工程建設項目檔案管理的過程控制研究

張蘇杭

摘 要：隨著我國社會經濟的不斷發展和工業生產發展水平的提高，越來越多的煉油化工工程項目投入建設，由于煉油化工屬于重大建設項目，具有投資數額大、單項工程數量多、管理層級和體系復雜等的特點，給工程建設項目檔案管理工作增加了不小的難度。要想實現規范化和系統性的項目檔案管理，關鍵就在于實施檔案管理過程控制，實現檔案管理工作前移，做好各個階段的文件管理，保證工程建設項目檔案管理的全面性和有效性。文章就主要圍繞工程建設項目檔案管理的過程控制等相關問題展開分析和研究。

關鍵詞：工程建設項目;檔案管理;過程控制研究

所謂工程建設項目檔案管理的過程控制，其本質上就是指將檔案管理工作進行前移，變后期集中式的檔案收集為分散式的過程檔案收集，把工程建設項目檔案管理的標準提前到各階段文檔制作和文件管理的階段，嚴格遵循檔案管理的規范性要求，保證各環節、各類文件與文檔的產生都能夠符合項目檔案管理標準。這樣能夠大大降低煉油化工工程項目建設檔案收集與整理的難度，從而確保工程建設項目管理檔案的準確性以及完整性。[1]下面就主要針對煉油化工工程建設項目檔案管理的要點及過程控制的相關措施進行分析，旨在為今后這類大型化工項目檔案管理工作提供一定的參考和借鑒。

1 煉油化工工程建設項目檔案管理的要點

1.1 設定組織機構實施專門管理

在我國一些大型的煉油化工工程項目則投資多達上億，在具體工程項目建設的過程中，單項工程數量多達上百個，而在管理上，又會涉及工程建設單位、承包單位、設計單位、檢驗檢測單位、供貨商及技術專利提供商等各類繁雜的單位體系，因此要做好工程建設項目檔案管理工作，做好組織協調是關鍵。[2]工程項目建設單位在實施檔案管理的過程中，就要設定專門的組織機構來進行統一領導和統籌管理。也就是說工程建設單位要在項目籌劃階段就要認識到檔案管理的重要性，成立檔案管理部門或者檔案管理工作中心，實現文件控制和文檔管理的一體化，制定統一的檔案管理標準，規范工程項目建設過程中各類文件的產生與制作等的行為，以檔案管理部門為窗口，現對項目檔案的收集與流轉控制。

1.2 重視人力資源的投入

對于煉油化工工程項目來說，要提高檔案管理水平，強化檔案管理的過程控制，關鍵還在于加大人力資源的投入。在以往工程項目建設檔案管理工作中，往往存在著缺乏經驗豐富的專業文檔管理人員的問題，在實施具體的文檔收集和標準化管理的過程中顯得力不從心，要改善這一現狀首先就要求工程項目建設單位要根據項目的建設規模來分析檔案管理的難易程度，在此基礎上優化人力資源配置，保證有足夠的專業人員參與到檔案管理工作中來，構建一支專業化的檔案管理人員隊伍。[3]其次就是要針對檔案管理人員組織必要的培訓，通過授課或者幫帶等的形式使其盡快的熟悉煉油化工工程建設項目的管理模式以及特點，從而對各個階段所涉及的檔案種類、數量和文件形式有足夠的了解和掌握，從而為工程建設項目檔案管理工作的有效開展奠定重要基礎。

1.3 構建完善的項目檔案管理制度

構建完善的項目檔案管理制度是實施工程建設項目檔案管理的重要保障。首先是要求工程建設單位建立相應的文件管理制度。煉油化工建設項目立項、審批以及招投標等各個階段都會生成相應的文件，為防止這部分前期文件的丟失和制作混亂，就必須要有檔案管理人員進行統一的負責管理，包括文件編碼、審核、版本制作、流轉以及保存管理等，都要遵循相應的文件管理制度流程以及管理規范。[4]其次就是要針對施工單位建立專門的文件管理制度，針對施工的內容，對于在施工過程中的設計文件、施工文件、監理文件等進行明確的格式、份數以及質量等的規定。最后就是要建立有效的歸檔驗收制度。主要是針對文件的完整性、成套性、規范性以系統性來進行標準化的審查。

2 煉油化工工程建設項目檔案管理的過程控制措施

2.1 合同控制

要做好煉油化工工程建設項目檔案管理的過程控制，首先就要從合同控制入手，保證工程項目建設單位與施工單位在簽訂各類工程項目合同的過程中，都能夠遵循相關的檔案管理標準要求。要做到這一點第一就是要實現合同細分，煉油化工重大工程項目的合同簽訂主要就分為工程總承包合同、設計合同、采購合同、施工合同、監理合同等，在進行簽訂的過程中要針對文檔管理來設立專門條款，明確各類項目文件制作內容、質量、格式、版本以及份數時間要求等等，保證文件編制的合理性。第二就是要明確文檔管理的責任，工程項目建設單位可以將檔案的制作收集和整理納入最終的結算考核內容當中，如果在進行檔案管理的過程中發現施工單位或其他合作單位的相關項目文件編制存在疏漏或者與工程建設不同步，那么則可以按照合同規定的責任要求給予一定的懲罰，這樣能夠極大的提升檔案管理的有效性和積極性。

2.2 變動控制

要實現對工程建設項目檔案管理的過程控制，還要做好檔案管理的變動控制工作。對于工程建設項目檔案管理來說，其所設定的檔案管理內容以及檔案管理的標準規范并不是一成不變的，而是要根據工程建設項目的施工進度以及單位工程項目的調整來進行相應的調整。因此這就要求檔案管理部門在實施檔案管理的過程中，一定要建立動態化的檔案管理機制，[5]針對建設過程中存在的一些特殊情況和變動現象，了解管理模式及特點的變化，來適時的調整檔案管理體系，從而提升工程建設項目檔案管理的有效性與適應性，保證文件的制作、檔案的收集和整理能夠與工程建設項目保持同步。

2.3 執行控制

要做好工程建設項目檔案管理的過程控制，對執行過程進行監督也是十分有必要的。檔案管理部門制定了統一的標準和文件管理程序，但要保證這些標準和程序的有效落實，就必須要進一步強化監督，確保相關標準和規范的有效執行。[6]在進行檔案管理執行控制的過程中，可以借助于先進的信息技術，開發相應的檔案管理信息平臺，不僅能夠實現對各類文件流轉的跟蹤管理，同時還可以提供各類文件的制作模板，明確文件內容編制的要求，在統一的信息平臺上實現檔案的收發，不僅能夠提升檔案管理工作效率，還方便檔案管理工作人員能夠及時的審查和調取相關的文檔，對于其中存在的不規范問題進行全面檢查，從而切實提升檔案管理質量。

2.4 進度控制

對于煉油化工項目實施檔案管理的過程控制，還要做好進度控制等的相關工作。要保證項目檔案管理工作同工程項目建設的協調性和適應性，就要針對檔案管理來構建督辦機制和評價機制，對于檔案管理部門及其工作人員的工作進行有效監督，避免檔案積壓，實施定期考核，確保檔案管理有序和有效運行。

3 結語

工程建設單位把握好檔案管理的要點，從合同編制、工程變動、執行監督以及進度管理等各方面予以過程管控，能夠進一步完善工程建設項目檔案管理體系，提升檔案管理質量和水平。

參考文獻

[1]吳鏡鏡.加強工程建設項目檔案管理工作的探討[J].科技風，2020（09）：123.

[2]閆秀敏.如何強化建設項目檔案全過程控制管理工作[J].城建檔案，2020（03）：54-55.

[3]郭香花.重點工程建設項目檔案管理工作的實踐與思考[J].傳媒論壇，2020，3（03）：98+100.

[4]王曉紅，李志強.探析新形勢下建設項目工程檔案管理[J].辦公室業務，2020（02）：127+129.

[5]陳小才.重點工程建設項目檔案管理工作探究[J].城建檔案，2019（12）：49-50.

[6]王魏英.工程建設項目中文書檔案管理的探討[J].城建檔案，2019（11）：58-59.