機關單位檔案管理信息化建設方案研究

房蘭蘭

摘 要：新時代背景下，我國計算機行業獲得了快速的發展，且開始積極應用在各大領域中，應用范圍在不斷的擴展。為了加強機關單位信息化建設工作，提升檔案管理的工作效率，機關單位就需要積極應用信息化手段，進而努力提升機關單位提升辦公水平以及工作效率。文章針對機關單位檔案管理信息化優勢進行分析，并詳細闡述信息化建設過程中的具體應對措施，以期能夠為提升機關單位的工作效率提供一定借鑒。

關鍵詞：機關單位;檔案管理;信息化;建設

近年來，市場經濟以及網絡信息化在不斷發展進步，事業單位在實施檔案管理過程中引入計算機科技是發展的必然趨勢?；诖耍瑸榱烁玫倪m應社會現代化的需求，就需要在機關單位檔案管理中積極應用信息化技術，從而全面實現檔案信息資源的共享性特點，為各機關單位工作開展提供一定便利，同時，機關單位的辦公效率以及運作效率也能夠獲得全面提升[1]。

1 機關單位檔案管理信息化優勢

1.1 存儲環境

傳統檔案管理上均采用紙質作為主要手段，記錄上也主要采用人工錄入方式，不僅工作效率較低，且容易出現工作失誤，同時長期儲存的紙張就會變得薄且脆，不利于對信息資源的進一步管理以及采集。應用信息化管理手段，管理人員就可以利用網絡平臺、電子平臺等方式錄入檔案信息，從本質上改變了檔案信息的管理途徑，管理效率也會有大幅度提升。檔案信息可以直接電子磁盤中，需要使用時直接查詢即可，且檔案資源所占空間較小，更有利于管理工作的開展。電子檔案對于存儲環境也沒有較高的要求，有效避免了紙質檔案存儲的不便性，更有利于存儲工作的開展[2]。由此可見，利用信息化手段存儲檔案，更有利于檔案的保存以及其他工作的開展。

1.2 便于使用以及查詢

檔案信息化建設工作是機關單位當前需要重點考慮的問題。為了提升檔案管理以及存儲、查詢效率，同時加強資源共享性，就需要積極利用信息化管理方式進行建設。傳統檔案管理上，均采用紙質版，工作人員在整理以及查詢時就會較為困難，且紙質檔案不易長期保存，會出現紙張老化以及腐爛的現象，且查詢手續較為復雜?；诖?，為了有效提升檔案資源的利用效率，同時對檔案的使用流程進行簡化，就需要使用信息化手段對檔案進行管理，提升管理效率。

2 深化事業單位檔案信息化管理工作方法

2.1 全面提升管理人員專業素養

檔案管理工作要求管理人員具備較強的工作能力，從而更好的勝任檔案信息化建設工作。在此方面，為了提升檔案管理人員計算機技術水平，需要針對其功能技能以及綜合素質展開針對性的培訓工作，從而保證培訓的人才能夠滿足檔案管理工作的需要。同時，需要強化檔案管理工作人員對工作的重視程度，并注意工作中所需注意事項，培訓結束后，還需要對檔案管理人員的專業技能的學習情況進行考核，從而有效保證所培養的人才符合事業單位檔案管理信息化建設的需求。

2.2 提升檔案管理硬件建設工作效率

為有效保證檔案資料保存的完整性以及穩定性，同時不會受到外界的破壞，就需要積極加大資金投入力度，完善硬件設施建設，從而方便機關事業單位管理工作的開展。在檔案信息化建設中，要求積極投入高水平技術，發揮電子存儲的作用，提升存儲以及管理的效率。但是為了能夠更好的實現存儲，還需要保證儲存容量足夠大，這就需要使用儲存以及錄入較為便捷的備份硬件進行管理，從而提升檔案管理硬件建設的工作效率[3]。

2.3 積極實施軟件開發工作

為了促使機關事業單位檔案信息化水平得到全面提升，就需要全面強化檔案信息化建設工作，同時對檔案管理所需硬件設施進行大力開發，將管理工作與軟件開發工作同時進行，二者相互配合，從而更好的完成檔案管理工作。

2.4 制定好總體規劃

為促使機關事業單位檔案信息化建設工作能夠獲得協調發展，就需要對檔案信息化的靈活性以及可擴展性特點進行重視，并根據此特點制定出較為合理的總體規劃。同時，機關事業單位需要充分考慮人才信息需求，將適合的網絡管理模式積極建設出來，保證能夠與經濟發展要求相符，從而適應機關事業單位的實際發展需求。

2.5 積極建立實用的檔案信息網站

當前機關事業單位檔案部門需要在網站上建立檔案信息站點，從而更好的完成檔案管理工作。在網站中，機關事業單位人員可以利用網頁的形式為使用者提供信息服務，包括網上咨詢、文件歸檔、查找、下載以及瀏覽等，這也是檔案信息化管理的重要方法。為了有效建立檔案信息網站，共享檔案信息資源，就需要在選擇檔案信息管理操作系統時，注重選擇具有升級功能的系統，保證檔案網絡管理能夠與時俱進，實時更新，更好的適應發展的需求，促使檔案信息化建設工作想著更好的方向發展。

此外，作為機關事業單位領導，還需要積極實施“走出去”戰略，與其他政府監管或者企事業單位建立一個檔案管理局域網，保證資源共享，實現檔案的透明化管理，提升檔案管理水平，切實維護黨和人民的根本利益。

3 結語

綜合上述分析，當時階段，機關單位檔案信息化建設工作能夠順利開展，離不開計算機技術以及網絡平臺的支持，這對檔案管理工作實現數字化管理都具有積極影響。對于機關單位組織建設來說，需要全面提升工作質量，并增強科研力量，如此才能夠全面提升機關單位的工作質量。機關單位檔案管理信息化建設是科技發展以及社會進步的必然趨勢，能夠在一定程度上推進社會發展，為了順應這一潮流，就需要機關單位在單位內部以及外部都要貫徹落實檔案信息化建設工作。文章針對機關單位檔案信息化建設工作開展提出了一些可行性措施，希望能夠有效提升機關單位的工作效率，為機關單位檔案管理工作提供一定參考。

參考文獻

[1]孫曉茹.做好檔案管理信息化建設的方法[J].消費導刊，2019，11（6）：152.

[2]朱杰云.淺析機關事業單位檔案信息化建設問題與對策[J].蘭臺內外，2019，13（23）：18-19.

[3]趙秋霞.探討機關事業單位檔案管理信息化建設存在的問題和解決措施[J].卷宗，2019，9（33）：73.