高職院校檔案管理信息化建設實施理論探析

王雅麗

摘 要：檔案管理工作既是高職院校管理工作的一部分，又是提高學校工作質量和工作效率的必要條件，是維護學校歷史真實面貌的一項重要工作。管理高職院校檔案的科學規范化，是衡量一個學校管理水平的重要尺度。隨著以電子信息為核心的高科技的突飛猛進，已經進入一個電子化、信息化、網絡化、數字化的新時代，并且日益深入地影響到人們生活、學習和工作的方方面面。在新的發展時期，高校檔案工作作為高職院校文化建設的重要組成部分，為學校的教學、科研和黨政管理等項工作服務，充分發揮學校檔案在高職院校教育事業中的作用。因此，高職院校檔案管理向新模式的轉變已是勢在必行。

關鍵詞：高職院校檔案;檔案信息化;數字化檔案;信息化建設

1 高職院校檔案管理信息化實施的現實意義

檔案數字化即是將大量紙質文檔通過先進的電腦設備轉變成可供電腦方便查閱的電子影像文件。隨著電子計算機、電子載體和網絡技術的應用和發展，檔案信息資源是全球、國家、區域信息的一個重要組成部分。在當今信息公開程度越來越高的形勢下，檔案的文化性質和社會性質逐步強化，利用的范圍和對象將逐步擴大。在這個信息時代，只有當檔案信息資源在社會主義現代化建設中發揮重要作用時，檔案和檔案工作的意義和價值才能充分地全面地展現出來。作為管理和擁有檔案信息資源的高職院校管理部門，要更好地適應形勢發展的要求，著眼未來，運用數字化、信息化技術，從以下幾方面對高職院校檔案進行數字化建設。

1.1 更好地管理和收集檔案材料，利于檔案的長期保存、節省檔案存放空間

眾所周知，紙質載體檔案是最原始的證據材料，這一點是它的客觀性的體現，而相對于檔案紙質載體的有效保存就顯得尤其重要。通常，傳統的紙質檔案的收集、查閱方式是利用者需要到相關檔案保管部門進行現場的查閱，摘錄或復制自己所需要的信息。這樣的利用方式不僅浪費了大量的人力和時間，還影響了檔案的利用效率，并且加重了紙質檔案的磨損，檔案數字化管理給搜索、查找、即時閱讀檔案帶來的便捷是毋庸多言的，它能夠簡化并極大提高高職院校檔案管理的質量和效率。

1.2 有效保護紙質檔案，方便多次利用，利于高效管理和快速查閱

許多紙質或其他實物檔案，由于年月已久，只要動一動就會散裂或塵化，損毀風險極大，通過數字化采集圖片、視頻、尺寸、材質、介紹、文字描述等內容就可以在未來相當長一段時期保證原始檔案的完好性，并且便于供需要的人進行利用和參考。使高校檔案管理工作變得更加安全、方便、快捷與高效。

1.3 利于數據共享，提升發展速度，形成完整的檔案信息網絡

數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點、任一時間只需有一臺聯網的電腦，即可進入檔案管理系統查閱自己需要的檔案信息。有些高職院校將檔案數字化管理系統連接了學校辦公自動化設備，從而實現了檔案數據庫與檔案原件及其存放位置的一一對應，方便快速取閱。

2 高職院校檔案數字化存在的問題

在經濟發展較好的一些地區，高校的檔案管理平時都是在檔案管理網絡上，文書處理部門將收文或發文，都掃描到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上分組傳閱自己相關的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案管理部門移交一份分類組卷清單，把檔案信息及數據通過網絡，按照檔案數據格式的要求，將數字化的檔案導入到檔案管理系統的數據庫中即可，從而簡化了檔案管理人員的數據錄入工作。這在高校的科研、教學、設備等各類檔案管理中同樣適用。然而，在諸多經濟發展相對落后的地區，由于受到很多客觀條件的限制，一些高職院校的檔案管理依然采用相對傳統、滯后的檔案管理模式。許多檔案在各部門形成的初期時，只是經過計算機簡單的處理，然后直接移交給檔案管理部門，而真正檔案信息化和數字化的大量工作仍是在檔案管理部門完成，例如掃描、修圖、上傳數據、編制電子文件的檔號、檢索等工作程序。而在高職院校檔案數字化建設過程中，常常遇到以下一些問題：高校檔案數字化建設沒有統一的標準、管理機制的落后、檔案管理軟件無法統一規范、基礎設施配備不齊全和技術支持不滿足、檔案數字化專業人才的短缺以及缺乏對檔案專業人員的信息化技術培訓和繼續教育的投入，等等一系列的困難和問題跟不上新形勢發展的要求，成為高校檔案數字化發展的“瓶頸”，制約著高校檔案數字化發展建設的步伐。

3 對高職院校檔案數字化建設的應對措施

高校檔案信息數字化、網絡化恰恰是提高師生員工對檔案關注力的有效手段，同時又可以提高高職院校檔案的管理效率。具體從以下幾方面采取應對措施：

3.1 要增強高職院校檔案數字化建設的緊迫感，加快檔案數字化建設進程

做好高職院校檔案管理工作的目的是立足于我國現代化管理的現狀，吸收和借鑒優秀的高校檔案管理工作研究成果，不斷適應檔案管理工作的新形勢，高職院校檔案管理部門必須面臨新形勢的挑戰，適應電子文件歸檔管理的迫切需求，著眼于高校檔案工作的可持續發展，探索高職院校檔案數字化建設道路，實現高職院校的歷史檔案與未來檔案的有機鏈接。要完成這一重要歷史跨越，是我們這一代高校檔案工作者必須承擔的歷史職責。

3.2 統籌規劃檔案系統資源的建設資金，把檔案數字化納入高職院校信息化建設的總體計劃

經費不足是影響檔案館走向網絡化的最大障礙。加大投入取決于學校領導對檔案管理部門的地位和作用的認識程度。作為高職院校檔案信息服務中心的管理部門，其地位和作用日益突出，學校領導和有關部門已經初步認識到檔案館網絡建設的重要性和緊迫性。領導的重視，預示著經費的加大投入。近年來，許多高職院校撥專款給檔案管理部門購置了性能較好的計算機、掃描儀、光盤刻錄機、激光打印機等設備，基礎設施建設得到了極大改觀。

3.3 建立高職院校信息互通兼容系統，使數字化檔案在通用標準下順暢轉換

高職院校檔案管理的初衷和歸宿是它的服務價值，利用它來正確指導學校教育教學、黨政管理各方面工作的開展和進步。新時期，高職院校檔案管理部門必須以高速發展的信息科技為依托，盡快轉變檔案管理服務模式，創新服務方式。要以室藏檔案信息資源為服務內容，從社會需求、學校需要的角度站位出發，把高職院校的內外利用者作為服務對象，為高職院校檔案的開發和利用創造一個廣闊的空間，實現高職院校檔案信息資源的共享。

4 結束語

高職院校檔案管理的實質目的在于充分發揮檔案的作用，合理有效地利用，體現高職院校檔案的自身價值，立足于我國現代化管理的現狀，吸收和借鑒優秀的高校檔案管理工作研究成果，實現檔案的資源共享，不斷適應檔案管理工作的新形勢，要完成這一重要歷史的跨越，是我們這一代高校檔案工作者必須承擔的歷史職責。因此，只有全力做好檔案管理工作，才能為社會和高校的全面進步，提供優質、高效的檔案服務。

參考文獻

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