新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的思考

莉偉

摘 要：在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的背景下，事業(yè)單位的發(fā)展環(huán)境也逐漸發(fā)生改變。有效完成事業(yè)單位的檔案管理工作，對(duì)充分發(fā)揮事業(yè)單位的每項(xiàng)職能有著關(guān)鍵的作用。基于此，本文以新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作為研究對(duì)象，主要介紹了新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，而且提出了新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施，希望可以為有需要的人提供參考意見。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)單位;檔案管理工作

1 引言

事業(yè)單位是我國(guó)經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)發(fā)展中的重要構(gòu)成部分，事業(yè)單位發(fā)展與檔案管理工作是否有效開展有很大的關(guān)系，檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展中的重要內(nèi)容，只有不斷的提升檔案管理的水平，才能保證事業(yè)單位在新時(shí)期下得到穩(wěn)定的發(fā)展。目前，事業(yè)單位的檔案管理工作情況并不樂觀，還存在一些問題尚未解決，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展也造成了很大的影響，這就要求事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人對(duì)檔案管理工作進(jìn)行有效的完善和創(chuàng)新，不斷的提高檔案管理的水平，以便更好的適應(yīng)新時(shí)期事業(yè)單位的工作需求。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的主要問題

2.1 對(duì)檔案管理缺乏科學(xué)認(rèn)知

檔案存在的價(jià)值是為管理者提供過去時(shí)期內(nèi)單位經(jīng)營(yíng)的整體情況和數(shù)據(jù)，并為數(shù)據(jù)提供真實(shí)性和完整性的保障，使其成為指導(dǎo)未來(lái)實(shí)踐和探索的待查資料。而在當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，主要存在管理人員認(rèn)識(shí)模糊、忽視檔案管理緊迫性等問題。有些事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者自身缺乏檔案管理認(rèn)識(shí)指派一些文化素質(zhì)不高的臨時(shí)工作人員從事單位的檔案整理和管理工作，這些人員缺乏整理資料檔案的專業(yè)方案，無(wú)法對(duì)文件和疑難資料進(jìn)行合理分類編排，使得單位的檔案處于長(zhǎng)期混亂的狀態(tài)，引起了部門查閱困難等問題。并且，管理者認(rèn)知的缺失影響了員工的認(rèn)知，許多檔案管理工作人員把檔案管理工作視為一種簡(jiǎn)單的后勤工作，沒有積極學(xué)習(xí)檔案管理和相關(guān)法律知識(shí)的自覺，讓檔案管理處于長(zhǎng)期被忽視的地位。

2.2 事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息資料管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)存在缺陷

在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速持續(xù)發(fā)展革新背景之下，事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息資料管理工作開展過程中所涉及的內(nèi)容，也在發(fā)生深刻變化，客觀上給事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息資料管理工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)均提出了較高要求。但是，受多種因素影響，我國(guó)有部分事業(yè)單位中的檔案數(shù)據(jù)信息資料管理工作人員，依然長(zhǎng)期沿襲運(yùn)用傳統(tǒng)的純手工檔案管理操作模式，未能在檔案數(shù)據(jù)信息資料管理工作開展過程中，實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)代計(jì)算機(jī)設(shè)備和辦公軟件的合理化引入運(yùn)用，給檔案數(shù)據(jù)信息資料管理工作在具體開展過程中的整體效果獲取狀態(tài)造成了不良影響。

2.3 檔案管理工作的內(nèi)容單一

目前，事業(yè)單位的檔案管理工作在內(nèi)容形式上還比較單一，所以員工參與度很低，也沒有起到良好的宣傳效果。很多事業(yè)單位的檔案管理人員依然使用老一套，沒有更新自己的方式方法，隨著時(shí)代的變遷，檔案管理工作很難順利進(jìn)行，也不利于通過檔案管理工作推動(dòng)事業(yè)單位管理水平的提升。

2.4 檔案管理方法缺乏創(chuàng)新

想要提升事業(yè)單位的檔案管理工作效率，必須要不斷改變現(xiàn)有的檔案管理工作方式。隨著社會(huì)的日益發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位的檔案管理工作壓力不斷加大，而且檔案管理方式也是多樣化的。然而許多事業(yè)單位還是采用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理，使事業(yè)單位的檔案管理工作無(wú)法更新。并且有些事業(yè)單位的檔案管理部門尚未結(jié)合自身的實(shí)際需求，不斷創(chuàng)新檔案管理制度，也沒有迅速整理重要的檔案信息，更加沒有將檔案的歸檔以及裝訂工作真正落實(shí)到位。由于受到檔案管理?xiàng)l件帶來(lái)的影響，并沒有實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化。并且有些事業(yè)單位在檔案管理工作中仍舊采用手工管理方式，導(dǎo)致一些寶貴的檔案資源不能合理運(yùn)用，這樣就很難充分發(fā)揮出檔案資源的重要價(jià)值。

3 新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新措施

3.1 加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在新時(shí)期下，要重點(diǎn)的去培養(yǎng)和提升檔案工作人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，積極開展員工的培訓(xùn)工作，完善人才的招聘機(jī)制，積極引導(dǎo)員工參與培訓(xùn)工作，提高員工的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，使其掌握新時(shí)期下新方法的應(yīng)用能力和實(shí)踐能力，積極學(xué)習(xí)和掌握先進(jìn)信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)等內(nèi)容，有效利用新方法和新設(shè)備進(jìn)行檔案管理;同時(shí)，也要對(duì)這些工作人員進(jìn)行業(yè)績(jī)考核，制定合理的獎(jiǎng)罰制度，來(lái)充分的提升檔案管理人員的工作熱情和積極性，保證人才得到合理的分配和利用，從而有效地提高檔案管理的工作效率。

3.2 更新檔案管理認(rèn)知與創(chuàng)新管理體制

意識(shí)決定行為，要提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，首先要從意識(shí)出發(fā)，更新管理者的理念，從源頭上摒棄舊的管理理念，更新單位全體員工對(duì)于檔案管理的認(rèn)知。為此，單位可以建立新的檔案管理體制，實(shí)現(xiàn)檔案人才的結(jié)構(gòu)化、層次化管理。單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案專管員要時(shí)刻關(guān)注文件管理方法，通過集中學(xué)習(xí)和員工交流的方式來(lái)強(qiáng)化自身的管理能力。此外，檔案管理應(yīng)與事業(yè)單位的機(jī)構(gòu)保持一致，要加大人力和物力的投資，把檔案管理工作真正提升到單位的重要議程上來(lái)，逐步強(qiáng)化其在事業(yè)單位日常工作中的地位。另外，還有必要對(duì)現(xiàn)有的檔案進(jìn)行信息整理和全面歸檔，根據(jù)屬性建立一套全新的檔案整理、啟用制度，運(yùn)用創(chuàng)新方法建立網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案的存與用，確保檔案整理工作的有效運(yùn)行。

3.3 提升資金投入與信息資源開發(fā)力度

針對(duì)現(xiàn)階段的實(shí)際情況，多數(shù)基層行政事業(yè)單位往往會(huì)受到自身基層行政事業(yè)單位規(guī)模以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的影響，造成配套設(shè)施缺乏，健全性與管理?xiàng)l件有待優(yōu)化的現(xiàn)象。因此，在具體管理工作中，基層行政事業(yè)單位主管部門不僅應(yīng)該提升對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督管理力度，還應(yīng)該積極和地方政府交流，或是提出申請(qǐng)，盡可能的取得足夠的支持與幫助，借此促使基層行政事業(yè)單位檔案管理設(shè)施不斷完善，改善工作條件，從而才可以進(jìn)一步的提升基層行政事業(yè)單位檔案管理的水平。

3.4 加強(qiáng)事業(yè)單位對(duì)檔案管理的意識(shí)

隨著現(xiàn)代科技的日益發(fā)展，社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域都在不斷創(chuàng)新，在檔案管理工作中運(yùn)用新的技術(shù)，領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視檔案管理，積極宣傳檔案管理的重要意義。并且檔案管理部門工作人員在實(shí)際工作中必須要對(duì)自己提出較高的要求，具有較強(qiáng)的工作責(zé)任感，有效完成檔案管理工作。同時(shí)，必須要多鼓勵(lì)員工不斷創(chuàng)新，提高自身的專業(yè)素質(zhì)，在工作中如果有好的創(chuàng)意，必須要大膽表達(dá)出來(lái)。盡可能為員工建立表達(dá)自身想法的平臺(tái)，使每個(gè)員工都可以積極主動(dòng)參與到檔案管理工作中。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，新時(shí)期事業(yè)單位的發(fā)展面臨諸多機(jī)遇和挑戰(zhàn)，要確保穩(wěn)定發(fā)展，就需要做好檔案管理工作，做好新時(shí)期檔案管理的創(chuàng)新和優(yōu)化工作，解決傳統(tǒng)檔案管理中的不足，切實(shí)提升檔案管理工作的質(zhì)量，讓事業(yè)單位在新時(shí)期下能夠獲得更好的發(fā)展。

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