智能化發(fā)展在高中檔案管理中的應(yīng)用分析

付祥文

摘 要：檔案管理工作作為學(xué)校常規(guī)管理工作的重要內(nèi)容，要求管理人員應(yīng)該嚴(yán)格按照學(xué)校檔案管理制度內(nèi)容及要求，從多個(gè)方面針對檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃與合理部署，為學(xué)校常規(guī)管理工作的深化發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。目前，隨著智能化技術(shù)的不斷發(fā)展，促使學(xué)校檔案管理工作無論是在理念，還是方式上均發(fā)生明顯改變。針對此，本文主要以高中檔案管理為研究對象，針對智能化發(fā)展在高中檔案管理中的應(yīng)用實(shí)踐問題進(jìn)行研究與分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：智能化發(fā)展;高中檔案管理;信息化技術(shù)

客觀來講，高中檔案管理工作不僅是學(xué)校管理與教育等工作的記錄內(nèi)容，同時(shí)也是全校教職工工作成績的重要見證，基本上可以視為學(xué)校常規(guī)管理工作的重要組成內(nèi)容。鑒于檔案管理工作的重要性，建議管理人員應(yīng)該肩負(fù)起自身的管理重責(zé)，嚴(yán)格恪守自身的管理行為，針對當(dāng)前檔案管理工作存在的薄弱問題進(jìn)行積極解決，確保檔案管理效果得以達(dá)到預(yù)期。近些年來，為扎實(shí)推進(jìn)高中檔案管理工作的順利開展，學(xué)校方面主張應(yīng)用智能化技術(shù)方式，實(shí)現(xiàn)對檔案內(nèi)容的信息化管理，在確保檔案信息數(shù)據(jù)安全的同時(shí)，提高檔案管理工作效率。

1 高中檔案管理工作中存在的缺陷問題分析

1.1 人員管理意識(shí)匱乏，管理效率滯后

結(jié)合以往的工作經(jīng)驗(yàn)來看，檔案管理工作普遍存在人員管理意識(shí)匱乏、管理效率滯后的問題。究其原因，主要是因?yàn)閷W(xué)校方面并未針對檔案管理工作提出戰(zhàn)略部署規(guī)劃，導(dǎo)致管理人員對于檔案管理工作缺乏高度重視，在各項(xiàng)工作的執(zhí)行期間，都以草草了事的態(tài)度進(jìn)行管理[1]。長期以往，這種工作狀態(tài)將會(huì)對工作效率與質(zhì)量產(chǎn)生不利影響。如果不加以及時(shí)解決，不利于高中各項(xiàng)管理工作的順利開展。除此之外，部分檔案管理人員在計(jì)算機(jī)操作能力方面存在不足問題，在檔案管理操作方面可能會(huì)受到人為操作失誤的影響，而出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失、遺漏等問題。

1.2 檔案數(shù)據(jù)保密性不高，保障體系薄弱

以往的高中檔案管理工作都是以人為手動(dòng)操作為主，在信息錄入水平方面表現(xiàn)較低。這些年來，隨著計(jì)算機(jī)設(shè)備與相關(guān)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，學(xué)校檔案管理人員通過運(yùn)用計(jì)算機(jī)設(shè)備與相關(guān)技術(shù)，初步解決了以往人為主動(dòng)操作效率低的問題。但是由于部分管理人員職業(yè)素質(zhì)偏低，在計(jì)算機(jī)操作能力方面只能滿足基本管理要求，缺乏健全、完善的安全保障體系作為支撐，導(dǎo)致部分重要檔案信息可能存在泄漏風(fēng)險(xiǎn)。

1.3 管理方式創(chuàng)新程度不高，管理質(zhì)量亟待加強(qiáng)

結(jié)合當(dāng)前發(fā)展情況來看，部分高中檔案管理方式并未完全按照智能化技術(shù)要求進(jìn)行規(guī)范化管理，如無法在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)對檔案信息的統(tǒng)一化查詢或者相關(guān)管理，在工作效率與管理質(zhì)量方面表現(xiàn)偏低，難以與智能化時(shí)代接軌[2]。再加上部分管理人員在管理方式方面主要以傳統(tǒng)管理方式為主，或者未完全掌握智能化技術(shù)內(nèi)容，進(jìn)一步加劇了管理質(zhì)量的不足性。針對此，建議檔案管理人員應(yīng)該迎合智能化發(fā)展背景，重點(diǎn)針對高中檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，從根本上推動(dòng)高中檔案管理工作的順利開展。

2 高中檔案智能化管理的應(yīng)用實(shí)踐分析

為全面推動(dòng)高中檔案管理工作的有序開展，學(xué)校方面主張應(yīng)用智能化管理技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案管理內(nèi)容的創(chuàng)新優(yōu)化處理，盡可能地在深化檔案管理質(zhì)量的同時(shí)，提高檔案管理效率。以下是本人結(jié)合相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，針對高中檔案智能化管理的應(yīng)用實(shí)踐問題提出幾點(diǎn)建議，以供參考。

2.1 樹立正確的檔案管理意識(shí)，扎實(shí)推進(jìn)檔案管理工作進(jìn)程

針對當(dāng)前人員檔案管理意識(shí)匱乏的問題，建議學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)該發(fā)揮出自身的主體作用，從多個(gè)方面針對檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃與合理部署。如可以積極利用學(xué)校校務(wù)公開欄宣傳有關(guān)檔案管理方面的知識(shí)，讓全體教職工人員可以深化個(gè)人對檔案管理工作的理念意識(shí)，盡可能的實(shí)現(xiàn)人人重視檔案、積極主動(dòng)收集檔案資料的目標(biāo)要求。與此同時(shí)，學(xué)校方面應(yīng)該立足于當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀，明確當(dāng)前檔案管理工作存在的重難點(diǎn)問題[3]。

待明確與掌握好重難點(diǎn)問題之后，建議學(xué)校方面應(yīng)該成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，目的在于全面加強(qiáng)對檔案管理工作的實(shí)踐力度，確保檔案管理工作內(nèi)容可以落到實(shí)處。除此之外，檔案管理人員自身應(yīng)該確立正確的檔案管理意識(shí)，明確自身的工作重責(zé)與主要內(nèi)容，扎實(shí)推進(jìn)檔案管理工作進(jìn)程，確保檔案管理工作目標(biāo)得以順利實(shí)現(xiàn)。

2.2 規(guī)范學(xué)校檔案管理工作內(nèi)容，做好原始資料的保存工作

對于當(dāng)前學(xué)校檔案管理工作效率偏低的問題，建議管理人員應(yīng)該樹立起規(guī)范化、合理化的工作意識(shí)，重點(diǎn)針對當(dāng)前檔案管理工作存在的不足問題進(jìn)行及時(shí)解決。其中，在原始資料的保存工作方面，建議檔案管理人員應(yīng)該針對原始檔案資料的類型進(jìn)行劃分與管理。一般來說，原始資料主要以獎(jiǎng)狀、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌等為主。這些資料往往是利用效率高且不容易處理的資料內(nèi)容，因此在處理過程中，建議檔案管理人員應(yīng)該借助計(jì)算機(jī)設(shè)備，構(gòu)建不同類別的文件夾。

利用掃描儀設(shè)備對相關(guān)原始資料進(jìn)行掃描處理，并將掃描后的材料放存入到相對應(yīng)的文件夾當(dāng)中。其中，屬于個(gè)人的獎(jiǎng)狀應(yīng)該由本人妥善保存，只將復(fù)印件存放到學(xué)校檔案室即可。而像集體的獎(jiǎng)牌或者獎(jiǎng)杯等，必須放在檔案室里進(jìn)行妥善保管。通過規(guī)范學(xué)校檔案管理工作內(nèi)容，檔案管理工作質(zhì)量與效率基本上可以得到進(jìn)一步深化，利于促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展[4]。

2.3 積極借助信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的優(yōu)化管理

針對當(dāng)前管理方式創(chuàng)新程度不高的問題，建議檔案管理人員應(yīng)該積極借助信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對檔案資料的優(yōu)化管理。管理過程中，管理人員應(yīng)該構(gòu)建科學(xué)、合理的檔案標(biāo)準(zhǔn)化機(jī)制。通過規(guī)范檔案系統(tǒng)，確保檔案信息工作得以順利推動(dòng)。與此同時(shí)，學(xué)校方面應(yīng)該合理配置與利用檔案資源，盡可能地為各部門工作以及個(gè)人提供良好的檔案服務(wù)體驗(yàn)，規(guī)避以往因個(gè)人操作能力不高而對檔案管理工作造成滯后影響。除此之外，檔案管理人員應(yīng)該迎合時(shí)代發(fā)展趨勢，及時(shí)更新與改善檔案管理技術(shù)內(nèi)容，從根本上推動(dòng)檔案管理工作的順利開展。

2.4 重點(diǎn)抓好檔案安全管理建設(shè)，構(gòu)建良好的安全防護(hù)體系

為規(guī)避以往檔案數(shù)據(jù)泄露或者丟失等問題，建議檔案管理人員應(yīng)該積極利用智能化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案工作的安全化管理。管理期間，檔案管理人員應(yīng)該勇于承擔(dān)起自身的管理動(dòng)作，利用智能化技術(shù)構(gòu)建良好的安全防護(hù)體系。重點(diǎn)針對電子檔案文件進(jìn)行定期管理，防止文件資料出現(xiàn)丟失或者遺漏的問題。與此同時(shí)，為確保內(nèi)部檔案信息資料不被泄露，同時(shí)確保外部人員無法獲取內(nèi)部資料信息，建議檔案管理人員可以利用安全保密技術(shù)，如數(shù)字證書，加強(qiáng)對檔案工作的安全防護(hù)管理。

3 結(jié)論

總而言之，在智能化發(fā)展技術(shù)的助推作用下，高中檔案管理工作勢必會(huì)得到進(jìn)一步深化與加強(qiáng)。鑒于智能化發(fā)展技術(shù)的重要性，建議檔案管理人員應(yīng)該嚴(yán)格按照智能化發(fā)展技術(shù)原則及趨勢，做好學(xué)校內(nèi)部的檔案管理體系的建設(shè)工作，盡可能地從多個(gè)方面針對檔案管理內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃與合理部署，力求可以將各項(xiàng)建設(shè)工作準(zhǔn)確貫徹與落實(shí)到實(shí)際工作當(dāng)中。相信通過全體人員的不斷努力，高中檔案管理工作勢必會(huì)迎來進(jìn)一步發(fā)展，讓我們拭目以待！

參考文獻(xiàn)

[1]王美言.智能化發(fā)展在高中檔案管理中的應(yīng)用[J].科技資訊，2018，16（12）：148+154.

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[4]單鵬斌.新時(shí)期學(xué)校檔案管理規(guī)范化創(chuàng)新路徑研究[J].中國民族博覽，2019（06）：253-254.