新時期加強社區檔案管理工作的有效措施

李黎

【摘要】在社區工作中社區檔案管理占據著極為重要的位置，其是現代社會的縮影，是由諸多群眾和社會組織在一個區域中構成的大集體。社區檔案管理主要包括維護社會穩定、完善社區建設、維護社區成員生活水平等。但社區在展開實際檔案管理中經常出現各種問題，就這些問題我們必須運用相應的解決手段，這樣才能提高社區檔案的管理水平。對此，本文主要對新時期加強社區檔案管理工作的有效措施進行了探討，以供參考。

【關鍵詞】社區檔案管理;內涵;策略

當前，人類社會已經從工業經濟時代向知識經濟時代過渡，作為一種資源共享方式，社區檔案已受到了人們的密切關注。社會檔案管理是信息時代的大勢所趨，同時也是城市發展中不可或缺的重要力量。社區檔案管理工作的重要性已受到了政府的高度重視。但因為各種原因，我國當前的社區檔案管理工作存在諸多問題，這些問題嚴重阻礙了社區檔案管理的順利開展，所以，對新時期加強社區檔案管理工作的有效措施進行探討意義重大。

一、社區檔案管理的內涵

社區檔案屬于民生檔案范疇，其既是國家檔案中不可或缺的一節內容，也是信息資源的一項重要來源。其與多方之間均有十分密切的聯系，包括政府、企業、組織等，并將提供必要的信息，通常一個城市發展的程度可通過民生檔案的管理水平反映出來。社會發展速度日益加快，人類社會產生了大量的信息，也擁有了更加多樣且便捷的信息獲取手段。因此，新時期，檔案管理工作需對現代科學技術予以靈活運用，促進工作的完善與提高，讓檔案信息得到高效合理利用。具體來說，社區檔案與其它檔案管理是一樣的，都是實現由傳統紙質檔案向電子化管理的轉變。但過程中需利用諸多先進的信息管理技術和設備，從而更加高效地進行檔案管理。

二、加強社區檔案管理工作的有效策略

（一）制定嚴格的檔案管理工作標準。現階段，我國社區檔案管理工作缺少嚴格的管理制度，只有積極構建檔案管理工作的標準化體系，才可以在日常工作中將約束作用充分發揮出來，有效解決檔案管理中實際問題。社區檔案管理部門應與行政部門建立起良好的溝通合作關系，一同為社區檔案管理工作制定一套適宜的檔案管理工作體系。第一，要在上級肯定的同時，對完善的檔案報送機制予以制定，加大檔案管理部門和其他部門之間的聯系力度，促進檔案管理部門工作協調性提高。第二，要立足于社區檔案管理的日常工作，對現階段社區檔案管理工作中存在的問題進行分析，制定科學完善的修正方法，確保社區檔案管理工作制度的完善性，引導檔案管理部門，使其充分了解具體的檔案業務范圍。第三，針對社區檔案管理工作，加大調研工作力度，分析所有活動的開展或某一階段工作的實際情況，對先進經驗進行總結，將社區檔案管理工作榜樣樹立起來，促進整體管理能力的提高。

（二）做好檔案管理人員培訓。要想有效解決社區檔案管理工作中的一些實際困難與問題，進一步提升社區檔案管理工作的有效性，就必須加強培訓現有檔案管理人員，全面提升檔案管理工作人員的能力水平。第一，加強建設檔案管理領導小組，形成基層社區檔案管理人員培訓機制，囊括行政、街道、社工、民政等多個部門，從而切實做好檔案管理人員的重點培訓工作。第二，形成三層檔案管理與檔案人員的監督機制，主要對象為社區的街道、行政管理部門、社區領導，給予具體業務積極指導。第三，針對檔案管理專家與基層檔案管理人員，加強溝通與交流，進一步完善專題培訓機制，定期展開培訓，讓教育檔案管理人員得到有效培訓。第四，把社區檔案管理人員統一納入一個業務群，借助自媒體空間布置此階段工作，形成具體業務流程指導機制，就相關問題在業務群中展開積極探討。

（三）納入社區發展，加大資金投入。要安排專門的人員負責管理社區檔案工作，將本轄區發展規劃和年度工作計劃納入社區檔案工作，并以此進行考評。選擇某個固定時間對社區檔案工作進行了解，并展開督促與檢查。顯然接受上級檔案行政管理部門對業務方面的監督與指導。讓社區檔案管理更加標準化、制度化與規范化。針對工作中存在的問題，應第一時間進行研究和協調解決，在人、財、物方面保證社區檔案工作順利展開。把設施、裝具和用房等實際問題解決好，為社區檔案工作的開展奠定堅實的基礎。新建社區，應將綜合檔案室建設納入整體建設規劃中，除了政府加強投入，還需將相關要求結合起來合理配置社區各種用房，使之與啟用、建造和設計在同一速度上。對于老舊社區，可通過多項措施（改造、置換、租賃、購買等）有效解決檔案用房問題，但上述辦法必須是在未有商業開發用地與無空房劃轉的情況下進行，以得到相關方面的大力支持。

（四）大力宣傳檔案工作，提高居民的檔案意識。對社區檔案工作者來說，應不斷拓寬社區檔案宣傳工作的深度與廣度，提高社區居民的檔案意識。在開展宣傳工作的過程中，要運用群眾愿意接受、靈活多樣的宣傳方式，將宣傳工作成效提高，營造良好的社會氛圍，確保社區檔案工作順利開展。首先，開展各種各樣的檔案知識講座，借助講座和群眾進行趣味性、面對面的檔案知識宣傳，借助這些宣傳讓老百姓充分體驗到檔案工作離我們很近，為社區檔案服務利用創設良好的社會環境。其次，充分借助網絡、廣播、電視等傳播媒介對檔案工作進行宣傳，加深人民群眾對檔案工作的認識。最后，將檔案宣傳活動與檔案業務監督指導工作充分聯系起來，在業務指導過程中加強宣傳檔案，在宣傳活動中開展社區業務工作，共同開展檔案業務指導工作和宣傳工作。

（五）提高檔案利用率。時代在不斷發展，社區檔案的管理模式也進行了一定的革新，為此需要在管理過程中對錯誤與不足予以積極改正，突破傳統老舊管理模式，走新的管理道路。過去的檔案管理工作以人工方式為主，不論是記錄、整理，還是收集、管理均是人在進行，這種方式很容易造成各種問題的出現，不僅需要投入較大的人力和時間，且出錯的幾率也非常高，很容易出現缺碼和漏頁等情況，未完整分類。因此，隨著信息技術的快速發展，檔案管理人員一定要摒棄過去所使用的模式，把計算機的優勢發揮出來，對檔案進行存儲，從而完成社區全自動管理模式，如此一來，既能夠使人力資源得到最大程度的節約，且還助于提升工作效率，讓環境得到有效保護。現階段，重視數量、忽視質量的現象在部分社區普遍存在，檔案記錄存在嚴重的重復現象，導致社區檔案看似很多，但利用價值卻非常低，所以，檔案人員一定要對社區檔案做出合理分類，單獨存儲社區中比較有特色的專屬社區檔案，科學指導社區工作，使之對今后發展方向有充分認識，將社區檔案的優質之處汲取到，將社區檔案中無用的內容剔除，以此將社區檔案的利用效果最大化呈現在人們的面前。

三、結語

總而言之，新時期加強社區檔案管理工作，可以為社區的建設奠定堅實基礎，在現階段城市化進程越來越快的形勢下，社區檔案管理所發揮的作用極為顯著，對其管理也提出更高的要求。這就需要在實際的檔案管理中與實際情況相結合，靈活運用各種各樣的管理方法和手段，最大化提高管理效率。

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