大數據時代下檔案管理的價值提升研究

劉艷香

摘 要：互聯網技術的快速發展，催生了許多以此為依托的新技術，信息的數字化管理應用是現階段信息管理的一種趨勢，在此基礎上云技術、互聯網+以及大數據等的定義為未來信息的發展指明了方向。隨著人們對信息需求的改變，傳統的檔案管理方式已經不能滿足現在的需求，因此檔案管理也需要隨著時代的發展腳步進行改變。

關鍵詞：大數據時代;檔案管理;價值提升;研究

建立在互聯網技術基礎上的數字化信息技術在最近一個時期獲得了飛速發展，大數據時代的到來是各行業信息化發展的一種體現。檔案管理工作在這種背景下也進行了升級轉型，引進新型信息管理技術對檔案實施數字化管理，促進了管理工作的向前發展。在新技術支持下檔案管理的水平與效率都得到了提高。

1 大數據時代背景下對檔案管理產生的影響

1.1 轉變了檔案管理的理念與思維

傳統的檔案管理工作，需要對信息進行準確記錄并做好分類以及紙質保管工作，信息的傳播范圍受到限制。而大數據時代的來臨改變了這種傳統，并使信息的傳播得到了解放，檔案數據來源更廣泛與多樣，并且更加重視對信息的采集以及處理[1]。為了滿足檔案管理工作需要，管理人員要認真學習相關理論知識，為更好實現對檔案的管理打下基礎。

1.2 檔案管理信息的安全性受到沖擊

現在社會信息的傳播迅速、廣泛，信息有效性帶來的社會影響力逐年擴大，因此信息的安全性是當下社會的一個重要管理方面。然而在網絡技術當中，存在著很多看不見的安全隱患導致信息的安全性遭到了威脅。電腦黑客、信息保密措施不到位等都為信息的安全性帶來了危害，影響了檔案信息的保密性。在利用大數據實現檔案管理工作提升的同時，又能保證信息的安全性，是檔案管理需要解決的重要問題。

1.3 對檔案管理人員的素質有了更高要求

在大數據時代下的檔案管理工作，改變了原有的工作模式，工作人員需要對計算機技術、網絡技術有著一定的了解。然而傳統的檔案管理是在紙質媒介基礎上進行的，如果管理人員不能迅速適應信息化背景下的技術應用，必然無法完成檔案管理工作。在一些偏遠地帶，由于發展的落后，計算機技術、網絡技術并未得到普及，人們的思想觀念亦未改變，導致檔案信息的采集與保存工作不能得到有效落實。

2 大數據時代下檔案管理的價值提升措施

2.1 轉變檔案管理觀念

在大數據時代下提升檔案管理的價值，首先要改變管理觀念，在新時代要跟隨新的步伐正確認識信息化與大數據帶來的技術優勢。傳統的檔案管理工作是對信息在紙質介質上進行信息的記錄之后進行分類歸檔管理，占用大量的人力、物力資源在使用時也不方便讀取并且在保管上需要注意事項較多，信息的傳播速度與范圍也受到限制。在信息化管理時代，以計算機技術為基礎，網絡技術為依托，實現了信息的高速、大規模傳輸，極大方便了人們的管理與使用。在新技術支持下，檔案管理工作只需要幾臺電腦以及幾個工作人員就能夠完成檔案的管理工作，并且在查詢時簡單明了[2]。

2.2 建立和完善新的檔案管理制度

檔案管理具有保密性與一定的公開性，在大數據時代下其也應當保證這兩方面的性能。對此應當建立新形勢下的檔案管理制度，并對其進行完善，以保證檔案管理工作的順利進行。對檔案信息的采集、整理、錄入、收儲等環節的工作進行規范化管理，做到工作的統一。其次是進行數據庫的建立，在計算機技術得的基礎上建立并完善數據庫，這是檔案信息的存儲與讀取的基礎。完善數據庫之后還要對數據庫的管理工作進行規章制度的建立，對數據的錄入、保存、更新、讀取等進行規范，實現檔案的制度化、信息化管理，以使檔案管理順應大數據時代的發展趨勢，并滿足人們日益提高的信息需求。

2.3 積極引進新型技術

大數據時代的到來是信息技術發展應用帶來的結果，因此在這種背景下的檔案管理工作需要積極的應對這種新的形勢，正確認識到技術改變帶來的新機遇與挑戰并主動采取措施進行引進。在信息技術開發應用上，國外起步早其技術相對成熟，對此國內檔案管理部門可以進行技術引進或借鑒，以便順利實現由傳統管理模式向信息化管理模式的轉變。引進新技術可以保證技術的成熟性，在使用時安全系數較高。國內的管理部門可以在此基礎上進行管理技術的更新與研發以實現對技術的消化吸收與升級，并且能夠根據自己的實際情況進行技術改進使之能夠更好的滿足管理工作的需要[3]。新技術的管理工作既要能夠保證檔案數據的準確、豐富又要能使查詢工作簡單明了，方便檔案數據內外的管理與使用。

2.4 提升管理人員的素質

在大數據時代檔案管理工作在引入新技術的同時對管理人員的素質也提出了更高的要求，為了能夠保證管理工作的順利進行，需要讀管理人員的素質進行提升。首先提高其技術能力。在大數據時代中因為檔案管理工作對信息化管理技術的引入使得檔案設備、管理技術都發生了改變，只有良好地掌握住新型技術才能熟練使用這些設備。所以在引進新設備、新技術之后檔案部門要強化對管理人員的技術培訓工作，使其能夠迅速掌握新技術的使用并在此技術上進行能力的提高。信息化技術使信息的傳播速速與數量大大提高，因而信息的安全性面臨著新的挑戰，為保證檔案信息的安全需要管理工作者具備良好的保密意識。平時加強法律法規的學習，熟悉檔案管理的各項制度與措施以樹立保密意識，并提高自己的責任心，使管理工作在執行期間能夠得到保障。

3 結束語

互聯網技術帶來的技術革命已經在生活中各方面引起了深刻反響，極大的改變了人們的生活方式。大數據時代的來臨，使信息的管理與傳輸規模更大，信息的傳播速度與范圍更快、更廣，方便了人們的使用。檔案管理工作的實施在大數據時代背景之下為了能夠更好的為社會、為人民服務，需要積極尋求改變。在新環境下轉變管理管理觀念、完善管理制度、引進新技術以及提升管理人員素質，能夠使檔案管理的價值得到提升。

參考文獻

[1]陳雪燕，于英香.從檔案管理走向檔案數據管理：大數據時代下的檔案管理范式轉型[J].山西檔案，2019（5）：24-32.

[2]王曉雁.基于大數據時代的檔案價值及其開發利用探究[J].環球市場信息導報，2018（18）：127-128.

[3]陳楠.大數據背景下基于人工智能的高等教育自學考試檔案管理與分析研究[J].山東師范大學學報：自然科學版，2019（3）：279-289.