重點工程項目檔案管理策略探究

劉陽陽

摘 要：檔案是重點項目辦公室寶貴的信息資源，在知識經濟時代，重點項目辦公室檔案管理不僅需要加強建設，更需要重視和管理。只有對檔案進行科學化的保護與充分利用，才能將檔案的潛在價值發揮出來。新時期重點項目辦公室檔案管理工作需要不斷創新，不斷完善，摒棄過去的傳統檔案管理方式，只有這樣，才能實現檔案的科學管理和利用。

關鍵詞：重點項目;檔案管理;工程建設

項目檔案是基本建設項目檔案或重大（重點）建設項目檔案的簡稱，它是企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事項目規劃、設計、施工、監理、改建、維修及建設、管理過程中形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的項目文件材料總稱，它是檔案大家族當中的一大門類，是國家檔案資源建設中的重要組成部分。

1 重點項目檔案管理的重要性

近年來，我國社會信息化發展速度越來越快，為了在時代的發展浪潮中站穩腳步，檔案管理部門需要不斷優化檔案管理模式，對傳統管理思想進行積極革新。根據國家檔案局、國家發改委聯合發布的《重大建設項目檔案驗收辦法》規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個建設項目的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了項目檔案在建設項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對建設項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響建設項目發揮最大效益。

2 重點項目檔案管理中存在的問題

2.1 建檔意識薄弱

當前，一些工程建設單位在項目建設過程中缺乏建立必要工程檔案的意識，忽視檔案管理工作，究其原因在于，檔案管理工作的開展將增加工程項目的管理成本，且檔案管理工作講究嚴謹與完整，耗時耗力，而建設單位大多追逐利潤最大化反而會疏忽對工程檔案的建立與管理，部分單位強調新聞媒體對工程項目的宣傳力度，缺乏留存項目檔案的意識。同時，部分建設單位只重視對文字檔案的保存管理，忽略了影像檔案資料的收集，使得檔案資料零散缺失。

2.2 人才隊伍的阻礙

無論多么優良的檔案管理模式，多么高效的信息技術，歸根到底都需要依賴檔案管理人員進行檔案管理?，F階段，由于培訓機制的不健全，許多單位缺乏一支永立蘭臺的人才隊伍，檔案管理人員創新意識、利用意識和服務意識不高，導致辦公檔案管理創新工作難以開展。除此之外，許多管理人員雖然有心進行檔案服務模式創新，但是受限于自身知識水平以及技術運用水平，難以找出一條合適的路徑來創新檔案管理模式?？偠灾绻麤]有一支綜合素質過硬、檔案管理素養過強的人才隊伍，是難以進行檔案管理創新的。

2.3 檔案管理條件和設施落后

施工單位條件簡陋，忽視了檔案硬件的配置，保管條件差，導致檔案受損。工程的臨時性決定了它的住房和辦公環境的臨時性和簡陋性。人們想方設法地降低非生產性投入，尤其是施工單位，一般情況下都住在簡易的工棚里，在床頭或膝蓋上辦公，檔案也就被人們與簡陋的環境一起進行了“簡陋”處理。施工單位想方設法降低非生產性支出是對的。但檔案不是非生產性支出，對檔案的支出即對生產的投入。工棚可以簡陋，可以投最少的錢，但檔案卻不是“臨時工棚”。工程完工后，工棚可以拆除，但檔案卻不可以“拆除”。它要與工程同在，它甚至永久存在。因此，盡管工地條件簡陋，檔案卻不可以因此而簡陋。我們可以用一間茅草棚設置檔案專用庫房，配上鐵皮檔案柜、滅火器。我們可以再配上1個檔案的整理室。在竣工驗收時，檔案管理人員移交的不僅僅是一套規范的檔案資料，而是一個完整的檔案管理體系。

3 創新檔案管理理念實現管理信息化的途徑

3.1 檔案工作者要建立多樣性的檔案服務模式

信息環境下，檔案工作者要轉變檔案管理理念，對信息技術的應用予以高度重視，以摒棄傳統的被動式的檔案管理為主動式的檔案管理，使檔案管理工作落實到服務層面，將檔案服務落實到實際工作中，并采取多樣化的服務形式，以使得檔案服務落實到位。檔案管理的服務化，就使得原有封閉式的檔案管理在信息技術的支持下開放化，以滿足工程項目對檔案資源的需求。重點工程項目檔案管理的目的并不是將檔案資料封閉起來，而是要為工程項目提供服務。所以，檔案管理服務化就是將檔案工作要對工程建設負責和延伸，使得檔案信息得以合理利用。

3.2 增強檔案工作的主動性和服務性

檔案管理人員應做到提前謀劃，手勤腿勤，愛崗敬業，主動服務。要樹立大局意識和服務意識，緊緊圍繞項目建設這一中心工作，積極做好服務工作。要加強與各項目建設部門的溝通協調，并經常主動深入項目建設現場，全面掌握項目建設在施工中的變更情況，及時將項目建設變更通知單、變更施工圖紙等有關材料歸檔，避免遺漏歸檔。同時，檔案管理工作應主動宣傳檔案管理工作，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規，增強項目建設單位全員的檔案管理意識，使其自覺的配合做好文件資料的收集和歸檔工作，為項目建設檔案工作順利開展營造良好的外部環境。

3.3 強化對重點檔案的收集

項目檔案是項目建設、管理過程中形成的，具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括建設項目從提出立項到建成投產全過程中形成的應歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計算材料和聲像材料。項目檔案驗收時抽查重點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質檢文件、重要合同、協議等。項目建設單位一定要把項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力控制措施，明確要求各有關單位，及時收集項目建設有關文件材料。根據我們這些年項目檔案驗收的工作經驗，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式的照片、錄音（像）帶等也是收集的難點。另外，竣工圖章的簽署也是不容忽視的，在實際工作中竣工圖好多是從施工圖直接轉化而來的，沒有經過任何改變，所以有的單位就把施工圖作為竣工圖保存了，這里要強調的是，施工圖可以作為竣工圖保存，但必須要加蓋并完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。

4 結語

綜上所述，重點工程建設項目檔案真實反映整個工程項目從籌備、建設、竣工以及投入使用的全過程，其管理工作是工程項目管理不可或缺的一部分，是對重點工程的開展負責，為其實際實施服務，并重點工程的未來完備設想。因此，重點工程項目建設單位應聯合有關機關部門，有效開展工程項目檔案管理工作，配備專業的檔案管理人員，配置安全完備的檔案管理設施，提高檔案管理意識，對檔案文件有效開發利用，從而提升工程項目檔案管理水平，更好地實現重點工程的項目價值，以推動工程建設行業進一步發展。

參考文獻

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