談信息技術在事業單位檔案管理中的應用

劉麗梅

摘 要：本文從信息技術入手，針對現階段信息技術在事業單位檔案管理中的應用問題進行了研究與分析，以優化事業單位檔案管理工作，保證檔案管理工作的順利開展，充分發揮信息技術的作用，實現高質量、高效率的檔案管理，推動事業單位檔案管理不斷優化與發展，并以此提升整體管理水平。

關鍵詞：信息技術;事業單位;檔案管理

我國社會的發展與進步，網絡信息技術在我國各行各業中逐漸得到了廣泛的推廣與應用，并為行業的發展提供了強有力的推動力，帶動了經濟的進步。言而我們在調研中發現有些事業單位的檔案管理工作，還存在著一些問題與弊端，為了保證事業單位檔案管理工作的順利開展，推動事業單位的改革，事業單位要做到與時俱進，筆者認為要加強對網絡信息技術的研究，以此提高檔案管理工作的質量效率，減少檔案管理的錯誤與問題，減少人力和物力的不必要支出等，全面提升事業單位管理水平。

1 我國現階段信息技術在事業單位檔案管理應用中出現的問題

1.1 缺乏科學的管理制度

目前在事業單位檔案管理工作中，即便是應用了信息技術，也缺乏對信息技術檔案管理工作的相關制度規定，無法實現對檔案管理工作的全面監督。通過對信息技術的應用，檔案管理工作逐漸變得更加高效率化和高質量化，但是缺乏成熟完善的管理制度，使得很多的檔案無法在短時間內實現對信息技術的應用，整體的工作職責較為分散，也缺乏規范化和標準化的工作原則，嚴重降低了事業單位檔案管理工作的質量。另外，還有部分的工作人員缺乏相應的能力與信息操作技術，無法進行正確的操作與工作，甚至還存在文件歸檔不及時，出現錯誤等問題，也缺乏對正確的信息技術的認識，專業人才相對短缺，更加導致了事業單位檔案管理工作無法順利開展。

1.2 缺乏安全性

雖然在事業單位的當管理工作中，應用信息技術能夠有效地提高管理工作的質量與效率，但是信息技術也是一把雙刃劍，信息技術是以網絡為依托，開展工作大都是以計算機來進行，但是計算機的安全系數較低，在應用過程中，很容易受到黑客病毒的侵襲，而檔案管理的電子文件和檔案等等存儲在計算機中，很容易會出現脫機管理等問題，受到病毒的入侵，導致事業單位的檔案出現泄漏。并且，現階段對于計算機網絡的管理制度和法律等較為稀少，無法實現對計算機的全面管理，進而很容易出現不良問題的發生。不僅對事業單位造成嚴重的危害與影響，更對社會產生嚴重安全隱患。

2 信息技術在事業單位檔案管理工作中的具體應用

2.1 加強對信息技術應用的重視

為了保證事業單位的可持續發展，實現事業單位檔案管理工作的順利進行，事業單位要加強對信息技術的重視，順應時代的腳步，把檔案管理工作與信息技術相互融合，充分發揮信息技術的管理優勢，提高檔案管理的工作質量與工作效率。不僅能夠減少錯誤問題的發生，更能夠使得檔案管理工作更加快捷化和方便化。另外，通過電子檔案管理的引入與應用，不僅符合了時代的發展要求，更有效的減少了不必要的成本支出，實現了事業單位檔案管理的智能化和現代化工作模式，有效地實現了檔案管理工作的改革與優化，為傳統的事業單位當管理工作注入了新鮮的活力，提高了事業單位檔案管理的工作水平，推動了事業單位的進一步發展。

2.2 建立科學的檔案信息平臺

在事業單位檔案管理工作中應用信息技術時，事業單位可以利用信息技術的優勢，建立科學有效的檔案信息管理平臺，實現檔案管理工作的順利開展。事業單位可以對全部的信息檔案進行統一的整理與劃分，分門別類劃分完成之后，把檔案中的數據信息錄入到檔案信息平臺中，對平臺進行加密管理，定期查看，有效地保證了信息資料的安全性。另外，通過檔案信息管理平臺，能夠有效地提高工作效率，在需要調出相應的文件信息時，能夠通過計算機準確及時的進行傳輸，實現資源的共享與傳遞，減少了復雜的工作流程，實現了更加高效化的工作。不僅如此，通過把紙質的打信息資料傳輸到檔案信息管理平臺中，能夠延長檔案資料的保存時間，減少紙質檔案破損，導致資料丟失和損壞的問題發生，保證了檔案管理資料的準確性和完善性[1]。

2.3 構建科學合理的單位檔案管理制度

在單位檔案管理工作中應用信息技術時，為了保證信息技術的應用效果，事業單位要根據不同類型的檔案管理來構建科學合理的管理制度，使檔案管理的制度符合信息技術的應用。在單位檔案管理制度中，事業單位要針對每一個信息化的工作環節進行明確規定，保證信息技術在他管理全過程工作中的應用，避免數據錯誤問題的發生，提高工作質量與工作效率。另外，事業單位還要根據內部的工作人員情況，制定工作人員的管理制度，實現對每一個工作人員的監督與管理，把每一項單位檔案管理工作環節通過信息化技術科學準確的完成，減少錯誤管理問題的發生，實現信息技術在單位檔案管理中的合理應用，充分發揮信息技術的作用[2]。

2.4 加強對信息技術的管理與監督

為了保證事業單位檔案管理工作中信息與資料的安全性，要加強對信息技術應用過程中的監督與管理，避免資料與信息的泄露，防止病毒的入侵。首先，在應用計算機進行檔案管理時，應該聘請專業人員對計算機進行重組及檢查，保證計算機系統的安全性，在應用計算機時，還應該安裝相應的安全軟件等等，抵擋病毒和黑客的入侵，實現對檔案文件的永久性保存與管理，保證事業單位檔案資料的安全性。另外，國家有關部門和政府也應該針對檔案管理工作中信息技術應用方面的安全問題進行研究，必要時可以制定相關的法律法規，對網絡進行約束與管理，還可以提供一定的技術支持，保證事業單位檔案管理工作對信息技術的科學應用，實現事業單位檔案管理工作的順利開展。

3 結語

信息技術的應用對于我國事業單位檔案管理工作有著重要的意義與作用，不僅符合了時代的發展與進步，更提高了管理工作的質量與效率。事業單位可以借助信息技術的優勢，構建檔案管理平臺，制定科學的管理制度，提高工作人員的信息技術水平，進而滿足社會的發展趨勢，推動社會的發展進步。

參考文獻

[1]張麗.信息技術在事業單位檔案管理中的應用[J].現代經濟信息，2020，（1）：46-47.

[2]魏東奎.信息技術在事業單位檔案管理中的應用分析[J].企業文化（下旬刊），2019，（11） ：170.