關于優化財務報銷工作流程的思考

王琳

摘 要：在企業中，財務部門負責企業不同部門的核算、協調和監督工作，是對內外管理的重要部分，同時也是企業開展內部控制的關鍵部門。在財務部門的工作中，日常費用的報銷是基本的內容。

關鍵詞：財務報銷? 流程? 不足? 改進

一、傳統財務報銷流程和存在的問題

在傳統財務審核工作中，報銷基本都是手工操作完成，需要紙質的單據，要經過一層層的負責人簽字。該模式在很大程度上限制了企業財務管理水平的提高，降低了企業的財務工作效率。其中，存在很多的問題。首先是存在單據填寫問題。非財務人員在單據填寫的過程中，因為缺乏對于報銷過程的了解，導致他們在單據填寫的過程中十分不規范。例如在外幣換算中常常采取四舍五入的方式直接填寫整數。在出現單據填寫錯誤的時候，隨意涂改，或者是開票的內容填寫錯誤，例如將住宿費填寫成旅游服務費等等。這些錯誤常常要在財務審核時才能夠發現，因此就需要重新再進行填寫，重新走一遍流程。其次是公司的報銷審批速度慢，效率低。職工將填寫好的單據交給領導審批，任何環節出現錯誤，就要重新填寫，并等很長時間，這就降低了審批的效率。另外，傳統報銷的模式不能進行有效的資金控制，利用手工審批單據無法及時進行資金的反饋，如果超過預算也不能立刻停止，難以有效落實資金計劃。最后一點，傳統的報銷方式不能提取有意義的數據，傳統手工單據的方式，信息都集中在單據上，難以進行匯總，因此不能利用到資金管理和決策工作上，浪費了信息資源。

二、財務報銷工作流程的優化的對策

（一）充分利用網絡報銷系統

在報銷業務中，經辦人能夠隨時利用網絡系統，按照系統內的模板填入相關的報銷信息，然后掃描原始單據進行上傳。在提交這些數據之后，系統會根據業務業務的選項和金額項目，直接推送到相關的領導辦公平臺頁面中去。網絡報銷系統的利用，能夠實現自動化辦公，實現財務信息的共享。方便領導利用系統隨時隨地進行電子審批，這也突破了時間的限制，提高了審批的效率。報銷經辦人能夠通過網絡報銷系統，對自己的審批進度進行跟蹤。在領導審批完該報銷單據之后，系統就將其直接推送到財務處進行報銷。財務人員可以在網絡系統上查看到電子賬報賬信息，并進行審核，如果審核有誤。需要給經辦人發送退單通知并說明原因。如果審核無誤，就發出預約報銷的指令。這樣經辦人帶著報銷的原始數據在規定的時間中到財務處，財務人員進行電子信息和紙質信息的核實，確定一致后，編寫記賬憑證，在系統進行轉賬指令的下達。之后將轉賬信息反饋到網絡報銷系統中去。報銷經辦人只需要等報銷款到賬即可，并且能夠打印回單，方便以后的查詢。

（二）對報銷和審核時間進行限制

為了增強報銷工作的實效性，在公司的網絡系統中應設置審批的時間限制。按照流程審批，到達審批人手中之后，在在規定時間中沒有審批的。系統為其進入下一個環節，默認審批完成，該審批責任需要審批人來承擔。因為在實際的審批工作中，會因為種種原因導致審批遲遲不完成。因此，為了提高企業的報銷工作效率，使企業的成本和收入有效匹配，確保費用的真實，員工的報銷需要在事項的下一個月內完成。如果遇到特殊情況可以延遲一個月，但是不能超過三個月。在報銷時需要說明領導簽字，三個月以上的則不能給予報銷。采取這種方式，大大提高了員工報銷的效率，提高了企業報告的真實性。

（三）提高人員素質

對財務報銷流程的優化和改進，能夠實現信息的集中化，促進企業管理。在現代企業中，信息化建設最重要還是在于有效利用管理人員。因此，管理人員需要與時俱進，不斷提高自己的相關知識，學習先進的管理理念，促進企業管理水平的提高。

三、結束語

綜上所述，在企業中，財務報銷流程的優化不是簡單的環節改造問題，而是在整個報銷全過程中，采取最優設計的原則，利用信息化，并將其應用在報銷流程中，這樣才能夠將原始財務的票據進行統一，集中審核，促進報銷網絡化并加強電子檔案的管理。這樣能夠顯著促進財務工作的靈活性，避免重復勞動，促進服務的高效性。

參考文獻：

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