基層公益服務(wù)事業(yè)單位檔案管理的體會(huì)和思考

劉鳳娟

【摘要】公益服務(wù)事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、制度化建設(shè)，有效提升檔案管理的質(zhì)量，增強(qiáng)檔案利用的能力。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;管理流程;體會(huì)和思考

有些基層事業(yè)單位既承擔(dān)公益服務(wù)，又進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng);而且使用事業(yè)編制，自收自支。比如，深圳市鐵崗·石巖水庫(kù)管理處是深圳市水務(wù)局直屬的經(jīng)費(fèi)自給事業(yè)單位，主要負(fù)責(zé)鐵崗水庫(kù)、石巖水庫(kù)、塘頭抽水泵站及輸水管線、茅洲河提水工程及石松支線供水網(wǎng)絡(luò)工程、石巖水庫(kù)截污工程等水源工程及其配套工程設(shè)施的建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)和管理工作，承擔(dān)寶安區(qū)所轄新安、西鄉(xiāng)、福永、石巖、沙井、松崗6個(gè)街道和光明區(qū)、蛇口工業(yè)區(qū)、南山區(qū)大沖片區(qū)約700萬(wàn)人口的原水供應(yīng)，還兼有城市防洪、庫(kù)區(qū)水資源保護(hù)、水生態(tài)建設(shè)、供水管線及引水渠道維護(hù)、水行政執(zhí)法、森林防火等職責(zé)。按事業(yè)單位分類改革中規(guī)定的分類，是典型的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類事業(yè)單位，也是公益類事業(yè)單位，實(shí)行管養(yǎng)分離，承擔(dān)公益服務(wù)職能。

這類事業(yè)單位的檔案有其自身的特點(diǎn)和功能，大致包括行政管理檔案、人事管理檔案、工程管理檔案、物業(yè)管理檔案、會(huì)計(jì)管理檔案等;服務(wù)于本單位的中心工作，滿足本單位的檔案利用需求，充分利用檔案資源為本系統(tǒng)事業(yè)發(fā)展作出應(yīng)有貢獻(xiàn)。為此，應(yīng)著力加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、制度化建設(shè)，有效提升檔案管理的質(zhì)量，較好地提高檔案利用的能力。下面，結(jié)合深圳市鐵崗·石巖水庫(kù)管理處檔案管理實(shí)際談幾點(diǎn)體會(huì)與思考。

一、完善檔案管理職能，提升上崗人員素質(zhì)

檔案管理是指在課題研究過(guò)程中，對(duì)課題的設(shè)計(jì)、課題的實(shí)施、課題的成果等形成的材料進(jìn)行整理、歸類、提煉，從而記錄、規(guī)范、指導(dǎo)課題研究，調(diào)控研究過(guò)程的管理行為。其流程（方法和步驟）如下：當(dāng)檔案產(chǎn)生時(shí)就進(jìn)行點(diǎn)收，接下來(lái)進(jìn)行檔案分類（立案）、檔案編目（編目）、檔案整理（立卷）、微縮儲(chǔ)存、電子儲(chǔ)存、檔案保管（入庫(kù)、保存與修護(hù)）、庫(kù)房管理、檔案清理（清查、鑒定、銷毀、移轉(zhuǎn)）和檔案利用（目錄匯送、檢調(diào)、利用）。

按照“國(guó)家級(jí)水管單位”有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)有關(guān)檔案管理制度，該管理處認(rèn)真做好工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)檔案管理方面的法律法規(guī)學(xué)習(xí)。一是學(xué)習(xí)和落實(shí)深圳市水務(wù)局有關(guān)學(xué)習(xí)執(zhí)行檔案法規(guī)、有關(guān)文件精神，組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施條例》等法規(guī)，并做到保密制度上墻，保密法規(guī)在手。二是將檔案管理工作納入管理處重要工作議程，明確1名班子成員分管檔案工作，管理處綜合行政部專設(shè)了檔案室并配備了2名專職檔案員，主要負(fù)責(zé)管理處檔案的收集、整理、裝訂、立卷、歸檔工作，以及檔案調(diào)閱、機(jī)要文件的保密工作。另外，各所都配有專（兼）職檔案人員，形成了以管理處綜合部及檔案室為核心的檔案管理網(wǎng)絡(luò);全處所有檔案管理人員都具有檔案上崗資格證，是在編職工，均持證上崗，履職盡責(zé)，使得檔案管理職能得到增強(qiáng)。

二、健全檔案管理制度，向執(zhí)行制度要效率

根據(jù)相關(guān)法規(guī)，按照“國(guó)家級(jí)水管單位”有關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，該管理處修訂了《檔案管理制度》《檔案管理員崗位責(zé)任制與考核制度》《檔案保密制度》《檔案保管制度》《檔案借閱利用制度》《檔案的立卷歸檔制度》《工程檔案管理規(guī)定》等，并將檔案管理納入管理處有效的制度體系，保證檔案工作的順利開(kāi)展。例如，管理處嚴(yán)格按照《中華人民共和國(guó)檔案法》及深圳市事業(yè)單位檔案管理相關(guān)規(guī)定，建立責(zé)任制，加強(qiáng)安全、保密管理，并將“檔案的保密制度”“檔案的鑒定、銷毀制度”“檔案員崗位責(zé)任制及考核制度”“檔案的立卷歸檔制度”“檔案的借閱利用制度”等上墻明示。

該處不僅加強(qiáng)了對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)了責(zé)任制，而且在相關(guān)制度執(zhí)行方面注重細(xì)節(jié)、注意實(shí)效。比如，根據(jù)文件的保密級(jí)別作相應(yīng)的檔案保存和借閱，借閱做好記錄，并及時(shí)收回存檔。另外，還要求檔案管理人員加快知識(shí)更新，將檔案管理和水務(wù)信息化建設(shè)相融合，探索檔案平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用，跟蹤檔案安全管理。

三、推進(jìn)檔案規(guī)范化管理，保障檔案完整準(zhǔn)確系統(tǒng)

為推進(jìn)檔案規(guī)范化管理，該管理處對(duì)檔案資料進(jìn)行全面梳理，按專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建檔，進(jìn)一步完善庫(kù)房設(shè)施，利用信息系統(tǒng)和紙質(zhì)文件做好管理系統(tǒng)升級(jí)。管理處適時(shí)請(qǐng)相關(guān)檔案管理機(jī)構(gòu)指導(dǎo)檔案的收集整理工作，主要對(duì)往年管理處各類檔案進(jìn)行了分類整理，并將歷史性檔案按標(biāo)準(zhǔn)化要求入庫(kù)，有效有序地加強(qiáng)了各類檔案的收集整理工作。在平時(shí)，嚴(yán)格按照歸檔范圍進(jìn)行收集，按時(shí)做好檔案整理工作，做到檔案收集齊全、分類準(zhǔn)確、整理規(guī)范、圖樣清晰、存放有序，檢索方便。在基礎(chǔ)業(yè)務(wù)方面，管理處安排檔案管理人員學(xué)習(xí)《水務(wù)工程文件歸檔要求》和《深圳市城市建設(shè)檔案館城建檔案整理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》，嚴(yán)格按照工程檔案歸檔要求建立水務(wù)工程文件檔案。各類工程建檔立卡，圖表資料等規(guī)范齊全，分類清楚，存放有序，按時(shí)歸檔。他們對(duì)每年新產(chǎn)生的綜合檔案室檔案、文書(shū)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案和榮譽(yù)實(shí)物檔案進(jìn)行收集并分類，并且做到檔案資料的收入和移出均有登記。

四、科學(xué)管理檔案設(shè)施，保障了檔案安全

為確保所存放檔案資料的安全，管理處檔案庫(kù)房目前配備有手提式干粉滅火器2個(gè)（4KG裝）、抽濕機(jī)1臺(tái)、溫濕度計(jì)1個(gè)，以及空調(diào)、防磁柜、消防滅火噴淋裝置等。制作有“檔案庫(kù)房溫濕度記錄本”，每天上午9時(shí)左右由專職檔案管理人員入庫(kù)登記記錄，如溫度、濕度超標(biāo)，及時(shí)啟動(dòng)抽濕機(jī)并加強(qiáng)巡查，確保庫(kù)房溫濕度符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)堅(jiān)持對(duì)庫(kù)房定期噴撒、投放藥物，殺蟲(chóng);經(jīng)常檢查庫(kù)房消防設(shè)備、照明燈具、線路、空調(diào)管道等的安全情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。目前庫(kù)房所存檔案資料面貌完好，無(wú)蟲(chóng)蛀、勾畫(huà)、涂改等現(xiàn)象。

五、整合檔案資源，有效利用檔案信息

為有效利用檔案資源，該管理處定期宣傳《中華人民共和國(guó)檔案法》《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)檔案與文件收集利用條例》等檔案法規(guī)、制度，檔案室設(shè)有“利用檔案登記簿”，嚴(yán)格履行相關(guān)程序，目前檔案安全利用情況良好。比如，管理處有關(guān)水庫(kù)建設(shè)方面的水務(wù)工程在建設(shè)過(guò)程中需要有關(guān)圖紙、設(shè)計(jì)方案、合同等進(jìn)行比對(duì)，作為檢查驗(yàn)收依據(jù)等，有關(guān)工作人員到檔案室查找相關(guān)資料并復(fù)印;管理處水工建筑和機(jī)電設(shè)備的維護(hù)較多，不論是日常維護(hù)還是應(yīng)急搶修，有關(guān)工作人員都能及時(shí)有效地利用檔案資料。再如調(diào)閱檔案原件，經(jīng)管理處分管領(lǐng)導(dǎo)審批，使用一周后歸還;需要對(duì)檔案資料復(fù)制，比如復(fù)制事業(yè)單位法人證書(shū)、供用電合同、招投標(biāo)資料、工程項(xiàng)目驗(yàn)收資料、物業(yè)登記資料等，由借閱人詳細(xì)登記，檔案管理人員監(jiān)督復(fù)制，保證了檔案原件安全，有效地提高了檔案利用率，為水庫(kù)建設(shè)與管理上新臺(tái)階作出了應(yīng)有貢獻(xiàn)。

六、不斷提升檔案管理檔次，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

如何適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢(shì)，適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，緊跟檔案管理現(xiàn)代化步伐？檔案管理者必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)檔案信息，搞好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，將信息工作納入檔案管理中去，充分利用高新科技手段，進(jìn)行檔案的電子化管理，把大量有價(jià)值的檔案信息開(kāi)發(fā)出來(lái)，實(shí)現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理。

按照庫(kù)房“八防”要求，深圳市鐵崗·石巖水庫(kù)管理處在將庫(kù)房、辦公室、借閱室“三室”分開(kāi)的基礎(chǔ)上，給檔案庫(kù)房配備專用檔案箱柜、抽濕機(jī)、煙感器、消磁柜、滅火器等檔案專用設(shè)備，并做好專用設(shè)備的維護(hù)或更新。另外，從提高檔案現(xiàn)代化管理水平出發(fā)，還配有打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等現(xiàn)代化的管理設(shè)施，為檔案的安全保管和有效利用提供了可靠的保障;在完善檔案管理系統(tǒng)方面，管理處采用“世紀(jì)科怡檔案管理系統(tǒng)”，并配備專用計(jì)算機(jī)，設(shè)定密碼，專人操作，利用好深圳水務(wù)系統(tǒng)和本單位的內(nèi)網(wǎng)等信息化資源，而且嚴(yán)禁連接外網(wǎng);管理處檔案管理人員還定期對(duì)檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全;同時(shí)對(duì)管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行升級(jí)，保障了運(yùn)行穩(wěn)定，保證了檔案檢索快速、準(zhǔn)確，方便了檔案查閱。

我們要圍繞檔案管理現(xiàn)代化，努力做好檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用——運(yùn)用信息技術(shù)建立現(xiàn)代化的檔案管理體系，增強(qiáng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的功能，加強(qiáng)檔案管理信息高速公路建設(shè)，更好地為經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展服務(wù)。