電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的應用

何靜 陳峰 劉宏亮

摘 要：隨著科學技術的不斷發展，為人們的日常生活，提供了極大的便利。而計算機技術的普及，使各行各業的工作效率，得到了大幅度的提升。檔案管理作為社保工作中的重要組成部分，不僅能夠為社保工作提供信息依據，還能夠促進社保工作的有序開展。提升社保檔案管理水平，不僅能夠提升社保人員的工作效率，還能夠使參保人員的信息得到更好的保障。電子檔案和條形碼技術的應用，大幅度提升了社保人員的工作效率，使社保檔案管理工作得到良好的開展。筆者利用電子檔案和條形碼技術的內容及特點，結合電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的優勢，淺談一下電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的應用措施和注意事項。

關鍵詞：電子檔案;條形碼技術;社保檔案

1 電子檔案和條形碼技術的內容及特點

電子檔案的誕生，為我國的企事業單位提供了一種全新的檔案管理方法。相比傳統的檔案管理方法，電子檔案不僅能夠減少信息資料的占地面積，而且還能夠通過分類整理的方法，對信息資料進行高效的存儲。在工作人員進行資料查找時，能夠通過搜索關鍵詞的方法快速找到，大幅度提升了工作效率。而且電子檔案備份方便，存儲時間較長，受自然因素的干擾較少。而條形碼作為近些年我國商品銷售過程中常用的技術，通常出現在商品的外包裝，是由一條寬度不等的多個黑條和空白區域組成[1]。條形碼技術的使用不僅能夠減少超市售貨員的處理時間，還能夠提升商品價格的準確度。而條形碼技術的應用，除了在商品銷售過程中常見的一維條碼，還有用于收付款時的二維條碼。這兩種條形碼技術，為人們的日常生活提供了便利，也提升了檔案管理工作的整體效率。

2 電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的優勢

2.1 提升社保人員工作效率

將電子檔案和條形碼技術結合，應用在社保檔案管理中，能夠大幅度提升社保人員的工作效率。首先使用電子檔案，對社保信息資料進行統一的歸納和整理。然后利用條形碼技術與電子檔案進行對接，通過掃描條形碼的形式，就可以直接進行對社保檔案的查詢和修改。這種方法的應用，大幅度縮減了社保人員的工作量，也能夠提升社保檔案查找的準確性[2]。

2.2 對社保檔案管理工作進行規范

通過電子檔案和條形碼技術的運用，不僅能夠提升社保人員的工作效率，還能夠對社保檔案管理工作進行規范。利用電子檔案和條形碼技術，能夠減少人為因素對社保檔案造成的損壞，提升社保檔案管理的整體水平。而且通過條形碼技術與電子檔案相結合，規范了社保人員的工作流程[3]。加快了對參保人員信息的處理速度，也減少了參保人員的等待時間。

2.3 加強社保檔案管理的安全性

傳統的社保檔案管理，主要是通過工作人員的記錄進行。所以當社保檔案長時間借出未歸還時，工作人員常常忘記追回。這就容易導致社保檔案的遺漏或丟失，使社保檔案的安全性降低，不利于社保工作的開展。而電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的應用，能夠及時掌握社保檔案的借出和歸還時間，有利于對社保檔案的盤查和整理[4]。通過電子檔案和條形碼技術的應用，能夠加強社保檔案管理的安全性，保障參保人員的各項權益。

3 電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的應用措施

3.1 社保檔案統一處理

利用電子檔案和條形碼技術，可以對社保檔案進行統一處理。通過將社保檔案內的各項所填的信息生成條形碼，然后通過激光打印的方式，將條形碼粘貼到社保檔案的指定位置。這樣不僅能夠減少社保人員的工作量，還能夠對參保人員的信息進行統一處理，極大的提升了社保人員的工作效率。

3.2 社保檔案精準定位

由于每個條形碼都是唯一的，所以通過掃描的方式，能夠對參保人員的信息進行自動化的登記。不僅能夠精準定位社保檔案的位置，還能夠避免登記信息時的錯誤，大幅度提升了社保工作登記的準確性[5]。而且只需要通過相應的代碼或者關鍵詞，就可以完成社保資料的查找，為參保人員提供了高效精準的服務。

3.3 社保檔案存儲備份

利用電子檔案和條形碼技術進行社保檔案管理，可以實現快速的備份。通過建立數據庫的方式，可以使社保檔案內的信息得到有效的存儲。即使原始的社保檔案丟失，也仍舊可以通過數據庫的信息進行查詢，為后續的社保工作提供幫助，使社保檔案管理得到一份安全保障。

4 電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的注意事項

雖然電子檔案和條形碼技術的應用，對社保檔案管理工作提供了巨大的幫助。但是健全的社保檔案管理制度，能夠促進社保工作的長期發展。通過完善的社保檔案管理制度，能夠對社保人員的工作進行嚴格的約束和規范，也能對社保工作中的責任進行明確的劃分。加強社保人員的綜合素質培養，能夠提升社保人員的服務意識和工作的積極性。而且對社保人員進行培訓，能夠使電子檔案和條形碼技術，在社保檔案管理工作中得到更好的應用，使社保工作得到全面的提升。進行電子檔案和條形碼技術的應用時，還應樹立良好的安全管理意識，防范社保檔案的信息泄露，使參考人員的各項權益得到有效的保障。

5 總結

檔案管理是我國社保工作中的一部分，也是整個社保工作的重點與難點。由于參加社保的人數較多，所以檔案涉及的人員信息相當繁瑣。而且隨著時間的推移，社保檔案的信息數量也在逐年增加。這不僅為檔案管理工作增加了難度，也降低了社保人員的工作效率。傳統的檔案管理方法，已經不能再適應社保工作的開展。尋找簡單快捷的檔案管理辦法，成為社保人員工作的重心。而電子檔案和條形碼技術的興起，為檔案管理工作提出了新的方向。這種新穎的檔案管理方法，通過將社保信息制作成電子檔案，然后利用條形碼技術進行精準定位，最后通過建立數據庫的方式對社保檔案進行備份。這一系列的步驟不僅能夠簡化社保檔案的工作步驟，還能夠提升社保人員的工作效率，保障社保檔案的安全性。通過對社保檔案管理制度的不斷優化和改善，能夠對社保人員的工作進行約束和規范。從而使電子檔案和條形碼技術，在社保檔案管理工作中發揮更大的作用，保障社會的和諧有序發展。

參考文獻

[1]王丹.電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的應用研究[J].蘭臺內外，2019（15）：34-35.

[2]楊一.電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的應用[J].電腦知識與技術，2017，13（09）：185-186.

[3]劉婷婷.社保檔案管理中電子檔案和條形碼技術的運用探討[J].辦公室業務，2016（24）：180.

[4]韓冬.探討電子檔案及條形碼技術應用在社保檔案管理中的有效性[J].辦公室業務，2015（23）：101.

[5]夏丹.淺談電子檔案和條形碼技術在社保檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2015（18）：91.