提高中小學檔案管理工作實效性的策略

李爭平

中小學檔案是指所有中小學校在從事招生、教育教學、科研、基本建設等活動中直接形成的對國家、社會和學校具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物、電子等不同形式、不同載體的歷史記錄。規(guī)范、科學、真實的學校檔案是學校持續(xù)發(fā)展的重要依托和基礎，它記錄著學校發(fā)展軌跡，在中小學工作中起著承前啟后的作用。

習近平總書記早在浙江省工作時就指出：檔案工作是一項非常重要的工作，經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案，在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要。處于新時代進程中的學校檔案工作概莫能外，需要重視并發(fā)揮其重要作用。

但當前中小學檔案工作的現(xiàn)狀卻不容樂觀，絕大多數(shù)學校檔案日常工作空心化和邊緣化，意識不到檔案承載著學校的校園文化和歷史沉淀，致使學校師生價值感和認同感缺失。在這種窘境面前，我從事檔案工作八年來，一直主動尋求突破，積極爭取學校支持，讓曾經(jīng)雜亂無章的檔案管理工作日臻完善，順利達到四川省檔案規(guī)范化管理三級標準。深感中小學檔案管理工作之路任重道遠，現(xiàn)結(jié)合工作實踐和調(diào)查的二十余所學校檔案管理現(xiàn)狀，談談中小學檔案規(guī)范化管理的問題與對策，以期拋磚引玉。

一、中小學檔案規(guī)范化管理存在的主要問題

1.組織管理殘缺，檔案規(guī)范化管理缺乏保障

學校檔案管理工作是一項默默無聞的工作，很多學校領導認識不到檔案工作的重要性，忽視學校檔案管理工作，導致學校檔案日常管理工作缺位。沒有健全的組織機制和完善的工作制度，檔案收集整理缺乏保障。檔案管理人員多是兼職，責任意識缺乏，缺少學習培訓機會，不熟悉業(yè)務知識和技能。

2.檔案設施設備不合要求，缺乏規(guī)范化管理的前提

很多學校檔案裝具不規(guī)范且數(shù)量少，檔案“九防”要求不符合要求。現(xiàn)代化管理所需的設備，除電腦外，打印機、復印機、掃描儀和移動硬盤等配備不全。

3.基礎業(yè)務建設乏力，檔案收集工作耗時低效

首先，很多學校沒有符合規(guī)范和本校實際的分類方案、范圍與保管期限表，收集歸檔不完整。

其次，檔案載體結(jié)構單一。只有不太規(guī)范的文書檔案和基建檔案，很少建立照片檔案、光盤檔實物檔案，科研檔案和會計檔案鮮有收集到檔案室統(tǒng)一管理，更沒有全宗卷系列。

最后，檔案室與學校各科室溝通協(xié)調(diào)不力，收集工作被動、耗時低效。各科室兼職檔案員不主動移交，檔案管理員仿佛催收收效甚微。

4.檔案資源開發(fā)利用淺表化，信息化建設尚未起步

目前學校檔案管理多進行基本的材料收集、整理、保管和查閱，在開發(fā)利用方面還很欠缺，沒有形成主動進行分析、編研，提供利用服務的意識。操作上大都是傳統(tǒng)的手工方式，有簡單的檢索工具，缺少檔案管理軟件系統(tǒng)，無法運用計算機及網(wǎng)絡技術進行管理，不能充分發(fā)揮檔案的應有作用及價值。

二、實現(xiàn)中小學檔案規(guī)范化管理的有效策略

1.學校領導高度重視，健全組織管理是保障

首先，明確學校檔案管理工作的重要意義

讓學校領導從思想和行動上重視檔案工作，需要檔案員多溝通和爭取，才能在人力、物力和財力上做好檔案工作。我就是利用2017年起區(qū)目督辦、和檔案局對學校檔案規(guī)范化管理工作的考核契機，爭取學校領導重視和支持。

其次，健全組織管理機構與制度建設

一是形成一套完善的學校檔案管理機構和網(wǎng)絡圖，把檔案工作納入議事日程。成立以校長為組長、分管副校長為副組長的檔案工作領導小組，配備一名專職檔案員，各科室確定一名兼職檔案員，從組織上保證檔案工作的順利開展，實現(xiàn)規(guī)范化管理的常態(tài)化和制度化。

二是建立一套完整并適合本校的檔案管理制度。我在學習和借鑒基礎上，逐步建立了柏合學校檔案立卷歸檔、收集整理、保管、保密、統(tǒng)計和借閱和利用制度、鑒定與銷毀制度、工作獎懲制度，使檔案工作有章可循，規(guī)范檔案工作各環(huán)節(jié)的程序和標準，增強檔案管理工作的縝密性。

三是檔案管理人員相對固定，加強培訓學習

區(qū)教育局和檔案局對各中小學檔案員實行備案制，適時組織檔案管理員進行培訓學習或參觀交流，鼓勵其參加省檔案干部教育培訓基地的培訓，提高專業(yè)知識和專業(yè)技能。同時學校檔案員對兼職檔案員不定期進行指導。

2.完備且符合要求的設施設備是前提

我就利用達標和檢查的契機多次爭取到學校最終設立新檔案室，安裝了防盜門窗和防光窗簾，并配備了空調(diào)機、溫濕度儀、滅火器及防蟲藥物等。這樣，具備了檔案保管的“九防”基本條件，確保了檔案安全。

在檔案現(xiàn)代化管理設備方面，配備了電腦和打印復印機，購置了紫晶文檔一體化管理系統(tǒng)，購買了照相機、掃描儀和移動硬盤。不僅提高了工作效率而且為檔案管理的信息化奠定了基礎。

3.全力夯實基礎業(yè)務建設是核心

首先，結(jié)合檔案行業(yè)規(guī)范、成都市檔案局和教育局【2016】14號文件的要求，確定本校的分類方案，修訂檔案歸檔范圍與保管期限。檔案的準確分類對促進學校檔案工作科學化、規(guī)范化建設具有重要作用。如我校檔案就分為文書檔案、科技檔案（科研檔案、基建檔案和設備檔案）、光盤檔案、照片檔案、實物檔案、會計檔案、人事檔案。

其次，平時注重落實，抓住重點，科學、主動、細致地收集各種檔案。我每期開學都給各科室兼職檔案員提供本期末要移交的檔案清單，讓他們對文件資料、活動材料按月進行收集和積累。對開展的省市區(qū)級教研、藝術節(jié)和運動會等給予關注，及時督促收集紙質(zhì)、音像、照片等資料。在收集時要求文件內(nèi)容清晰、齊全完整、手續(xù)完備。

最后，克服難點，相關檔案要建立聯(lián)系，分類整理歸檔。我們學校中小學14個科室每期新形成的檔案很多，我要求兼職檔案員平時按照教育教學與黨群行政進行整理留存。期末收全后，我先對這兩個難點資料進行系統(tǒng)梳理，理清聯(lián)系，再按時間、分類整理、鑒定和歸檔。

4.積極進行開發(fā)利用和信息化建設探索是歸宿

首先，我堅持落實好檔案查閱借閱登記制度，做好服務工作，并健全檔案檢索工具3種。

其次，做好通用性編研，完善了組織機構沿革、學校大事記即時更新，檔案內(nèi)容介紹和文件制度、數(shù)據(jù)匯編，臺帳按時上報區(qū)教育局和檔案局。

再次，我還探索進行深層次編研，把檔案工作與校園文化建設深度融合，使檔案信息資源能夠通過多種渠道與方式開發(fā)和傳遞給利用者。匯編了學校小組合作特色教學成果，編輯了檔案利用效果實例，編寫檔案信息簡報，參與檔案論文征文獲得省級優(yōu)秀獎和區(qū)級一等獎，有三篇論文在核心刊物發(fā)表。

最后，探索利用紫晶文檔一體化管理系統(tǒng)輔助檔案管理，使管理科學化、標準化、高效化，不斷增強檔案室的綜合服務功能。

在新時期檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級和突破創(chuàng)新的背景下，中小學檔案管理需要提高認識，意識到檔案工作是一項對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想的起依據(jù)憑證和延續(xù)歷史作用的極其重要的工作，采取有效措施，建立起規(guī)范科學的學校檔案管理體系，讓檔案工作成為展示學校自身形象和校園文化建設的主要載體，在推動現(xiàn)代學校建設方面發(fā)揮積極作用。