淺談“6S管理”模式下的辦公室建設

胡品麗

【摘要】企業在發展的過程中，做好管理工作才能夠做大做強。只有企業設立科學的管理模式，才能夠做好未來的發展規劃。所以企業在發展的過程中，在面對激烈市場競爭的過程中，要不斷地調整管理模式，這過程中要重視辦公室的建設。本文將針對6S管理模式下的辦公室建設進行具體的研究分析。

【關鍵詞】“6S管理”模式;精細化管理;有機融合

當前企業辦公室缺少完善的管理模式。內部工作人員安排混亂，工作懶散。在這種情況下，工作效率無法得到提升。在融入“6S管理”模式之后，能夠有效改善當前的管理現狀。

一、企業辦公室建設現狀

企業在發展的過程中，注重的是生產項目的管理等多方面的工作。這過程中卻沒有認識到辦公室建設的重要性。當前很多企業在辦公室建設的過程中，遵循了早期企業的建設發展模式，對辦公室沒有明確的定位。很多員工認為辦公室是一把萬能鑰匙，無論什么事情都可以找他們。而辦公室的人員也沒有明確的辦公理念，在工作的過程中比較懶散，針對各項事務安排比較混亂，無法科學地進行文件證件的管理。一旦遇到緊急事務，無法有效應對，往往比較混亂，工作質量、工作效率都會降低，直接影響到整個企業的發展。所以本文將針對企業辦公室的一部分職能進行分析，對“6S管理”模式的融入進行探索。

二、企業辦公室建設的必要性

企業在發展的過程中，依靠的是團隊的合作，只有各部門相互配合，共同支持，才能夠促進企業的發展。而一個企業在發展的過程中，希望能夠用較低的運作成本獲得最大的經濟效益。這過程中如果能夠有效地做好辦公室建設，就能夠提升辦公效率，能夠有效地降低當前的運作成本，為企業帶來更多的效益，促進企業的發展。由于當前的企業在辦公室建設的過程中，處于缺失的狀態，在這種情況下，必須要針對辦公室建設進行完善、進行創新，這樣才能夠確保企業內部的職能健全，各部門運作協調，有效進行管理。只有辦公室建設做到位，才能夠實現有效管理，才能夠為其他的管理活動提供更多的管理平臺。

三、“6S管理”模式

“6S管理”模式其中包括了整理清潔素養安全等多方面的內容。在這種管理模式下，日本企業產品品質迅速地得到了提升。快速地塑造了企業的形象，降低了整體的運營成本，提高了交貨的速度，生產更加安全，工作場所、工作環境得到了有效的改善。這種“6S管理”也逐漸被不同的國家所認同。“6S管理”模式旨在改善現場的環境、改善員工的思維方式，能夠使企業的管理更加全面、更加高質量。企業在發展的過程中要想做好辦公室建設，可以適當融入“6S管理”模式。“6S管理”模式作為一種現代化的管理理念，一種獨特的制度文化，能夠精細化崗位的分工。對辦公室內部不同事物的工作開展，制定標準化安全化的內容，能夠使工作環境更加有序，更加整潔，能夠提高內部工作人員的職業素養，提升他們的工作效率。

四、“6S管理”模式應用在辦公室建設中的措施

（一）桌面擺放整齊，抽屜整理規范。區分桌面上的必要品以及不必要品。在有限的工作區域之內合理地進行擺放。要求區分出桌面上抽屜里的必需品，以及非必需品。這就要求針對現場擺放的不同物品做好分類，只有這樣，才能夠減少辦公現場不必要的物品。針對使用的必需品，必須要明確規定，定位擺放要整齊有序。在明確區分之后對不同的物品進行標注。把特定的物品放置在特定的區域地點就不會出現混亂差錯。這樣能夠在較為簡潔的流程之下，快速拿到所需要的物品。此外必需品的擺放要更加科學。應當尋找最合適的擺放位置，適當進行空間的優化，提升擺放的管理效率。引入框架式的處理理念是非常有必要的。辦公室內部的物品比較復雜，其中涉及現實物品，以及虛擬信息。如果引入框架式的理念，就能夠進行整體的布局，進行局部的分析。對于辦公以及計算機等一些虛擬狀態的辦公用品就能夠合理分配資源，根據不同的辦公需求，處理好電子文件等不同材料做好存檔。在整理過程中，要分層次擺放，提高辦公用品的使用效率。

（二）辦公區域的環境衛生管理。在辦公室建設過程中，整潔的辦公環境是非常有必要的。辦公室內部的衛生環境必須要一直保持著較為優良的狀態。這就要求在辦公室建設過程中設立環境衛生管理條例。如何保持衛生，是每一個辦公室人員需要考慮的問題。辦公室內部的工作人員要做到自己的物品自己使用，自己辦公的區域自己負責清掃，保持清潔。針對使用的機械設備也應該做好清掃維護保養工作。在清掃過程中，可以進行問題的排查，如果出現問題，要查明原因排除安全隱患。工作人員待人接物要講禮貌，尊重他人能夠換位思考，要自覺維護辦公室的環境，自覺進行清掃鞏固。如果辦公室的環境較為干凈整潔，資料擺放整齊，工作人員身心會更加愉悅。此外要針對辦公室內部的工作人員制定儀態語言服飾方面的要求。

（三）辦公區域工作紀律規定。為了實現工作效益的最大化，有規律地工作、生活是非常有必要的。在辦公室建設過程中，應當制定一套切實可行的紀律規定。要求內部工作人員嚴格地遵守制度履行制度。這樣才能夠針對辦公室進行有序的管理。在不斷落實這些制度的過程中，能夠使辦公室工作人員的修養不斷提升。工作人員能夠自覺遵循這些規定，養成較好的工作習慣，以及工作作風。這也是“6S管理”的核心內容。要提升工作人員的素質，培養出對工作更加認真負責的優秀團隊。此外要針對當前的工作制度進行完善，只有完善的工作制度才能夠確保工作有序地進行。要做好分工。因為辦公室的工作量比較大，變化也比較多，如果不能夠明確地進行分工就無法滿足工作上的需求。如果遇到了突發狀況可能會比較混亂，一部分人的工作壓力比較大，而一部分人無所事事。面對這種情況，應當設立應急機制。企業的辦公室人員如果外出，需要進行工作交接。當前工作交接還有很多不足之處，缺乏應變。這些都是企業辦公室建設過程中的不足之處。所以在辦公室建設過程中還應該提出準時原則，確保工作能夠如實地交接，每個工作人員負責的工作都能夠按時保質量地完成。無論是開會辦事，還是調研走訪都要提倡時間觀念。只有一個人準時才能夠獲得他人的認可，才能夠獲得客戶的認同。應該提出日清日結的原則。簡單來講，就是每項辦公事務都有一定的辦結時間限制，要求工作人員要在特定的時間內做好有效的工作，確保經手的每一項事務都能夠按時順利地完成，每一項工作內容都在可控的范圍之內。這樣才能夠獲得較好的工作效果。

五、結語

企業在發展的過程中，辦公室建設是非常重要的。但就當前的情況來看，企業的辦公室建設還是比較薄弱的環節。所以設立一套行之有效的管理模式是非常重要的。當前“6S管理”模式相對其他方式來說，比較完善，比較健全。如果在企業建設過程中融入這種模式并不斷探索，就能夠提高企業的綜合實力，促進企業全面發展。

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