高校檔案管理存在的問題與對策研究

胡瑩

摘 要：本文主要針對高校檔案管理展開研究，先提出了其必要性分析，然后通過高校檔案管理中存在的問題，重點制定出了幾點有效的完善對策，如高度重視高校檔案管理工作、加強檔案建設的現代化和信息化建設、完善檔案收集內容、提高檔案管理人員的素質水平、強化服務功能等，借助多方力量和措施，確保高校檔案管理工作得以順利進行下去。

關鍵詞：高校;檔案管理;問題;對策

高校檔案，可以將學校各個時期的情況真實反映出來，這對于高校各項工作的開展產生了很大的影響，如教育教學、行政管理等。現階段，在高校檔案不斷發展過程中，其規模和效益得到了顯著增強。但是在高校檔案管理過程中，存在著較多的問題，這對于檔案管理工作的開展產生了很大的影響。所以要制定可行的完善對策，促進高校檔案管理工作的順利進行，確保檔案管理的準確性和真實性，將檔案管理工作對高校各項管理工作的作用發揮出來，在整體上推動高校健康發展和進步。

一、高校檔案管理的相關概述分析

1.內涵分析

對于高校檔案來說，作為高校發展的重要憑證之一，其權威性特點顯著，對其內涵進行分析，主要是指高校在科研和教育教學過程中，應實現檔案保管模式的順利轉變。高校在保管檔案原始記錄方面，主要借助于書面材料和聲像等。在高校管理過程中，檔案管理占據著舉足輕重的地位，有效收集和整理檔案，借助高校檔案的材料，可以對學生成長和學校發展情況等進行記錄，其歷史借鑒價值和功能顯著。

加強高校檔案的管理，還可以將一個學校的綜合管理水平展現出來，對于國家發展的作用也是比較大的。同時，加強高校檔案管理制度的構建，可以不斷提高高校發展的成熟度。

2.特點

（1）周期性和專業性。在高校教學管理和教學活動制訂的工作計劃中，注重學期或學年等因素，并且開展相應的檢查工作，所以在教學檔案方面，周期性特點顯著，需要根據學期或學年來進行檔案建設。而在學科檔案建設方面，不同學科專業人才所具有的特征是不相同的，進而影響其培養方式，所以要保證人才培養方案制定的科學性與可行性，與各類人才的培養需求相互協調、一致，貫徹落實好專業性原則。

（2）復雜性和多樣性。通過對高校檔案工作內容的分析，可以看出其復雜性、繁瑣性特征比較明顯，比如包括教師個人教學檔案、專業設置等方面。同時，對教學檔案資料形式進行分析，主要以圖表、電子等形式為主，可以進一步豐富檔案管理工作形式，其多樣性特點顯著。

二、高校檔案管理工作的必要性分析

在高校管理工作實施中，檔案管理工作為重中之重，主要對高校從事招生、人才管理、教學以及科研等內容予以了涵蓋。一般來說，高校管理的特殊性顯著，在檔案管理工作中，其學術價值顯著。但是在新形勢下，市場經濟等因素，嚴重影響著高校檔案管理工作的開展，不利于完善檔案管理工作，一些檔案管理人員缺少良好的思想政治意識和風險意識，檔案管理工作整合機制的完善性、系統性不足。基于此，在高校教育發展中，必須要對檔案管理工作予以高度重視，采取可行的應對措施，不斷優化和改進檔案管理工作。

三、高校檔案管理中存在的問題

1.對檔案管理工作的重視度不足

目前，一些高校尚未正確認識檔案管理工作，檔案管理人員在認識檔案知識結構方面，出現了片面化趨勢。在基層部門立卷歸檔過程中，一些部門的管理者存在著心理誤區，難以保證檔案立卷的時效性，甚至導致檔案材料積壓現象的出現。同時，部分學校對檔案收集和管理的重視程度缺失，不利于檔案管理工作的順利實施，與學校建設發展進程也出現了一定的差距。此外，一些高校沒有充分了解檔案知識，在實際教學中，檔案管理課程尚未全面開設，諸多學生對檔案的了解比較有限，尚未掌握檔案的具體內容和用處等。

在宣傳力度方面，也存在著不足。檔案信息具有高度的潛在性質，檔案管理部門要對檔案信息的作用予以積極宣傳，從而使檔案的利用價值充分發揮出來。但是在實際上，檔案價值的宣傳效果并不是十分理想，高校師生對于檔案室內留存的信息并不是很了解，無法將這些檔案信息的價值挖掘處理。

2.缺少先進的管理手段

在科學技術的強大推動下，顯著提高了高校的辦學條件，且計算機技術的應用價值較高，諸多學校對現代化管理設備予以了設置，相比于先進技術，檔案管理工作的手段并不先進。比如在基礎性管理環節中，如檢索和統計等，檔案數據庫中，條目數據比較常見，這對于檔案的處理和應用產生了局限性。

3.檔案收集的全面性不足

要想確保高校檔案管理工作的順利進行，必須要收集好檔案的信息，在信息收集具有高度的全面性時，可以有效推動檔案管理工作，為后續的存儲和使用工作奠定基礎。目前，一些高校對檔案工作的重視程度不足，沒有投入充足的人力、物力以及財力，檔案管理崗位的工作人員專業素質并不高，在檔案收集工作實施方面，收集內容的全面性缺失，且在收集過程中，隨意性行為比較常見。在高校檔案收集中，要將學校發展中的相關文件、學生的學籍信息、教師的工作歷程等涵蓋在內。在高校檔案資料方面，文字、紙質以及影視等形式的資料尤為常見。但是在實際上，一些學校僅僅對師生的個人檔案予以了收集，而且信息收集過于集中在文字形式這一方面，音視頻的資料比較少。再加上部分收集工作的工作態度較不嚴謹，無法有效增強檔案信息的真實性和合理性。

4.檔案管理人員的綜合素質難以保證

相比于其他工作，檔案工作具有廣闊的涉及范圍，而且具有較高的專業延續性，特別在高校不斷深入改革過程中，明確提出了對檔案管理人員的要求。對于檔案管理自身而言，要對檔案名目予以了解，并對各檔案的用途進行明確化，發揮出檔案對推動高校持續發展的重要性。科研和教學工作的綜合性較為顯著，檔案管理也具有一定的繁瑣性，要想滿足各方實際需求，要求檔案管理人員要對檔案的基本用途予以了解，做好歸類整理工作。但是在實際上，一些高校檔案管理發展速度并不快，對于高校長遠建設存在著不利影響。此外，由于網絡化的迅速普及，加強電子檔案的構建非常重要，檔案管理中，要注重基礎計算機操作的提升，且研發能力也要高度重視。

5.服務性理念有待提升

在高校檔案管理過程中，尚未對教育服務性準則予以深入分析，所以在一定程度上無法保證檔案管理工作的服務質量，而且管理者欠缺良好的服務意識。高校檔案管理者，也沒有做到對學生的教育特點的深入性分析，科學性理念尚未在檔案管理中得到廣泛應用。基于此，不利于更好地協調和管理高校檔案管理各個方面，系統化理念有待進一步強化。

四、高校檔案管理工作的完善對策

1.高度重視高校檔案管理工作

在高校檔案管理中，要提高其重視程度。在日常工作中，要積極宣傳檔案管理工作，積極滲透檔案管理的安全意識，推動檔案管理影響力的增強。同時，高校檔案管理人員要樹立高度的服務理念，具備為使用者提供服務的能力和水平，不斷提升廣大師生的重視程度，大力支持檔案管理工作的開展。

在宣傳力度方面，在開展檔案利用工作中，要保證檔案利用者對檔案的作用予以了解和掌握，將檔案信息的內涵進行高度明確。所以檔案管理人員要做好宣傳工作，激發檔案利用者在檔案利用工作中的參與熱情，通過積極獻言獻策，更好地開展檔案利用工作。檔案利用者也要對檢索檔案信息的方法加以了解，保證檔案使用的準確性。在宣傳工作中，檔案管理人員要加強新媒體技術的應用，為提高宣傳效果助益。

2.積極構建高校檔案管理相關機制

要想促進高校檔案管理工作的順利進行，加強完善的管理機制是至關重要的，其中，監督機制的構建必不可少，可以促進高校檔案管理工作順利進行。借助檔案管理相關機制，可以將檔案的管理職責予以明確化，不斷提高責任的細化程度，引導檔案管理人員將自身的職責和義務踐行到位，進一步規范高校檔案管理工作。同時，領導監督機制也要進行不斷加強，定期檢查相關檔案管理工作，如果存在不完善的地方，應加大調整力度，確保檔案管理方案具有較高的規范性和完善性，并將檔案管理相關程序和流程予以簡化，基于自上而下視角，確保管理制度的規范化程度，從而實現高校檔案管理的制度化發展目標。

需要注意的是，在檔案管理相關制度中，要提高對檔案存儲制度完善的高度重視，在檔案存儲過程中，應使存儲制度具有固有性。在檔案存儲制度的幫助下，合理分類檔案資料，對檔案資料的形式進行分析，使劃分區域具有較高的固定性。而要想將使用和管理效果提升上來，應從檔案具體內容出發，確保類別劃分的嚴謹性和科學性，同時加強編號機制的構建，確保查閱的準確性和迅速性。在檔案室的存儲管理過程中，應確保專職人員具有較高的專業化水準，定期進行清潔和維護。而且還要對檔案資料的重要性進行考慮，必要時備份管理是可取的。

3.加強檔案建設的現代化和信息化建設

要想不斷提高檔案利用的合理性，需充分發揮出資源庫的作用，其中，要提高對現代化建設的重視程度，對科技整合檔案予以合理應用，使檔案的安全性和完整性得以顯著提升，并將其存放時間予以延長。在網絡技術的幫助下，可以大大提高檔案信息處理水平，并且借助部門之間的密切配合，促進其工作效率的提升，并準確傳輸檔案信息，使檔案信息的時效性得以順利增強。各個高校在對檔案目錄數據庫進行開發的同時，要將館藏開放檔案的全文掃描工作落實下去。在掃描過程中，如果檔案出現破損和老化等現象，要使其在檔案館網站中體現出來，為網上全文檢索提供便利性。各個高校要遵循全校性原則，積極構建統一數據平臺，不斷提高檔案管理系統與其他部門管理系統的兼容性，避免信息孤島問題的出現。基于此，可以實現校內檔案信息資源的共享目標，而且還可以給予電子檔案的同步歸檔強有力的保障。

4.完善檔案收集內容和拓展工作范圍

（1）完善檔案收集內容。在檔案收集過程中，如果出現片面缺失現象，要對檔案的收集內容予以不斷完善。從學校自身實際情況出發，以文件和制度的形式，明確規定檔案的收集內容。在該文件中，要對檔案管理需求進行分析，將檔案的收集范圍一一列出，準確核定收集的具體檔案內容，避免檔案收集內容遺漏現象的出現。在對檔案收集內容進行確定方面，要遵循服務師生的宗旨，準確劃分其范圍。要想不斷提高檔案收集的完善性，定期開展對檔案管理人員的培訓，嚴把檔案資料的內容關，并對統一的文件格式予以規定，不斷規范檔案管理工作，促進后期正常的使用和存儲。此外，在高校檔案信息收集中，要突破文字形式資料的局限性，專門收集重要的一些影視資料。

（2）在完善高校檔案管理工作過程中，要遵循和落實檔案法，集中整合文字和圖像等相關信息，確保與高校檔案管理需求相符。首先，要想將檔案管理價值發揮出來，應考慮好不同行業材料的變化情況，不斷提高整合范圍。其次，對檔案管理工作的本質屬性進行分析，旨在將歷史從事的活動記錄下來，所以要將高校檔案管理工作范圍拓展開來，不斷優化檔案管理工作。

5.提高檔案管理人員的素質水平

在檔案管理水平方面，高校檔案管理人員的素質非常重要。首先，檔案管理人員要具有高度的責任意識和綜合素質，而且優先考慮任職時間較長的同志，其工作能力和經驗豐富都比較明顯，具備了檔案工作必需的細心和耐心，與檔案管理工作需求相符。其次，由于檔案管理工作涉及到較多的內容，且專業性顯著，所以在上崗之前，要加強專業培訓的實施，推動人員專業技能和操作能力的提升。最后，面對檔案管理人員變動頻繁這一問題，老員工應將自身的幫傳帶職能發揮出來，為新員工順利進入工作狀態提供便捷，避免檔案管理工作“斷線”問題的存在。

6.強化服務功能

要對領導決策加以服務。檔案可以對諸多教職工的工作內容予以記錄，借助其信息將學校發展進程反映出來。在檔案資源儲存過程中，檔案管理人員要發揮出檔案信息的理論扶持，為學校改革發展提供動力，并明確學校未來的發展方向。學校領導通過檔案信息，可以為相關決策提供證據，促進學校工作的順利進行。

對教學科研加以服務。在信息化時代的推動下，學校要加強現代信息技術的應用，促進教學活動的順利實施。檔案管理人員要將多媒體技術的功能發揮出來，對教學科研方面的檔案信息予以深度挖掘、開發。在信息手段的幫助下，對這些信息予以轉換，將檔案信息的共享范圍拓展開來，為檔案信息使用人員對檔案信息的處理提供便利，共享檔案信息。

對各類咨詢查證加以服務。在校園中的相關文件等資料中，要存儲和管理好檔案信息，為師生對該信息的查詢和訪問提供便利性，彰顯其服務功能。

7.加強高校檔案管理的科學性建設

在信息化社會出現以后，有助于實現現代化與高校檔案管理工作的融合。借助計算機技術的應用，使人們的生活出現了翻天覆地的變化。在高校檔案管理中，應加強科學性和信息化的滲透，確保與現代化發展需求形成高度的適應性。在高校檔案管理工作中，應密切聯系現代科學技術，避免檔案管理流程過于復雜化、繁瑣化，推動大眾化在高校檔案管理中的逐步落實。

結束語

綜上所述，在高校檔案管理工作中，要認識到其中存在的問題，采取有效的完善對策加以應對，比如要高度重視檔案管理工作，加強檔案建設的現代化和信息化建設，發揮出信息化應用的優勢，并且不斷完善檔案收集內容，確保檔案信息的全面性和真實性。基于此，在高校檔案管理工作全面落實以后，有助于高校各項管理工作的實施和推進，發揮出強有力的支撐性作用。

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（作者單位：廣東財經大學）