大數據背景下的企業檔案信息化建設思考

曹瑩

摘 要：本文以大數據時代作為研究背景，探索企業在發展期間，檔案信息化建設存在的問題，分別從企業發展不均衡、管理觀念的陳舊性、信息化建設的運行能力不佳、管理人員專業性不足四個角度加以闡述，并且提出了大數據時代下企業應采取檔案信息化建設方案，試圖提升企業檔案信息化管理的整體運行能力。

關鍵詞：檔案管理;信息化制度;信息審計

大數據環境中，信息技術包羅萬象，包括：物聯網、電子商務、云計算等技術。大量的智能信息化技術，融合在人們生活與工作環境中，形成了數據信息較為豐富的網絡環境。與此同時，企業發展中數據信息體現出管理的重要性。為此，以檔案管理為落腳點，研究企業數據信息管理的運行與發展，具有重要意義。

1 檔案信息化建設面臨的問題

1.1 企業檔案管理工作發展不均衡

在數據庫環境中，企業的綜合實力，直接影響著企業的檔案信息化建設程度。企業檔案管理中，引入信息化技術期間，應引入相關技術與人才，配套適用的計算機終端、服務器等設備，嘗試為檔案信息化運行提供平臺。與此同時，科學建立檔案信息應用的數據庫，實現紙質檔案的數字化處理，改革原有的檔案工作流程。由此可知，檔案管理信息化建設的配套設備、數據庫搭建、人才配置等，均需企業給予一定的資金支持，如若企業資金來源渠道較少，將會在一定程度上影響著企業檔案工作信息化建設的發展[1]。

1.2 檔案管理觀念滯后性

大多數企業管理人員，尚未全面認知檔案信息管理工作的重要性，對其建設保持漠視狀態，認為引進檔案信息管理的應用系統，即達成了檔案信息化建設目標。然而，檔案管理信息系統作為運行工具，屬于企業檔案信息化建設的其中一個版塊，尚不能代表檔案信息化建設的全部內容。為此，企業管理人員應改善自身的檔案管理觀念，為企業建立完善的檔案管理工作運行制度，提升企業檔案信息建設的能力，增強企業的整體運行效能。

企業存在的檔案工作問題為：企業管理人員將檔案管理工作認作是一般性資料整理工作，尚未認知檔案信息的價值，對傳統紙質版檔案存在較高依賴，認為檔案信息存在不安全問題。企業檔案信息化建設的此類問題，嚴重削弱了檔案信息化建設的服務性，造成檔案管理工作難以發揮其職能。

1.3 檔案信息化建設的運行能力不足

企業如若在初期開展檔案信息化建設時，尚未開展良好的統籌規劃，盲目選擇檔案管理信息的應用型系統，造成信息系統與企業發展的不適用問題，造成引入的檔案管理系統處于荒廢狀態，難以發揮檔案管理信息的應用價值，削弱了企業信息資源的整合與應用效能，失去了檔案信息管理應用的市場價值。由此發現，如若檔案信息化建設尚未開展科學的規劃與管理，極易造成系統的不適用問題，削弱了企業信息化建設的運行能力，造成企業內部運行系統不兼容等連鎖反應，不利于企業良好發展[1]。

1.4 檔案管理人員信息化專業性不佳

檔案管理人員存在專業性不佳的問題，在一定程度上削弱了企業檔案信息工作的運行能力，不利于企業有序發展。此外，企業在開展檔案信息化建設期間，缺乏標準的安全保障措施，造成企業檔案信息的不安全問題。產生檔案信息安全措施不完善的原因在于：一方面檔案管理人員尚未形成良好的安全意識，在工作操作中造成信息丟失，另一方面在不法人士采取病毒、黑客等技術時，企業尚未安裝有效防范的措施，給予不法人士可乘之機。

2 大數據時代下企業應采取檔案信息化建設方案

2.1 借助大數據技術，均衡企業檔案工作發展

企業在開展信息化建設期間，涉及檔案信息相關工作時，應配以適宜的相關技術予以支撐。在硬件建設中，企業應采取基礎設施的完善，為企業各部門配置相應的信息化設備，比如計算機、路由器、交換機等。在軟件建設中，企業應結合自身的發展需求，搭建企業檔案工作的應用平臺，為企業引入檔案管理工作系統，發展檔案信息的數字化建設[1]。

2.2 建立系統的檔案信息化制度，革新檔案工作觀念

在信息化高速發展互聯網逐漸普及的今天，大量的電子文件涌現。電子檔案如何能更好的管理成為企業面臨的問題。要實現檔案數字化、信息化建設，需要建立完善的企業檔案管理系統，確定統一的標準和管理規范，才能做好企業檔案信息化建設。由于企業實際情況不同，推進信息化落實建設的過程中，需要結合企業自身特點，制定適合企業檔案信息管理標準。由于相關標準和管理規范的缺失，一些企業對原有的檔案管理信息系統升級時會發生一些變故。比如，原先的軟件開發公司出現狀況，雙方合作出現問題，企業只能尋求新的軟件開發公司，引進新檔案管理系統，導致原有數據無法導入新系統中，使用時出現系統錯誤。還有的企業管理系統只能單項連接，無法實現信息資源共享。企業只能在遵循相關標準規范和管理體系的基礎上，建立全新的檔案信息化管理體系。

2.3 建設檔案信息良好的防護體系，提升其運行能力

1）信息保障。在信息時代的背景下，企業需要在技術上加強對病毒和黑客等不法分子入侵的防范力度。還要建立和完善機密信息管理、資源共享管理、信息安全保障等制度，從根本上解決商業機密和核心商業數據被竊取的風險。信息保護制度是，企業對機密信息進行算法加密的行為。通過簽訂保密協議，防止使用者為追求利益對商業機密進行交易。建立機密信息識別和監控機制，識別瀏覽機密信息人員的目的，制定機密信息使用權限，以減少機密信息的接觸者。對于失效機密進行清理，減少占用的空間。

2）信息共享。資源共享是企業信息化的主要目標，要制定企業檔案信息查詢、復制傳播等操作的相關規定，將檔案信息進行分級管理，明確各級別檔案信息的傳播范圍。對于公司內部人員也要進行分級控制，以免無關人員接觸到企業核心機密。

3）信息審計。建立信息審計與監控的小組，規定統一的安全審計流程。由高層領導建立下設審計辦公室，在管理人員中推選出管理小組的組長，全權負責整個企業信息的監控與審計，將監督審計工作落實到個人，確保人人有責，人人負責。提前預防信息泄露風險，做到及時發現，迅速處理，保證針對措施的有效性[2]。

2.4 建設企業內部檔案管理人員的專業素質

高素質企業信息化管理人才作為將企業檔案信息管理，轉化為重要情報資源的重要環節，在企業檔案信息化管理中是不可或缺的部分。在原始信息收集到情報轉化的過程中，信息之間的關聯并非技術可以解決的問題。許多生產信息只有財務、銷售等相關的專業的知識只有專業人員才能識別，因此企業檔案管理需要既懂技術又懂管理的復合型人才。這種人才需要熟練掌握辦公自動化和管理軟件，具有較強的檔案信息處理能力，企業招聘這種復合型人才，可以適當提高從業標準和從業人員的福利待遇。

3 結論

綜上所述，信息技術在企業檔案管理建設中是一項復雜的工程，是對企業信息資源的深度開發和再利用。本文通過論述了企業檔案信息化幾個基本要素，分析其間的關系，旨在創新檔案管理方式，提高管理效率，為我國經濟發展建設作出貢獻。

參考文獻

[1]周向玲.大數據背景下的檔案信息化建設思考[J].資源信息與工程，2019，34（01）：203-204.

[2]唐戈彥.大數據背景下企業內部審計信息化建設的思考[J].中國新通信，2018，20（21）：219-220.