淺談企業辦公室工作中的精細化管理

劉紅梅

摘 要：企業經營管理中辦公室工作具有一定的綜合性、復雜性，積極應用精細化管理制度，能夠保證辦公室工作的標準化、制度化發展，對此文章結合辦公室管理精細化的重要性，對辦公室精細化管理存在問題和對策展開探討。

關鍵詞：辦公室;精細化;企業管理;辦公室工作

我國企業在發展的過程中，辦公室管理扮演著較為重要的角色，在精細化管理模式下能夠全面提升辦公室管理質量，并且在此基礎上降低管理成本，促使辦公室管理達到預期目標。但是，企業在精細化管理背景下，辦公室管理質量存在一些問題，不利于企業未來的良好發展，需要采取有效措施提升辦公室管理的質量。

1 辦公室管理工作精細化及其必要性

辦公室管理工作的精細化轉變主要就是相對于常規管理模式而言，凸顯行政管理工作的精細化程度，確保各項任務都能夠得到深化和細化，尤其是在分工以及服務質量方面，更是需要體現出較強精細化特點?；谵k公室管理工作的精細化轉變來看，其往往涉及了多個方面的具體要求。比如，針對辦公室管理工作組織方式、服務手段以及評價體系，都需要予以細化完善。深入剖析以往工作開展中存在的明顯缺陷和問題，進而采取細化和優化手段，保障各個行政管理人員各司其職，行政管理工作任務得到有序執行。當前，企業運營發展面臨著越來越高的壓力，如此也就必然對于辦公室管理工作提出了較大挑戰。引入和踐行精細化管理模式，是適應這一新形勢的需要，同時也是提升行政管理水平的有效手段。精細化的辦公室管理工作模式可以較好符合企業發展需求，能夠促使原有繁瑣雜亂的工作任務更為系統協調，不容易在具體工作執行中產生混亂或者是遺漏局面，保障企業運營管理更加有的放矢。從企業辦公室管理工作人員入手分析，精細化管理模式的踐行不僅僅可以促使其相應工作效率得到明顯提升，工作中可以表現出更強的針對性和目的性，避免了以往責任混亂或者是工作流程繁雜帶來的嚴重工作阻力，對于有效提升行政管理人員工作能力以及綜合素質同樣也具備理想價值。

2 精細化管理視角下辦公室管理存在的問題

1）權責不統一。一些企業在辦公室管理的過程中，會出現權責不統一問題，致使在管理期間產生沖突，主要因為管理人員責任意識偏低，在解決管理問題的過程中，很難尋找到有效的管理方法，只是將管理問題匯報上級。此外，不同部門之間沒有高效的溝通與交流，并未明確辦公室管理人員自身工作范圍，導致崗位職責無法確定，以至于出現互相推諉現象，從而難以提高辦公室管理質量。

2）企業的綜合能力不強。因為企業辦公室管理人員的素質不一樣，有一部分員工習慣于使用傳統的工作方法，但是工作效率極低，在一定程度上很難適應現代化的辦公節奏以及現代化的技術，其個人素質與精益化管理的要求還存在很大的差距[1]。

3）缺乏科學量化的管理方式。憑經驗來進行管理工作，管理人員的工作概念模糊籠統，在一些方面無法做到面面俱到，工作更無從談精細、創新。績效考核制度缺乏考核執行，在具體的實踐工作中落實不具體。對工作人員的評價過于片面，難以調動員工的積極性，增加了管理工作的壓力。對于不同崗位，大多也沒有做到具體情況具體分析。很多辦公室管理工作在績效考核制度的貫徹和落實過程中存在一些問題，導致績效考核制度形同虛設，不能達到獎勵和處罰的效果。

3 精細化管理視角下辦公室管理策略分析

1）制度化推動精細化。企業應在精細化管理的基礎上提升管理水平，落實精細化思想，以此使管理人員從思想上認識到管理的重要性，這也需要以科學的制度管理作為保障。此外，在辦公室管理的過程中，還應定期或不定期分析與總結日常管理經驗，并形成一套規范化的工作制度，這對提高辦公室管理人員精細化水平具有較大的促進作用，比如在辦公室會議管理的過程中，需要將會議目的、會議申請以及意義等環節歸納成一套會議管理體系，為后續會議管理質量的提高奠定良好的基礎。

2）權責制度的精細化。權責制度對于該項工作極為關鍵，也是必不可少的一環，如果能夠促使權責制度具備較強精細化特點，必然也就可以推動各項具體工作執行的精細化。基于此，在未來辦公室管理工作精細化改革中，需要重點落實定崗定責工作。首先，要對辦公室管理工作進行全面分析，明確該項工作涉及的所有工作任務和崗位職責，在該過程中充分利用精細化理念，保障所有責任都可以得到細化，避免任何遺漏和疏忽。在此基礎上，工作崗位的設置需求也就得以明確，從不同工作任務的屬性入手進行聚類，進而根據聚類結果設置工作崗位，構建工作人員和工作崗位的匹配關系。同時，也就可以明確具體職責界定，保障工作人員可以各司其職。在崗位職責得到明確和細化后，相應責任制度也就能夠表現出較強精細化效果，有助于推動各個崗位工作人員按照精細化職責要求落實自身任務[2]。

3）完善企業文化。企業文化是企業發展過程中較為重要的部分，能夠提高工作人員的積極性，并增強其歸屬感，因此進行辦公室管理工作時應該融入文化建設，從而提高工作人員的歸屬感與凝聚力。在日常工作中，應開展相關文化活動，宣傳辦公室管理精神，同時為管理人員營造一個良好的工作氛圍。除此之外，關注管理人員自身思想活動，并通過會議、年會的方式對管理價值觀念進行充分解讀和宣傳，工作人員在總結的過程中，能夠對自身行為進行約束，可使辦公室管理質量得到提升。

4）業務流程化。由于辦公室內務工作非常多，所以要想實現精細化管理，就必須要根據所有服務對象、內容與重點的不同，實施科學的劃歸，同時樹立起來相應的工作標準，有效落實業務的基本流程，進而保證責任到人、任務到崗。比如在信息傳送工作上，就需要明確約稿、編寫、審核、復審、簽發以及反饋等多個步驟與基本方式，同時構建相應的工作制度，嚴禁出現不按照流程辦事的情況，因此建立起來各司其職、運轉有序的工作環境，最終提升工作效率和質量。

5）多渠道進行教育。企業在進行思想政治教育時，需要注意以員工為主體，多渠道地進行教育。在進行此項工作過程中，應該把員工當做家人、朋友，讓員工能在此項工作中感受到企業的良苦用心，從而做好自己的本職工作，并不斷提升自身的能力。一方面，企業可以在日常列會時，對表現優秀的員工嘉獎。為其他的員工起模范作用，讓其他員工能向其學習，不斷提高自身的思想政治覺悟，進而全身心地投入到工作當中。另一方面，企業要為員工提供豐厚的待遇。這包括精神和物質方面，想員工之所想，讓員工有能有動力、無憂慮地工作。

6）實行企業的標準化與流程化結合發展。企業辦公室的管理工作會牽涉到企業的很多部門，復雜的工作環境對于精細化管理影響非常大，如果要想做好辦公室管理工作，就需要對于辦公室的日常工作進行合理的規劃，制定科學的標準來權衡精細化管理，而精益化管理工作高的前提條件就是合理的工作規劃。

4 結語

綜上所述，未來辦公室管理工作優化發展中，精細化管理模式的引入極為必要，需要在今后的工作中，重點圍繞思想認識、權責制度、企業文化建設與業務流程化多方面實現企業辦公室管理的為精細化、標準化發展。為建設“安全、優質、高效、智能化特大型煤炭洗選加工基地”的愿景目標而努力奮斗。

參考文獻

[1]彭黎明.實現辦公室管理精細化的思路與對策研究[J].知識經濟，2019（25）：40+42.

[2]顏霞.探討工程企業辦公室管理精細化的思路與對策[J].建材與裝飾，2019（10）：172-173.