企業檔案管理的信息化建設研究

孫慧

摘 要：檔案管理是企業管理活動中的重要組成部分，開展該項工作可以為企業的發展提供最原始、最有效地參考資料，實現企業資源的合理配置、實現企業決策和部署的正確性。而信息技術的融入為工作量大、內容繁瑣的檔案管理工作提供了強大的信息支撐，不僅能高效的完成檔案資料的收集、整理、存儲和查閱工作，也能延長檔案的使用壽命，并對現有的檔案資料進行深度的挖掘和利用，全面提高檔案的利用率，提高檔案管理工作的質量和效率。但從目前的工作情況來看，檔案管理的信息化建設仍然還存在著一些問題，比如信息化水平不高、隊伍能力不高、管理體系不完善等，制約著檔案信息化建設的進程。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設;必要性;存在問題;有效路徑

1 引言

隨著信息技術的廣泛普及和應用，企業各項管理活動也都順應了時代的發展規律融入了信息技術，基本上都實現了管理活動的信息化建設，在節約了企業生產成本的同時也極大的提高了工作效率。而檔案管理工作也不例外。檔案工作的信息化建設則可以更好的保證檔案資源的完整性、真實性和安全性，并還能通過新技術的便捷性、高效性和快速性不斷的延伸用戶的發展空間，拓展檔案管理的發展方向，更能對檔案資料進行深度的挖掘、利用與資源的共享，最大限度的提高檔案資料的利用率，從而充分的發揮出檔案資料的價值和作用，推動企業的長效發展。而通過對當前管理工作的情況來看，整體的效果呈現良好的態勢，但在很多細節方面、容易被忽視的方面仍然還有一些問題需要我們重視并解決。

2 企業檔案信息化建設的必要性

在一個企業中，市場經濟活動越頻繁、產生的各種數據、資源等也就越多，檔案的范圍和內容就愈加復雜和繁瑣，單靠單一的人工管理模式極有可能會導致資料在收集、整理、儲存過程中出現的異常，從而會嚴重的影響檔案資料的價值和功能;另外大量的檔案管理工作需要大量的管理人員予以操作，而為了確保檔案的正確性，他們不得不花費大量的時間和精力來反復對比、核查，無形中就加大了工作的強度和壓力，尤其是在數據出現紕漏的時候，他們是無法及時的找到問題的根源和責任的所在的，并且形成的大量資料是需要足夠的空間來儲存的。這既降低了工作效率，也是對企業生產成本的一種極大的浪費。

而信息化建設則不同，它不需要太多的人，也不需要占據太大的空間，檔案管理部門只要利用現代信息技術、網絡技術等技術和設備，就能對本企業所形成的大量的檔案資料包括文件、視頻、圖像、影像等進行深度的收集、全面的整理，同時還能按照類別在對應的信息技術模塊中進行分類、歸納、儲存和共享。整個工作流程簡潔、有序，在提高了工作效率的同時也能節約生產成本，更能確保檔案資料的完整、安全與準確。除此之外，信息化建設還能通過便利的網絡系統有效地銜接起每個部門、每個環節，確保信息資源的管理和儲存，實現檔案資源的整體性和共享性，因此無論是從企業角度分析，還是檔案管理本身分析，實現信息化建設都是必然的。

3 當前企業檔案信息化建設中存在的問題

1）從管理隊伍分析。一般在開展管理工作時都忽視了檔案管理工作的全面性和整體性，加之檔案管理部門也沒有專門的場所和專職人員來開展工作，造成人員短缺、管理滯后的現象;其次檔案管理人員都對網絡化信息技術的接觸較少，學習不深入，熟練程度也不高，管理起來較為困難，即使有最先進的現代化設備，沒有專業人員操作，也得不到有效的利用，檔案管理的信息化建設依舊無法正常運行。

2）從資源利用分析。雖然企業引進和購買了一些必備的信息技術設備，但整體的利用率并不高，大多數的設備還處于基礎功能的使用階段，比如利用計算機完成信息的輸出和輸入功能，對于較為深奧的技術和功能并未得到深入的挖掘和利用。半人工、半自動的工作現場是極為普遍的，成本高、效率低。其次，內部的信息化管理系統并不兼容。由于檔案軟件的更新頻繁，造成電子檔案的載體在不同的軟硬件環境下互不兼容，極易造成檔案的銜接不當，甚至會使具有價值的一些檔案無法長期的完整保存。

3）從企業投入分析。很多企業領導層乃至普通職工都對檔案管理信息化建設有著極為片面的認識，普遍熱為該工作對經濟的建設沒有太大的關聯，這就影響了信息化建設的進程。其次，由于缺乏正確的認識，企業也無法對信息化建設制定出完整的工作規劃和管理體系。比如每個部門的檔案管理在結構上、格式上、屬性上都有很大的差異，檔案部門難以有效的整合及處理這些不同類型、不同標準的資料，不利于統一管理。

4 企業檔案管理的信息化建設的有效路徑

1）轉變管理理念。觀念的轉變是做好檔案管理信息化建設工作的基礎和前提，針對當前的發展形勢，企業要加大對檔案管理重要性的宣傳力度，正確引導人們對檔案管理工作作出正確的判斷，而各個部門也要積極配合檔案管理部門的工作，規范檔案技術，為信息化建設營造良好的環境。

2）加強隊伍建設。隊伍的建設要從源頭抓起，這就要求單位的組建專業管理隊伍的時候嚴把質量關。一方面可以與高校合作，從中選擇那些對口專業的畢業生，另一方面在招聘社會人才的時候也要注重其思想、作風、曾經的工作經歷、具備的技能等方面，確保應聘人員能有安全意識、保密意識和競爭意識。另外，對于在職人員，單位要定期組織管理方面、信息技術方面以及檔案知識方面的專項講座、教育培訓會等，讓管理人員能及時的更新、補充和完善自己的知識框架和業務技能，尤其是信息技術方面的人才更是重點培養對象。單位可以鼓勵管理人員參加一些社會舉辦的培訓班，或者聘請專家、教授來單位開展信息技術教育活動。全方位的為隊伍建設提供平臺和便利。

3）完善管理體系。企業必須要根據具體的工作要求和需求來加快檔案的信息化建設工作，讓紙質檔案盡快過渡到資料的數字化和網絡化。在檔案收集、儲存過程總要進一步規范檔案的格式、標準和結構，提高檔案的結構化水平，以便更快速、更準確的利用信息技術對檔案進行高效的分析和利用。對于不同種類的、不同來源的檔案資料要根據具體的情況尤其是價值的高低進行分類整理和儲存。其次，要配置先進的數據分析工具和云計算方法，采用現代的統計學方法挖掘檔案信息，將其中不重要或者沒有利用價值的內容剔除掉，降低價值的大數據信息轉變為高價值密度的分析結論。最后，要加大對網絡安全的監管力度，比如任用專門的技術人員監督管理網絡系統，配備防護墻、植入入侵檢測系統等;或者在每個軟件或者檔案管理的模塊中設置密碼和權限，只有授權之后才能瀏覽極為重要的資料;定期對使用中的各種軟硬件設施進行維護、更新和升級，以此增加檔案系統的安全性和系統保障。

5 結語

檔案管理工作的信息化建設不僅是企業檔案工作發展的內在需求，也是時代發展對企業檔案管理工作提出的新要求。因此企業要認真對待檔案管理的信息化建設工作，通過加大宣傳力度，讓其重要性滲透到企業的各個角落，同時運用并運用新方式、新手段和新的隊伍，提高工作效率，進而推動該工作的進一步發展。

參考文獻

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