提升辦公室督查督辦效能的有效途徑探究

王懿

【摘要】督查督辦工作是辦公室工作的重點內容，并且在辦公室業務開展和企業發展過程中發揮著不可替代的作用。新時期，企業面臨更激烈的競爭，為了提升競爭實力，企業要進一步提升管理實效。而落實辦公室督查督辦工作是有效的措施之一。本文論述這項工作的重要性，分析工作開展凸顯出來的問題，并結合企業實際提出有效的解決途徑，提升辦公室督查督辦效能。

【關鍵詞】辦公室督查督辦工作;問題;途徑

辦公室工作是企業運營管理過程中的重要事項，其中督查督辦工作是辦公室的主要職能之一，可以提升企業的行政效能。督查督辦工作的開展緊密圍繞在企業日常運營中心目標和任務上，關注企業運營的重點任務。新時期，國企面臨市場化經濟發展趨勢，又一直在全面深化改革，簡政放權等政策的提出，使得國企進行管理工作出現較大的變革。在這個背景下，國企需要提升督查督辦工作實效，實現企業管理水平的不斷提升。

一、企業辦公室督查督辦工作的重要性

辦公室是企業的綜合行政部門，也是進行日常管理的輔助部門，肩負較多的工作任務，發揮著不同的職能。督查督辦是其負責的職能之一。督查督辦的成效影響到上級領導的決策是否可以實施，影響著企業重點工作任務的落實。企業辦公室督查督辦工作的開展，首先可以推動重點工作的落實，通過這項工作，對各項工作事項進行調查和調研，了解各項工作的辦理情況，尤其是上級給出的決策和部署中不容易落實的環節和問題，要加強督辦。其次可以提高工作效率，日常企業開展工作過程中，可能存在相互推諉、推卸責任等行為，導致一些工作拖了很久得不到解決，而定期進行督查督辦工作，可提升辦事效率，進而推動員工講實效、辦實事。最后是可以提升執行力，開展這項工作可以解決運營期間發現的問題，對管理模式和制度進行持續完善，以此提升員工的執行力。

二、企業辦公室督查督辦工作存在的問題

目前來說，企業辦公室開展督查督辦工作主要是通過電話、短信、微信工作群、OA辦公系統、文件等方式進行，對企業辦公室所有的收發文、匯報材料、會議精神等進行督查和督辦，保證各項工作都有跡可循。但在工作進展過程中，還存在一些問題：

（一）認識不到位。在企業中，辦公室承擔著行政后勤、協調溝通、信息調研、承上啟下等多種職責，肩負著上傳下達的責任，因此日常工作中涉及到的工作內容十分復雜和繁瑣，很容易出現分不清工作主次的問題，有時直接忽視這項工作。還有就是辦公室領導沒有重視其工作的開展，缺少督查督辦意識，沒有認識到這項工作對于企業發展的意義，因此在日常管理工作中更重視對工作的部署，而忽視了對工作的監督檢查，對于上級領導各項政策和任務的落實情況監督不到位;內部相關工作的開展氛圍不足，員工對此不太了解，所以難以主動配合。

（二）工作質量不高。一般來說，辦公室督查督辦工作的質量高低主要在于這項工作解決了多少問題，以及是否徹底解決問題。但目前來看，雖然辦公室督查督辦工作解決了很多問題，但并沒有突出效果，也就是說，一些問題依然重復出現，沒有得到徹底解決。這主要是因為辦公室工作人員沒有掌握督查督辦工作的重難點，沒有領會到這項工作的具體要求;表面化和形式化嚴重，具體成果落實不到位;人情化嚴重，走后門的行為較多，有些問題發現之后只是簡單告誡，沒有督促改正和優化;在開展工作之后，沒有對其成效進行調查，有的開展了工作就完事，不關注是否出現成果，導致資源的浪費，有的是下面報告有成效就不再管，沒有核實，工作形式化嚴重，還有個別短期有效，但沒有形成長效機制;一些重難點問題因為涉及的流程環節較多，需要多個部門和領導的協作，但實際工作中出現推脫、扯皮等問題，影響問題的解決。

（三）機制不完善。企業雖然開展了辦公室督查督辦工作，但并沒有建立完善的工作體系，相應的工作機制還存在一些不足，具體到督查報告、督查通報、反饋以及獎懲制度都存在一些漏洞，這使得實際開展工作過程中，督查督辦工作中缺少制度的規范和要求，實施成效不高，也不容易被認可。還有就是這項工作的制度建設存在很大漏洞和不足，相應的工作機制等沒有標準要求，使得工作的規范性不足。對于這項工作的具體落實，沒有制定科學的考核機制，不能針對工作成效進行合理評估，使得實際效果和預期目標存在較大差距，實效性不足，沒有可量化的標準，無法對工作的實情進行準確評估。

（四）責任追究不及時。開展這項工作并不是發現問題就可以了，還需要解決發現的問題，但是對于工作結果的責任追究機制不嚴格，或者說懲罰力度較輕，起不到激勵和約束的作用，使得這項工作成效不高。部分領導人員不重視對這項工作成果的應用，工作開展形式化嚴重，單純按流程進行，沒有對執行結果進行反思和優化，對于反饋結果沒有正確的懲處，導致部分員工出現僥幸心理。另外，企業缺乏配套的用人責任激勵制度，很多優秀員工長期得不到重用，不能獲得晉升資格，長此以往會降低積極性，甚至降低對企業的歸屬感。

三、提升辦公室督查督辦效能的有效途徑

（一）轉變思想觀念，提升認識。新時期，企業辦公室需要創新思維觀念，提高對督查督辦的了解，了解這項工作的重要性。所以企業領導人員要積極學習最新的督查督辦理論知識，改變自己的思想觀念，認可這項工作的重要意義，并堅持遵照三項原則開展工作。第一，領導負責原則，所有需要進行督查督辦的工作內容都要經過領導審批后才能立項，而且工作過程和結果要給出報告。第二，實事求是原則，針對督查督辦的事項需要進行詳細調查，在掌握實情的情況下進行分析，避免出現弄虛作假、敷衍了事的情況。第三，分流承辦原則，對于涉及范圍廣泛的事項，要劃分清楚不同部門的責任，要求不同部門進行協作。

（二）提升工作質量，提升人員素質。開展辦公室督查督辦工作，要保證工作人員素質能力滿足要求，要有良好的語言表達、組織協調等方面的能力，可以勝任這項工作。因此企業要重視提升工作人員的業務水平。企業要組織工作人員不斷學習，學習國家關于國企的最新政策和指示，掌握國企發展現狀和戰略規劃等內容，同時還要掌握相關的政治、經濟、管理等方面的知識。另外工作人員要勇于創新，主動發現工作中存在的問題和不足，及時反思和調整，創新思維方式和工作方法，適應新時期國企發展的需求。

（三）完善制度建設，優化工作程序。國企要完善督察督辦工作體系建設，要在督查督辦體系上下功夫，健全督查督辦相關的工作制度，保證這項工作的規范化和標準化開展。國企要重視配套制度建設，包括績效考核制度、獎懲制度等，做到有法可依，違法必究，落實這項工作的指導意義和約束作用。加強督查網絡建設工作，營造良好的氛圍，完善督查督辦的工作流程，積極借助先進的信息技術開展工作，提升工作成效。

（四）強化考核激勵，建立反饋機制。辦公室開展督查督辦工作還要注重發揮考核獎懲的作用，借助科學的考核和獎懲機制，建立督查督辦工作的權威性。基于此，企業要建立科學的成果反饋機制，針對每次工作成果進行總結和評價，反饋給相關事項責任人，按規定予以獎勵和懲處。企業需要重視對這項工作的考核，建立科學的考核標準和指標體系，將之與績效考核掛鉤，提升工作人員的積極性，實現對所有員工的約束作用。企業要注意將督查督辦和晉升、考核等掛鉤，對相關責任人進行獎懲，同時實現激勵和約束作用，進而提高這項工作的實效性。

四、結語

辦公室督查督辦工作是保證國企順利穩定運營和管理的關鍵環節，需要國企辦公室工作人員加以重視，加強督查督辦工作的開展，促使各項決策落實到位，對工作理念和方法進行創新，幫助國企各部門和單位解決具體的問題，實現督查督辦工作的價值。

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