文書檔案管理辦公自動化應用研究

王薇

摘 要：隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，當前文書檔案管理必須要緊跟時代的步伐不斷的進行改革和創(chuàng)新。其中文書檔案管理辦公自動化具備一定的優(yōu)勢，有利于節(jié)省操作時間，提高文書檔案管理的工作效率，滿足當前現(xiàn)代化辦公的需要。因此本文主要結合目前文書檔案管理中辦公自動化存在的實際問題，從而針對性的提出文書檔案管理中辦公自動化的應用策略。

關鍵詞：文書;檔案管理;辦公;自動化

結合實際調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的文書檔案管理工作主要是通過人手工進行操作，從而達到預期的目標，其耗費的時間相對較長，成本較高，因此在計算機技術快速發(fā)展的背景下，我們必須要注重辦公自動化系統(tǒng)的有效運用，從而提高處理信息的效率，滿足現(xiàn)在辦公的實際的需求[1]，因此我們必須注重辦公自動化系統(tǒng)的不斷推廣，從而優(yōu)化資料收集等一系列的工作。

1 文書檔案管理中辦公自動化的應用優(yōu)勢

1.1 有利于提高辦公效率

結合實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，通過在文書檔案管理中應用辦公自動化，有利于方便對文書檔案進行管理，提高了辦公效率[2]。在充分運用辦公自動化的過程中，能夠將文件和生成過程中的信息納入相關的文檔中，從而使文檔管理的資料更加節(jié)省時間，使得辦公效率不斷提升。

1.2 有利于實現(xiàn)電子文件數(shù)據(jù)存儲

目前，在運用辦公自動化的過程中，我們能夠對文件檔案管理中，加強對電子文件數(shù)據(jù)方面的存儲，這與傳統(tǒng)的文件檔案管理來講有一定的優(yōu)勢，便于文書檔案的傳遞和使用，同時也能夠避免文書檔案出現(xiàn)損壞或丟失等各種現(xiàn)象出現(xiàn)，使得文書檔案的安全性較高，從而為文檔資源實現(xiàn)共享奠定了良好的基礎。

1.3 有利于降低管理難度

在文書檔案管理的過程中，充分利用辦公自動化，使得在文書檔案整理的過程中分類更加便捷，有利于建立信息數(shù)據(jù)庫，在對文書檔案搜集的過程中，其檢索時間有效的縮短[3]。同時，也能夠保證檔案信息和檔案載體不斷分離，實現(xiàn)關鍵信息共聯(lián)的目標，保證服務功能的不斷優(yōu)化。

2 文書檔案管理中辦公自動化的應用問題

2.1 電子檔案應用中隱藏問題較多

目前結合實際調(diào)查發(fā)現(xiàn)，雖然在文書檔案管理中應用辦公自動化具有較多的優(yōu)勢，但同時也存在著一定的問題，在實際應用的過程中，由于工作人員通過計算機操作可能會出現(xiàn)一定的失誤，那么會使電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題最終帶來一定的影響。同時電子檔案資源屬于開放狀態(tài)，所以，如果文件不能夠很好的進行隱藏，那么也會受到外界各種客觀因素的影響，最終導致電子文檔可能會被病毒損害，導致信息丟失[4]。除此之外，目前由于網(wǎng)絡病毒相對較多，且存在黑客侵入等各種狀況，因此，這使得檔案信息的安全性受到較大威脅，我們必須要注重電子檔案的安全性研究，避免各種重要文件被損壞或者是被盜用。最后，當前的電子檔案在信息存儲的過程中，其載體呈現(xiàn)出多元化，在信息讀取的過程中，只有通過指定的計算機設備才可以獲得，所以電子檔案信息對計算機的軟硬件，常常存在依賴性，我們必須避免計算機軟件出現(xiàn)問題，否則可能會出現(xiàn)信息丟失等狀況，使得電子檔案的使用壽命過短，無法達到預期的使用時限。

2.2 文書檔案管理人員自身素質(zhì)較差

目前在信息技術快速發(fā)展的過程中，由于文書檔案管理人員不能夠很好的學習計算機操作等各方面的技巧，導致對文書檔案進行管理中并不能夠從容的使用辦公自動化系統(tǒng)[5]。而相關部門對于文書檔案管理人員也不能夠及時的進行培訓，導致管理人員的專業(yè)素養(yǎng)較低，不能夠完成電子檔案管理工作。除此之外，文書檔案管理人員常常受到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的影響，難以勝任運用辦公自動化技術對文書檔案進行管理，管理人員綜合素質(zhì)水平不達標。

3 文書檔案管理中辦公自動化的應對策略

3.1 重視電子檔案存儲設備和網(wǎng)絡的安全

目前，檔案管理單位必須要結合存在的問題，對內(nèi)部的計算機軟硬件不定期的進行檢查和更新，避免出現(xiàn)信息泄露等各種狀況。同時，檔案管理單位可以在內(nèi)部設置文件管理的監(jiān)察專員，能夠對存檔的文件不斷的進行更新和備份，提高文檔的安全性，加強對網(wǎng)絡的維護，避免黑客的侵入，做好相關的隔離防護措施，可以利用路由器方式對檔案的IP地址等進行隱藏或屏蔽，選擇性的允許部分地址訪問網(wǎng)絡，并對相關的網(wǎng)絡數(shù)據(jù)及時的進行篩查和過濾，對于出現(xiàn)的網(wǎng)絡攻擊也要及時的進行警告，提高電子檔案存儲過程中設備和網(wǎng)絡的安全程度。

3.2 重視提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

目前，檔案管理單位必須要對辦公自動化的各種環(huán)境進行改變，加大內(nèi)部硬件設施的有效投入，不定期的對管理人員進行培訓，使其掌握設備的熟練操作，提高檔案管理水平[6]。同時，檔案管理部門必須要加強工作人員的自學能力，保證他們在接受專業(yè)培訓的前提下保證管理人員能夠樹立終身的教育機制，激勵管理人員通過自主學習來獲取新的知識，掌握操作辦公自動化系統(tǒng)的技能，提高和培養(yǎng)管理人員的綜合素養(yǎng)。最后，我們要重視檔案管理部門和區(qū)域之間的緊密合作，從而讓管理人員與其他單位內(nèi)部的人員建立緊密溝通的關系，并吸取進行文書檔案管理的先進經(jīng)驗，突破傳統(tǒng)文書檔案管理當中存在的弊端，從而在文書檔案管理中應用自動化時不斷的進行創(chuàng)新，保證檔案管理工作水平的進一步提升，最大限度的提高文書檔案的使用效率。

4 小結

綜上所述，辦公自動化在文書檔案管理過程中扮演著重要的角色，有利于方便歸檔，提高工作效率，同時也能夠加強電子文件數(shù)據(jù)的存儲，從而使文書檔案傳遞和利用更加方便，能夠減少對檔案的管理難度。但是，檔案管理部門也要重視應用過程中存在的各種問題，積極的采取應對措施，保證文書檔案管理應用辦公自動化水平的不斷提升，實現(xiàn)推動文書檔案管理可持續(xù)發(fā)展的最終目標。

參考文獻

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[4]宓丹.芻議文書檔案管理的辦公自動化應用[J].中國衛(wèi)生標準管理，2018，9（13）：6-8.

[5]郝磊.文書檔案管理中辦公自動化的應用[J].辦公室業(yè)務，2018（14）：174.

[6]盧燕.文書檔案管理的辦公自動化應用[J].時代金融，2018（27）：301.