淺議數字化信息在婦幼保健院《出生醫學證明》檔案管理中的應用

高愛華

摘 要：隨著科技的快速變革，數字化發展逐漸改變人們的行為習慣，而傳統的檔案管理已經無法完全滿足現代社會運轉的需求。基于此種背景，本文將著重闡述數字化信息在婦幼保健院《出生醫學證明》檔案管理中的應用，希望能夠切實促進該領域的發展和進步，提高相關工作的運作效率，同時也為關心這一話題的人們提供參考和借鑒。

關鍵詞：數字化信息;出生醫學證明;檔案管理

數字化信息的發展為檔案管理帶來新的變革，其合理運用能夠有效提高檔案管理的工作效率，提升社會整體的運作效用。本文也將以此作為研究切入點，通過分析數字化信息在婦幼保健院《出生醫學證明》檔案管理中的應用，對該領域的發展具有重要的促進作用，并且還具有不可忽略的社會現實意義。

1 數字化信息在《出生醫學證明》檔案管理中應用的價值

首先，能夠有效促進資源共享。現代社會是信息的時代，關于資源的共享更是當今時代的重要問題，對《出生醫學證明》進行數字化的處理，能夠有效促進信息資源的共享，并且能夠有效突破時間和空間的限制，充分促進資源體現自身的價值[1]。

其次，能夠有效提高辦公效率。對婦幼保健院《出生醫學證明》進行數字化處理，能夠有效提高辦公效率，讓工作人員的信息搜集、查詢、統計、處理等工作更加便利，縮短工作的時間和強度，進而提高婦幼保健院的辦公效率，也有利于未來信息的對比。

再者，能夠有效促進對原文件的保護。《出生醫學證明》錄入、整理、歸檔后，在未來需要利用、查詢、整理時還需要針對原文件進行翻閱。在這一過程中，很可能造成原文件的損壞，但是在數字化處理后，則可以通過網絡平臺進行多次查詢和整理，對原文件形成了有效的保護。

最后，其本身具有極強的社會效益。信息化時代的到來，可以通過多方面數據的聯通進行大數據的利用，比如說將《出生醫學證明》的數據與相關的福利數據打通，為相關政策的制定提供數據參考和支持[2]。

2 數字化信息在《出生醫學證明》檔案管理中的應用

2.1 遵守法律法規的要求

婦幼保健院《醫學出生證明》的數字化處理，首先需要符合相關法律法規的基本要求，符合檔案整理的基本要求。在具體的操作過程中，以《檔案法》以及《檔案管理實施辦法》作為基本的行為基礎，并且還可以結合《電子文檔與管理規范》等相關的法律規范約束行為，讓數字化建設更加科學合理。

2.2 關于檔案的影像掃描處理

在針對檔案影像進行掃描的過程中，需要進行兩種格式的存儲，即JPEG格式和PDF格式，其中JPEG格式的文件主要進行備份存儲，避免未來出現文件損壞而無所查詢，而PDF格式的文件則用來進行日常的查詢和處理。在兩種格式文件的存儲過程中，還需要通過標準化的流程，比如說A3的圖像文件存儲大小不得低于800K。而彩色的掃描過程中需要進行裁邊、去底灰等處理，只有按照既定標準進行文件存儲和備份，才能保證在后期使用中得到便利，也能盡可能保證存儲數據的質量[3]。

2.3 關于著錄和補錄

一方面來說，憑借雙機檢測的方式，針對婦幼保健院的《出生醫學證明》數據庫的質量進行檢測。如果發現著錄項目存在缺失，則需要進行補錄，并且對存在的錯誤條目進行修改和完善;

另外一方面來說，著錄和補錄都需要按照規定的標準進行，做到數據的規范錄入，并且在進行數據錄入的過程中盡可能保證數據錄入的準確性，避免對后期的工作造成較大的壓力。一般來說，檔案管理過程中，著錄的錯誤率需要被嚴格控制在千分之一以下。

2.4 關于檔案信息的數字化處理

首先，在進行檔案信息的數字化處理前，需要對紙質的檔案信息進行校對，只有符合統一標準的紙質檔案才能夠進行數字化處理。在具體的加工處理過程中，需要確保電子影像與原文件的一致性和完整性，并且保證電子影像的清晰度。

其次，在進行紙質資料掃描的過程中，需要確保紙質檔案的放置足夠端正，確保能夠將全部資料進行掃描，避免遺漏。針對部分質素較差的紙質資料，建議采用平板掃描的方式，而紙張本身質素較好則可以采用高速掃描的方式。

再者，在基本掃描完成后還需進行校對，包括是否存在失真、信息遺漏或信息錯誤等，針對出現問題的部分進行重新掃描，確保所有掃描的信息都符合標準要求，也為未來的信息處理奠定基礎;

還有，在進行圖像掃描后，若存在偏斜的現象，且偏斜的程度不超過0.5度，則不需要進行處理。若偏斜超過0.5度，則需要對圖像進行旋轉操作，盡可能符合未來人們的查閱習慣。

另外，在掃描后，如果發現影響圖像品質和清晰觀看的黑點、黑斑等情況，則需要通過電腦軟件技術進行相應的處理，對文件的處理需要以保證原文件內容真實、完全、可觀看為前提，避免由于去污處理而影響檔案的基本功能屬性。

再有，在進行婦幼保健院《出生醫學證明》的數字化處理過程中，不可避免存在部分信息較多的現象。為了方便未來查詢的便利，還可以通過圖像的拼接技術進行處理，將所有信息進行合并處理，進而保證整體觀看的舒適性。

最后，針對婦幼保健院《出生醫學證明》的數字化管理，最后需要確保每一份文件的名稱與目錄中的檔案號保持一致，并且全部轉換為PDF進行歸檔，以便后期進行查閱或針對信息進行處理加工[4]。

2.5 關于檔案信息的保密

《出生醫學證明》檔案的數字化處理后，還需要進行相應保密制度的構建，避免信息遭到泄露或損壞，嚴格把握數字信息的安全性。在日常的工作中，還需要員工切實做到信息的嚴格保密，只有在合法手續齊全的情況下才可以進行相關信息的搜尋。

3 結束語

數字化信息時代的到來，促使婦幼保健院《出生醫學證明》檔案管理工作得到較大的突破。依托于數字化技術，能夠有效提高相關工作的效率，并且也符合現代社會的發展需求。

參考文獻

[1]徐茁.出生醫學證明檔案數字化的實踐和體會[J].中醫藥管理雜志，2017（3）：175-176.

[2]王麗玲.數字化《出生醫學證明》檔案管理的應用分析[J].科學技術創新，2017（17）：288-288.

[3]許安宇.《出生醫學證明》的檔案歸屬與檔案管理[J].辦公室業務，2017（19）：127-127.

[4]鐘巧琴.出生醫學證明檔案規范化管理探析[J].管理觀察，2017（22）：151-152.