大量的財力物力，然而由于受傳統發展理念的影響，醫院負責人通常將大量資金投入醫療設備的引進與優化中，從而導致自動化辦公發展緩慢，致使與醫療檔案管理自動化辦公有關的制度難以形成。最后，是認識不深入，醫院負責人通常將辦公自動化認為是利用互聯網技術實現對電子檔案的分類整理與有效存儲，因此往往在檔案管理軟件層面下功夫，導致相關的政策與制度主要圍繞在系統操作規范的層面上，而在硬件層面的建設工作依舊沒有取得實質性進展。

三、創新醫院檔案管理機制的路徑

（一）構建檔案管理系統提升檔案安全性。醫療機構的檔案管理自動化辦公主要有三部分組成：一是硬件部分。醫院應提升對檔案管理工作的重視程度，加大資金投入力度，引入先進的信息化設備，保障檔案管理工作的有效進行。醫院可根據自身的經營情況，采購云服務器或購進先進的服務器，在檔案管理系統的支持下，將檔案數據傳輸到服務器終端，以此提升檔案管理的安全性與有效性。二是在軟件層面。醫院應采用先進的檔案管理系統，提升檔案管理工作的穩定性，并根據行政辦公需求，開發能夠自動識別并檢測檔案或文件在流轉、查詢、電子簽名過程中所需要的數據的審核功能。三是在檔案收集層面。醫院應根據不同科室的檔案生成與流轉特點，采用云計算技術將所有科室的電腦系統置于主服務器中，以此在科室醫生上傳或共享文件時，減少因硬件設備故障所導致的信息遺漏問題。此外，在檔案管理軟硬件建設中，醫院應研發或引進封閉性操作系統，以此規避計算機病毒對辦公文件安全性的影響。

（二）加強培訓力度提升檔案管理的效率。檔案管理人員是醫院檔案管理工作的核心，尤其在自動化辦公背景下，如何發揮辦公人員的主觀能動性，是提升醫院檔案管理工作的關鍵。首先，施行競聘制度，對現有的檔案工作人員開展短期培訓，并根據培訓結果與工作質量，采取相應的競聘管理制度。其次，積極引進專業人才，提升檔案管理隊伍的整體素質。其中在人才引進層面上，醫院可考慮應屆大學生或其他行業擁有多年工作經驗的從業者，以此豐富醫院行政辦公隊伍的人才層次，優化管理人員的專業內容。最后，定期開展專業化培訓，即醫院根據自動化辦公的技術與專業要求，邀請業內專家進行理論培訓與實踐訓練，以此提升醫院檔案管理人員的崗位能力及自動化檔案管理意識。在專業培訓過程中，醫院應以辦公人員為主體制定相應的激勵制度，提升辦公人員參與專業培訓的積極性與主觀能動性。

（三）建立健全醫院檔案管理的工作制度。自動化辦公背景下的檔案管理是較為復雜與繁瑣的工作，如果缺乏制度保障，醫院將難以發揮自動化辦公的優勢，無法提升檔案管理的質量。首先，醫院應借鑒其它醫院的管理制度，通常來講，我國針對信息化辦公的管理制度相對匱乏，所以醫院在制度構建階段，應積極加強與其他醫院的聯系，觀察并學習相應的管理手段及規章制度，并根據自身的需求，制定體系完善的檔案管理制度。其次，制定規范性制度，在檔案管理自動化過程中，通常存在從業人員操作不規范、意識不強的問題。因此醫院應根據具體工作情況，制定相應的規范性制度，以此提升檔案管理隊伍的規范性與專業性。最后，在流程及管理層面上，電子檔案的歸檔手續與流程是檔案管理的根本，因此，醫院應制定嚴格的監督制度，規范辦公人員的歸檔流程。

四、結語

自動化辦公背景下的檔案管理工作具體包括對檔案的統計、保管、鑒別、歸檔及整理收集等流程，然而由于傳統管理理念的影響及從業者的素質問題，自動化辦公的進程相對緩慢。因此在新時代背景下，醫院應加強硬件與軟件層面檔案管理自動化建設的力度，提升對從業者素質的重視，制定嚴格的規章制度，以此提升自動化辦公在醫院檔案管理工作中的效用。

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