信息化時代人事檔案信息管理的現狀與對策

謝燕清

摘 要：信息時代網絡計算機技術快速普及，各行業的工作效率顯著提升。在人事檔案管理中應用信息技術無論是對提高檔案管理水平還是工作效率均具有重要的顯示意義。但是從目前我國人事檔案信息管理的情況來看仍然存在諸多亟待解決的問題，接下來筆者以此為基礎探討了信息化時代人事檔案信息管理對策，以期能起到完善人事檔案管理的作用。

關鍵詞：信息化時代;人事檔案信息管理;現狀;對策

科學技術快速發展背景下信息技術已經廣泛應用于各行各業。信息化水平提高的同時其在生活與工作中的應用也逐步凸顯。從我國檔案管理內容分析，人事檔案是一大特色，記載了一個人生活、學習以及工作等經歷，全面展現了個人檔案。人事檔案管理直接關系著社會對人才的選拔，有利于推動社會的進步與發展。當前背景下，人事檔案信息化管理應積極應用信息化管理，這符合時代發展方向，也有利于做好人事檔案信息管理工作。

1 信息化時代人事檔案信息管理現狀

1）監督意識不強。部分企業在人事檔案管理過程中由于缺乏強有力的監督，所以人事檔案管理效率并不理想，無法發揮信息技術在人事檔案管理中的價值;同時沒有明確規定檔案管理人員與檔案之間的關系，阻礙了企業人事檔案管理的發展[1-2]。還有部分企業僅依靠行政部門進行監督，檔案管理效率不高，加上企業高層對其不重視，因此檔案管理很難變得制度化與規范化。

2）沒有意識到檔案管理的重要性。當前企業中從事人事檔案信息管理的工作人員對自身工作認識不足，沒有意識到檔案管理的重要性，并不利于企業長遠發展。各個部門沒有完善的人事管理體系，使得各個部門變成獨立個體，加之沒有有效溝通與交流，這一定程度上也會加大人事檔案信息管理工作難度[3]。此外，也有一部分檔案管理人員為其他部門臨時外調人員，這部分工作人員沒有專業的人事檔案信息管理知識，直接阻礙了檔案信息管理工作的順利開展。

3）沒有完善的人事信息檔案管理制度。當前是信息化時代，企業對人事檔案進行信息化管理是離不開制度的支撐。但是從當前的情況來看，檔案管理人員并不重視人事檔案信息化管理，導致信息化制度標準存在不完善與不統一的問題[4]。主要表現在制度標準與企業的實際情況以及發展方向不符合，在信息化管理人事檔案時沒有統一規范標準，并不利于提高企業但是檔案信息化管理能力。

4）檔案管理人員素質有待提升。對企業事業單位人事檔案進行信息化管理也是實現人事檔案信息管理改革與創新的關鍵。從傳統的教育分析，人事檔案管理人員基本上都掌握了基本的檔案管理知識，但對信息化管理模式的缺乏了解。同時，人事檔案信息管理主要依賴于計算機信息技術，這就需要工作人員除了掌握人事檔案管理相關的知識之外還要掌握一定的信息技術。

2 信息化時代人事檔案信息管理對策

1）提高管理人員綜合素質。人事檔案具有很強的政治性、專業性以及機密性，材料份數多且復雜，要想實現信息化管理目標需要提高管理人員綜合素質，要求其在具備較高專業素養與政治素養的基礎上掌握現代化操作技術、檔案業務知識等，如此才能做好人事檔案的存放與管理工作，提高人事檔案維護與管理效率。可見，只有建設一支專業的人事檔案管理人員，提高其管理水平才能滿足時代發展的需要。因此，企業事業單位人事檔案管理人員應主動學習，掌握現代化、信息化技術，提高自身綜合能力，成為雙重知識結構的復合型人才。因此，企業事業單位應壯大人事檔案管理隊伍，選擇專業知識過硬的工作人員作為檔案管理人員，同時加大對其培訓力度，給其更多學習機會，提高其綜合能力[5]。

2）建設信息化系統。當前是信息時代，企業事業單位在人事檔案管理者除了需要專業檔案管理人員記錄、查閱以及儲存檔案等，還需要將數據儲存于數據庫中，實現信息化管理目標。因此，企業事業單位要制定完善的人事檔案信息化系統，這就需要企業事業單位以部門為基礎對人事檔案進行分類管理，同時在記錄、保存與查閱時有效應用信息化系統，為提高人事檔案管理工作效率奠定基礎。

3）完善檔案管理制度。當前人事檔案管理中仍然存在不適應新任務、新情況以及新形勢的規章制度，很有必要進行相關改革，通過建立科學的檔案管理制度，促進檔案管理更加規范化與制度化。在搜集檔案時要保證及時性，還要確保檔案完整;在鑒別檔案時應嚴格遵循“去偽存真”的原則;科學嚴謹的整理檔案;借閱檔案時應結合實際情況，將人力部門與其他部門區別對待，確保檔案安全;及時更新檔案，注意及時補充并搜集檔案內容。只有保證企業事業單位人事檔案的有效性、真實性以及嚴肅性才能更好的促進人才流動，合理配置資源，為企業事業單位人力資源服務，為實現信息化人事檔案管理目標起到促進作用。

4）強化人事檔案管理人員保密意識。檔案管理過程中可能存在信息泄露的問題，一旦出現此類問題就會造成嚴重的后果，甚至給企業事業單位造成較大經濟損失[6]。出現這種問題主要與檔案人員沒有形成強烈計算機保密意識有密切聯系。因此，企業事業單位要加大力度培養檔案管理人員保密意識，讓其學習計算機有關的保密技術，自覺規范檔案管理人員行為，切實做好信息保密工作。

5）科學實施內部考評機制。企業事業單位應依據自身需要制定完善的規知制度，應用公正、規范以及協調的監督體系考評人事檔案信息管理效率，建立完善的獎懲制度。建立考評制度需要以公益性為前提，之后再考慮經濟效益。對于部分在工作中表現出色的員工應給予物質與精神獎勵，根據企業情況適當擢升;對平時工作效率較低，且存在泄漏檔案或販賣檔案信息的工作人員進行降級、懲罰以及匹配;對工作中存在違法犯罪的人要依法追究其法律責任。

6）創新人事檔案信息管理工作。創新是檔案事業發展的關鍵，只有創新檔案工作才能更好的適應社會的發展，推動其可持續發展。因此，可以通過幾點進行創新。首先，創新服務方式。檔案工作的宗旨是為人民服務，突出了檔案工作的作用[7]。傳統的檔案管理中服務內容比較內向，但是信息化時代下檔案服務內容逐步擴大，因此必須要樹立市場經濟意識，開辟檔案創新領域，確保檔案工作服務的全面性。其次，創新管理方式。傳統模式顯然無法適應社會的發展，因此很有必要進行創新。比如可以創設人事檔案微信群，為檔案工作人員搭建良好的交流平臺，搭建方便快捷的渠道。建立電子檔案后需要保管好實體檔案，之后將信息錄入計算機中，最后再綜合分析，提高檔案檢索、查詢等操作的便捷性。

3 結束語

信息技術快速發展背景下為推動人事檔案信息化管理提供良好的基礎，同時還有利于提高人事檔案管理效率。目前我國已經明確了人事檔案管理信息化方向，在信息技術逐步先進的背景下很有必要科學合理管理人事檔案信息，給企業事業單位營造良好的發展環境，促進企業事業單位可持續發展。

參考文獻

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[2]于力.探析新時期下人事檔案的電子信息化管理[J].中小企業管理與科技，2017（19）：35-36.

[3]喬靈敏.人事檔案信息數字化管理面臨的問題與對策探究[J].知識文庫，2016（15）.

[4]張小蘭.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策建議[J].卷宗，2015，5（12）：61-61.

[5]劉振榮.人事檔案信息化管理面臨的挑戰及對策[J].中國科技縱橫，2017，000（018）：238-239.

[6]張宏圖.人事檔案信息化管理面臨的挑戰及對策探討[J].辦公室業務，2016，000（012）：153.

[7]龍彥.論大數據時代高校人事檔案管理面臨的挑戰及對策[J].中國管理信息化，2017（21）：147-148.