教學檔案電子化管理對新時代高校教學改革的意義

摘 要：教學檔案是高校檔案的有機組成部分，高校的教學檔案管理模式轉型是高校教學改革的重要環節，對高校教學改革具有重要意義。傳統的教學檔案管理方式不能全面反映教學過程、不能有效反饋考核結果，而電子化管理教學檔案的模式長期來看可以降低檔案管理的成本、提升檔案管理的質量，是應對新時代高校檔案管理工作挑戰的科學化管理方式。

關鍵詞：教學檔案;電子化管理;新時代高校;教學改革

在新時代信息技術迅猛發展的大背景下，檔案電子化管理是我國社會多項工作的開展趨勢。相比較而言，由于歷史觀念、檔案性質、人員素質等制約因素，高校的檔案管理仍以傳統紙質檔案管理為主要方式，尤其是長期沿用紙質檔案保存方式的教學檔案，甚至明顯滯后于高校其他工作的檔案電子化發展進度。實際上，傳統的教學檔案管理方式不僅存在諸多弊端，更不適應日新月異的高校教學活動過程，而電子化管理教學檔案優勢明顯，是應對新時代高校檔案管理工作挑戰的科學化管理方式，對高校教學改革有著重要意義。

1 教學檔案的內涵

廣義上的教學檔案是指教學活動關涉的所有全部過程的原始記錄文件，包括招生、專業與學科建設、理論與實踐教學運行管理、學生學籍與畢業管理、教學質量監控與保障等各項教學相關工作的檔案。誠然，最理想的情況是廣義上的教學檔案都能實現電子化管理，但改革顯然無法一蹴而就，需要根據實際情況有重點有布局地逐步推進。因此，本文主要討論的教學檔案特指跟一般社會認知相對應的課堂內外師生教學活動的檔案。

本文討論的教學檔案，可以大致分為兩類：一類是教學過程檔案，比如課堂教學過程中的教師講義、學生課堂問卷，實踐教學過程中的參觀照片、行程記錄等;另一類是教學考核檔案，比如期中、期末、緩補考等考試的試題與答卷等。這些教學檔案直接反映師生教與學的活動過程與效果，關涉教學活動最核心、最本質的環節，若能優化管理，將對高校教學活動產生重要的積極效能。

2 傳統教學檔案管理方式的弊端

囿于過去不夠先進的存儲技術、計算機業務不夠熟練的基層管理人員、歷史積累的管理模式與觀念等因素，高校里教學檔案管理的傳統是以紙質檔案保存為主要方式。這樣的管理方式，不僅要求專門的存貯空間，并不方便查找、調取有較久歷史的資料，更會隨著時間推移難以避免紙張蟲霉等威脅。最關鍵的是，隨著高校教學活動本身不斷改革發展，傳統教學檔案管理的方式呈現出明顯的弊端：

第一，不能全面反映教學過程。早在2018年，教育部即制定印發了《教育信息化2.0行動計劃》，鼓勵辦好網絡教育，積極推進“互聯網+教育”發展，加快教育現代化和教育強國建設。近年來，互聯網教學風生水起，各種新的教學手段運用到高校教學改革活動中，沖擊著傳統的“粉筆加黑板”、“講義加幻燈片”式教學。諸如線上慕課（MOOC）、線上線下混合式課堂（SPOC）、翻轉課堂、智慧教室課堂等現代教育技術支持下的網絡教學活動越來越受重視與提倡，逐漸被引入高校實際教學活動。更是“強迫”線上教學提前在我國高校全面應用，截至2月2日，教育部已組織22個在線課程平臺免費開放在線課程2.4萬余門，覆蓋了本科12個學科門類、專科高職18個專業大類。可以預計，網絡教學將在未來的高校教學中占有越來越重要的份額與地位。

在這樣的態勢下，傳統的紙質教學檔案已無法精準地反映高校教學、尤其是高校網絡教學的實際過程。因為網絡教學涉及的“教”與“學”過程資料一般通過互聯網數字信息展開，若將這些網絡教學的課件、學生的PPT作業或其他視頻音頻資料通過截圖打印的方式轉化為紙質版檔案進行保存，將占用大量不必要的存儲空間，且無法全面反映實際教學過程。

第二，不能有效反饋考核結果。傳統紙質檔案的一大劣勢是事后查找不便，這就降低了檔案的利用效率，不能充分發揮保存教學檔案應有的作用。在高校的檔案管理工作中，鑒于各級各類教學評估的需要，尤其強調學期末教學考核檔案的管理，重點是每門課程期末考試檔案的保存。期末考試在課程總成績的占比一般都很高，學生往往全力以赴，教師經常認真批閱，若是論文、調研報告等形式的期末作業，學校一般都會要求教師撰寫一定字數的評語。然而，按傳統的檔案管理方式，這些考核資料一經歸檔，便收藏在教學單位的檔案室束之高閣，除非遇到教學評估等檢查，很少被調取利用，更勿論老師將這些考核評價反饋給學生，令學生不僅僅知曉考試分數，更知其所以然，達到教學相長的教學考核目的。

3 教學檔案電子化管理的方式與優勢

教學檔案電子化管理是指利用計算機系統以數字信號的方式保存檔案信息的管理模式。通過應用云計算、大數據等現代計算機信息技術，傳統的紙質檔案、照片及膠片檔案等可以轉換成二進制編碼的數字形態信息，實現檔案的電子化管理。實際上，從前些年開始，在高校的諸多管理工作中已啟用了電子化管理系統，比如人事、科研、學籍管理、社會服務、教務管理等基本都實現了過程化的電子化系統管理。但一方面受傳統觀念影響，這些工作的痕跡往往最終仍被要求以系統導出的紙質檔案為最終依據歸檔保存備查，僅僅實現檔案目錄的電子化;另一方面，教學活動與其他高校工作相比更習慣于依賴傳統紙質檔案的管理方式。可見，進一步發展教學檔案電子化管理，首要是改變觀念，充分認識這一檔案管理方式轉型的優勢。

長期來看可以降低檔案管理的成本。雖然轉型初期需要開發建設新型教學檔案電子化管理數據庫平臺，并需要引進能夠使用這些數字化工具進行檔案管理的人才或開展對原有員工的技能提升培訓，相應要求管理單位投入大量的資金支持，但長期來看，一旦轉型完成，電子化管理模式將大為節省傳統紙質檔案管理模式占用的物理存儲空間、配套工具以及工作人員成本。因為電子化管理所依賴的管理平臺為計算機信息系統，檔案存儲空間為虛擬化的云空間或硬盤、磁盤等小型存儲器，而具備操作技能的檔案管理人員也能高效率地完成工作，實際上精簡了人力成本。

第二，從利用效率來看可以提升檔案管理的質量。如前所述，傳統教學檔案管理模式的明顯弊端是不能全面、有效地反映教學動態過程、反饋教學考核結果，教學檔案一旦收歸檔案室存儲除非教學檢查，往往束之高閣，很少被高校師生有效利用。電子化管理模式通過先進的信息管理技術改變了教學檔案的存儲形態，只要是可以公開的、不涉密的教學檔案，不僅是專門的檔案管理人員，普通的有需求的教師、學生甚至社會人士也能夠通過互聯網簡易搜索、查詢、利用。流傳、利用不只是最好的檔案保存方式，更是檔案管理的意義所在。因此，從利用效率來看，電子化管理方能有效提升教學檔案管理的質量。

4 教學檔案電子化管理對教學改革的意義

高校的教學檔案管理模式轉型是高校教學改革的重要環節，對高校教學改革具有重要意義。教育部《教育信息化2.0行動計劃》公布后，全國高校逐步推進信息化校園建設，主動改革人才培養模式與教學模式。在教學改革方面，首先啟動的是用現代化教育技術引領的課堂教學改革創新，比如利用智能在線教學平臺實現課程資源共享、線上授課聽課等。隨著近年高校教學過程的信息化改革快速推進，相應的教學檔案管理改革也必須加快進程，才能充分發揮高校檔案在高等教育教學事業持續改革發展中的作用。實現教學檔案由傳統紙質檔案管理模式向電子化檔案管理模式的轉型，不僅在開展教學模式創新、推進教學研究、輔助學生發展等方面發揮著積極的作用， 而且對高校實現內涵式發展、提高人才培養質量、深化教育教學改革有著重要的檔案參考和經驗借鑒作用。綜上，教學檔案電子化管理是應對新時代高校檔案管理工作挑戰的科學化管理方式，對高校教學改革有著重要意義。

作者簡介

譚杰丹（1988-），四川南充人，博士。