人工智能對檔案管理的影響及發展建議

史天漪

摘 要：近年來我國的互聯網和智能產業在迅猛發展，尤其是對于人工智能行業來講，各方面都正在發生著日新月異的變化，并且相關的學者認為人工智能技術是未來一段時間內科技發展的主流，因此如何能夠讓人工智能技術更好的融入到生活當中，為人類服務也是各大科學領域和商業人士都在研究的問題。而檔案管理部分屬于國家或企業的工作靈魂，其記錄著工作人員以及各個項目的各項數據，因此更加需要新技術來開展管理與服務，如何能夠在人工智能發展的大背景之下將其應用在檔案管理當中也是這兩部分負責人員應當努力思考的方向。

關鍵詞：人工智能;檔案管理;應用探析

人工智能技術具體來講是模擬并延伸人的理論方法的一門技術科學，其在日常生活中的應用可以在語言和圖像識別，語言處理和專家系統等方面。在我國的人工智能發展規劃當中，也指出到2020年需要將人工智能的整體水平發展到與世界同步，并且為改善民生做出自己的貢獻。而檔案管理工作，不管是對于國家的檔案管理來講，或者是對于企業的檔案管理部門來講，都起到著至關重要的記錄內容于數據分析的作用，因此就可以將人工智能技術與之相結合，使其更加能夠發揮其核心作用。本文就將從以下幾個方面來探討在檔案管理過程當中應用人工智能的重要意義，以及如何在新時代下將檔案管理與人工智能更好地結合起來。

1 在檔案管理中應用人工智能的重要意義

在目前的檔案管理過程當中，由于檔案的數量不斷增大，分類的方法也不斷增加，因此僅僅靠人工去進行檔案管理的話會造成極大的不方便，因此使用人工智能最重要的意義是通過這項新技術的應用，創新管理方式提高服務效率[1]。人工智能技術在1956年誕生以來發展到今天已經取得了十分顯著的成果，在語音圖像識別、文本處理等方面都已經超越了人類所能夠達到的極限，因此在應用的過程中可以有效地處理大規模的檔案素材也可以按照單位的不同要求進行分類處理。不管是我國還是世界來講，都已經慢慢的能夠正視人工智能的重要作用，并將其與實際生活結合，幫助人類來完成一些復雜或者是困難的工作。因此對于檔案管理來講也應當以開放的心態去擁抱新型技術，以一個未來發展的眼光去看待人工智能技術在檔案管理當中的作用，并實際的操作起來這樣有利于順應內外部的時代要求，推進新技術的升級與應用，并且使本單位的檔案管理工作得到創新，服務效率也能夠得到提升，因此這是未來努力的發展方向，具有重要的劃時代意義。

2 人工智能在檔案管理中的具體應用建議

2.1 應用于檔案信息的收集與檢索工作

對于檔案管理工作來講，第一個步驟就是收集。但由于目前電子信息或者是圖像已經成了爆炸式增長，在目前的人工或是電子計算機處理環境之下，給相關的工作人員帶來了極大的壓力，因此就可以利用人工智能的智能收集技術來提高信息的收集效率[2]。其具體操作功能是在網絡當中抓取到關鍵的文檔信息，并轉化為管理員所需求的格式。不僅如此，在此過程中還可以進行相應的真實性完整性的檢查，甚至可以以音頻和圖像的形式來進行存儲。因此，檔案管理工作人員只需要輸入自己想要什么樣的信息，剩下的都可以交給人工智能完成，這對于檔案管理工作的效率來講是一個質的飛躍。

上文當中已經提到，人工智能有一個很重要的功能，就是自然語言的處理，其可以包括翻譯、信息檢索和計算等等，也就是說檔案的工作人員只需要利用這個功能，對于檔案具體信息進行分類之后就能夠快速的找到自己想要的信息在什么地方，甚至能夠定位在具體的哪一頁，因此這對于檔案管理人員的工作來講大大的提高了效率非常有利于工作的開展。

2.2 應用于檔案安全工作

對于檔案管理來講，除了要正常的收集數據并且儲存在相應的系統當中之外，管理員還需要負責檔案的安全，包括實體的安全和虛擬網絡方面的安全。對于實體安全來講，傳統的檔案管理是使用保安或者是攝像頭等技術，對于想要危害檔案安全的人實施實時監控，可是在目前的狀況下，這些簡單的傳統監控系統已經沒有辦法完全的防范風險，因此就可以需要人工智能技術來進行物理上的安全防范[3]。包括人臉識別和指紋識別技術，使得只有真正的檔案管理人員才能夠進入到檔案室當中，以及對于周圍人進行人臉識別，一旦發現了潛在的風險，就可以通知相關的安保部門進行解決。

而在網絡虛擬安全方面，對于數字檔案的保護也不是傳統的方式，能夠解決的。由于信息量已經得到了爆炸式的增長，因此保護海量的數字信息也不是由管理員一個人能夠做到的，此時就需要一種更為安全又高效的網絡管理手段，人工智能就是首選。在人工智能所負責的方面，將采取分布式儲存云管理等方式，能夠在管理員的控制之下進行加密，只有輸入正確的密鑰才能夠調取檔案，這樣在網絡世界當中就多了一層保障。同時對于計算機系統也可以進行人臉識別技術的應用，保證只有管理員才能夠調取檔案，在這樣的環境之下，數字檔案信息就得到了相應的保證。

2.3 應用于檔案的分析工作

人工智能系統還有一個重要的功能叫做專家系統，其本質上是一個計算機的程序，根據某個領域專家的相關專業知識和經驗，能夠幫助人類來處理簡單的問題[4]。因此這個系統在檔案管理當中起到了至關重要的作用，由于檔案數據的積累是本質上幫助相關的工作人員進行相關問題的評估，因此在評估的過程中就可以采用專家系統的意見。通過這種方法，對于有共性的相關問題進行統一的計算分析，能夠彌補傳統方法效率慢、容易出現失誤等問題，大大提高檔案管理工作的運行效率。

同時這項技術也可以對于一些疑難問題給出建議，由于專家系統的本質是將其中隱性的和共性的數據知識挖掘出來，并轉化成一種理想的現實處理方式，因此檔案工作人員就可以根據這項系統所給出的建議再結合具體問題的具體情況進行操作，這樣能夠相當有效的解決疑難問題，并且給出相對于較為合理的方案。

3 結束語

我國已經緊緊把握住了時代的脈搏，正式將人工智能產業的應用和發展與國家發展戰略連接到一起，因此在這個大背景之下，相關企業和部門的檔案管理工作也應當落實這項政策正式與人工智能技術相結合，通過這種方式能夠大大提高信息的收集安全儲存與處理的效率，對于日后的工作來講也會起到著巨大的作用。在此過程當中也會遇到一定的風險和困難，相關工作人員應當把握主體脈搏，客服細小困難，由此才能夠推進人工智能技術在我國各項工作當中的落實與應用，并對于我國整體的信息安全與國家戰略安全作出貢獻。當然要想更好地發揮人工智能作用，相關的檔案管理部門也應當對于工作人員和技術操作人員給予一定的培訓，這樣才能夠更好的發揮其積極作用，減少在工作當中可能會出現的問題和矛盾。

參考文獻

[1]張軍君.人工智能在檔案管理工作中的應用進展研究[J].江蘇科技信息， 2019，36（07）：34-36.

[2]李子林，熊文景.The Influence of Artificial Intelligence on Archives Management and Development Suggestions%人工智能對檔案管理的影響及發展建議[J].檔案與建設， 2019， 000（006）：10-13，9.

[3]史豪華.探析人工智能在城建檔案管理中的應用與發展[J].科教導刊-電子版（下旬），2019，000（007）：246.

[4]程冠與岑梓珩，鞏笛，等.人工智能對法院信息化改革的影響——關于人工智能背景下智慧法院實踐現狀與優化模式探究的調研報告[J].神州，2017：246.