大數據條件下檔案工作發展對策探析

劉暢

摘 要：隨著我國政經文社的快速發展，檔案管理工作以其機密性較高、政策性和專業性較強的主要特點，在行政管理工作中發揮著舉足輕重的作用。大數據時代的來臨，人們日常的生產生活和工作學習等方式都出現了翻天覆地的變化，對今后檔案工作的開展帶來了全新的思路和挑戰。現階段，機關檔案工作的開展持續著任務量大、檔案數目種類繁多等局面，對檔案處理的速度和質量也有了更高的要求，對專業技術人員個人能力素養的需要也有所提升。下面，本文將對大數據時代信息檔案工作的背景和現狀進行簡要的分析和闡述，并對其工作的開展提出幾點有參考意義的建議，助力其發展和進步。

關鍵詞：大數據條件;檔案工作;發展對策

1 前言

大數據時代是信息處理的時代，是一個通過計算機網絡技術進行各方面數據處理的時代。現階段，云計算、互聯網+、社交平臺等技術都為人們的生活帶來了極大的便利。當下對檔案的管理模式也要根據時代的特點進行一系列的調整和改進，以便充分滿足該時代下大量的信息處理需要和儲存需要。

2 大數據時代的現狀

2.1 大數據的概念

大數據一般指海量的數據資源，無法通過現有的主流工具進行處理的信息資源。現階段的行政管理等過程中，如何在合理的時間內有效解決數據的提取、分類、處理和儲存成為大數據條件下檔案工作開展的一項重點工作。為了滿足檔案信息數據準確有效的要求，就必須摒棄傳統的抽樣調查分析，從而對整體的數據進行全面的分析和研判，從而得到最真實有效的數據，推動和促進檔案事業的發展。因此，現階段大數據的定義被普遍認為是任何超過一臺計算機信息處理能力的龐大數據資源體系。

2.2 研究現狀

中國的大數據研究事業發展起步較晚，相較于西方發達國家而言仍有些許的不足。現階段，國外已有案例對檔案領域實施大數據處理，這也為中國檔案事業的發展指明了方向。當下，大數據已經成為我國信息數據研究和處理行業的一大熱點話題，但其在檔案管理方面的應用仍尚處起步，需要從二者的關系和結構等方面展開深入的思考，從而實現大數據技術在檔案管理中的有效應用。

3 大數據框架的構建

3.1 檔案的資源特征與大數據特征相吻合

1）檔案中的數據信息含量非常大，就單個國家的綜合檔案總量而言，其儲存的以本單位早已達到了TB的級別，并且不同的檔案館的檔案類別也有所不同。隨著信息化的發展，其檔案的儲備仍會持續上升，必將到達PB甚至EB的等級。

2）檔案內信息資源種類繁多，除了文書類檔案外，還涉及大量的音頻檔案、圖片檔案和影像資料等，這些檔案類型豐富，處理方法不一，傳統的數據處理手段難以進行有效的處理和整合，急需借助大數據的技術進行檔案資料的分類、管理與運用。

3）檔案有其自身的價值，但其價值相對分散，不能集中到一起。檔案的留存有著歷史記憶的作用，但就當前而言，其可以利用的資料和數據并不很全面，價值密度較為分散。如，某些影像資料中，真正有用的片段可能只有其中的一部分，這些檔案中往往隱藏著巨大的價值，需要大量相關工作人員進行開發和收集工作，通過各個部門的技術處理，才能得到其中有價值的成分。

4）對信息處理速度的要求較高。大數據時代背景下，信息處理速度的要求是檔案管理的一大重點問題。傳統檔案管理模式下，檔案庫中的資料處于被動等待查閱和使用的狀態中，無法主動地向社會提供準確而有效的信息資源和服務。如果想改善這一問題，就需要利用大數據技術，對其進行及時有效的分析和處理。

3.2 大數據在檔案信息化工作中的應用

3.2.1 該項措施的可行性

雖然大數據的應用對檔案信息管理有著積極的意義，但從其實際操作的角度而言仍有一定的難度。實現大數據技術在檔案管理中的運用，需要數據、應用和手段三位一體的操作流程，每一個環節都需要有明確的規定和標注。

現階段的檔案部門仍沒有足夠的準備迎接大數據時代的到來，其數據的儲存仍以傳統的介質模式存在，如紙質檔案等，數字化的技術和模式仍沒有得到質的提升，僅處在紙質版掃描歸檔的初級階段，電子文件管理方式剛剛開始發展。因此，要實現大數據技術的運用，就要及時實現全數據的電子化保存，數據的收集是一項重要而漫長的過程，相關管理人員和從業人員要及時轉變傳統的觀念，積極主動地開展數據化檔案處理工作，迎接大數據時代的到來。

3.2.2 做好迎接大數據應用時代的準備

1）積極轉變服務觀念。現階段，大多數檔案管理部門的服務觀念仍然比較陳舊，處于被動等待使用者查詢和搜索的階段，并向大眾提供傳統的檔案內容和信息服務。隨著信息化改革的推進，檔案的管理必將逐漸踏上信息化的道路，一些檔案部門也開始將信息的目錄和部分檔案的全文錄入到檔案軟件系統以供瀏覽者查閱和使用。面對大數據時代的挑戰，這種簡單的檔案數據化保存并不能滿足使用的需求。大數據的信息總量龐大且互聯互通，查詢分析有一定的困難性，檔案工作人員要緊緊把握服務對象的需求，提供有針對性的、明確的數據服務，尤其是利用率較高的檔案部門。

2）提高檔案管理的質量。檔案管理質量的首位就是檔案的數量，各級檔案管理部門要加大對檔案管理數字化的投入和開發力度，并盡可能對已有的檔案進行數據化保存，提高其應用效力。若現階段的檔案數據化程度較為落后，就要抓緊實施電子化的文件管理工作部署，進行數據的有效的處理和應用。

3）實現信息檔案的云管理和云查閱。信息時代下，網絡的高速發展和普及為信息資源的管理和共享提供了快捷、有效的平臺，為實現信息共享提供了新的渠道。要想建設全國性或者區域性的先進檔案管理應用系統，首先要以技術為基礎，強化信息管理的安全性和有效性，對訪問者進行身份的認證，實現數據的加密管理，尤其對于一些較為重要的檔案文件等信息，要保證其安全性，決不能外泄。而對于一些公開的檔案和文件，使用者可以通過網絡進行檔案的查閱和使用，實現真正的數據共享，提高檔案的利用效率，從而節約時間、高效便捷，進而衍生新的價值。

4）打造高水平的檔案信息管理隊伍。實現大數據時代下的現代化檔案管理對檔案工作人員的個人能力有著較高的要求，這一過程絕非簡單的數據保存、管理和分類，更要求工作人員具有強大的數據檔案處理能力，并憑借其大數據的思維模式對檔案進行管理和運用。這不僅要求工作人員具有相關的數據管理能力和大數據知識技術，還要有足夠的前瞻性和責任心，并尊重數據信息的隱私性，保證其安全有效的傳遞到各個環節。檔案工作人員要緊緊跟隨時代的腳步提高自身的綜合職業能力和道德素養，才能在大數據時代下更好的處理好檔案工作。

4 總結

綜上所述，面對大數據時代的沖擊，檔案管理部門要充分結合自身的特點和受眾進行改革，充分利用網絡信息技術的便利開展數據檔案的處理和查閱工作，保證自身工作開展的有序和實效，同時積極向西方發達國家學習相關的知識和經驗，借鑒其科學嚴謹的管理模式對自身能力進行逐步的提升，不斷完善檔案的信息化、數字化、深入化工作。

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