新形勢下人事檔案管理存在的問題及對策

王聃

摘 要：人事檔案是所有機關、企事業單位的經歷、思想政治品德、工作能力、業務表現和工作業績等多方面的綜合體現，也是國家各企事業單位對人力資源開發的重要依據和基礎。下面本文對新形勢下人事檔案管理存在的問題進行分析，進而提出解決該種問題的重要措施，以供參考。

關鍵詞：新形勢;人事檔案管理;問題;對策

在各機關、企事業單位中，檔案管理有著極其重要的意義和作用，檔案資料中存有各個單位和企業的重要發展歷程和重要結構體現，因此對檔案管理工作進行深入研究能夠積極促進檔案中各個工作環節的快速發展。另外隨著信息化技術的不斷深入，我國檔案管理也在向著現代化、信息化方向邁進，無論是在管理技術、方式還是資源方面都實現了現代化管理的目標。但是在實際應用中還存在一些問題有待解決，因此需要找到一種可行的措施與方法，促進我國人事檔案管理工作的順利發展。

1 新形勢人事檔案管理存在的問題

1.1 思想觀念有待提升

我國人事檔案管理工作存在的時間較長，在長期發展中已經形成了一定的思維方式和工作觀念。在目前的人事檔案管理中，關于管理觀念方面存在兩方面的極端思想，分別是無用論和神秘論[1]。這兩種思想都嚴重阻礙了目前我國人事檔案管理工作的順利實施。人事檔案管理的無用論是在市場經濟的發展下，只要不是在政府事業單位工作的，人事檔案管理工作相對而言毫無價值，一些單位記錄人事檔案階段不夠及時，并且存在隨意將檔案丟棄的問題，導致人事檔案殘缺，或者丟失現象較為嚴重。另外很多企業會將這些人事檔案丟棄在庫房之內，并沒有實施有效的應用和管理。而神秘論中認為人事檔案是一種記錄人們隱私和政治思想的重要材料，只能在用人單位中體現，因此導致人事檔案的個人思想政治與社會關系方面較為重要，而對個人能力和個人素質方面存在忽視的問題，導致其收集的資料和信息存在造假的行為較為嚴重，難以利用人事檔案將個人的綜合素質全面體現。進而在這兩種思想的影響下，現代人事檔案的管理工作難以快速落實和實施，為其未來的發展造成嚴重的阻礙。

1.2 管理制度有待完善

我國人事管理部門包含組織部門、人事部門以及勞動部門等，但是目前我國現有的人事檔案管理制度存在不夠完善且混亂的問題，這樣會導致人力、物力或者財力方面都會發生分散或者重復建設的問

題[2]。例如我國的工程項目管理方面，由于人員的數量較大，并且部門較為復雜，很多部門都存在人員流動性較大的問題，但是在實際管理中很多人事部門由于這些因素的影響，難以準確記錄這些部門的所有人員資料，并且對于一些已經離職的人員并沒有明確標注，導致管理出現混亂。另外在制度執行階段也存在不完善的問題。一般目前的人事資料都是由檔案管理部門提供，而現有的檔案管理人員的數量卻難以滿足實際的工作需求，進而難以在短時間內有效的收集到完整的人和事檔案資料，最終導致人事檔案資料的欠缺和不完整、不真實的問題頻繁出現。

2 新形勢人事檔案管理問題的解決措施

2.1 樹立正確的人事檔案管理觀念

需要將傳統兩種極端思想進行摒棄，結合大力宣傳的方式樹立正確的人事檔案管理觀念。同時需要人事檔案管理部門要結合目前新形勢的發展趨勢，繼續更新工作觀念，不斷豐富人事檔案的管理內容和模式，加強人事檔案的使用價值，將其在人力資源開發建設方面的工作功能和作用有效發揮，讓政府和相關單位以及個人明確人事檔案管理工作的重要性和價值。對于個人而言，要對其加強宣傳教育，讓每個人都以意識到人事檔案管理的重要意義，并將這些信息作為檔案作用發揮的依據和憑證，并且很多關鍵的個人證明等手續都離不開人事檔案管理工作。其在合同簽訂、工作流動、工齡計算以及職位申報、養老保險的辦理和職稱進階都有著重要的意義和作用，將其與個人利益相互掛鉤，進而使個人能夠積極配合人事檔案管理工作。

2.2 統一人事檔案管理部門、規范人事檔案管理機制

需要在新形勢的背景下，統一我國的人事檔案管理部門，建立國家級別的人事檔案管理各級系統，進行統一領導、分級管理，實現統一集中的管理制度。進而利用該制度有效的改善現階段管理混亂和分散的人事檔案管理形式，將有限的財力、人力和物力都充分運用到現代人事檔案管理工作中，充分發揮人事檔案在社會經濟建設發展中的重要地位和作用。另外需要發揮各級人才市場在人事檔案管理中的重要作用，建立完善的政策和法規保證人才市場的健康發展，同時需要完善和創新我國人事檔案的收集、傳遞和管理工作，利用相關制度來規范我國人事檔案管理工作。

2.3 建立現代化人事檔案管理模式

在傳統的封閉管理模式下，進行改進和創新，進而建立和發展現代社會化開放式的人事檔案管理模式。這種模式的建立，是目前經濟市場條件下發展的一種新型模式，也是對人事檔案管理模式的補充和填補[3]。人事檔案的利用本應該向著資料本人適當開放，讓個人能夠了解自己檔案的內容，進而利用該模式為個人或者企業提供全面、多樣化的人事檔案管理服務，進而滿足個人或者企業對于人事檔案的具體需求，將人事檔案部門的新形象樹立完全，推動我國人事檔案管理工作的順利開展和落實。另外需要將紙質版的人事檔案作為工作開展的基礎，結合現代信息化技術建立人事檔案數據庫，提供個人或者單位的查詢端口，便于日后個人和單位建設與發展對于人事檔案的有效提供，進而加強用人單位與人事檔案管理部門的人才信息交流與溝通。

2.4 建立現代化人事檔案管理人才隊伍

人才在人事檔案管理中既是被服務的對象又是服務對象，其是一個單位或者企業的發展源動力，也是人事檔案管理部門快速發展的關鍵因素。因此需要人事檔案管理部門配備思想道德素質較高、文化水平較高和業務能力較強的人員來從事人事檔案管理工作。但是目前由于人員流動性的原因和管理人員不足導致人事檔案管理存在較多的問題，所以需要首先加強對管理人員的專業培訓，提升其自身的專業知識與業務能力，其次需要引進高素質、高度工作責任感和業務能力強的相關管理人才，結合現代化手段實施人事檔案的科學管理。最后引入競爭機制，提升工作人員的工作熱情和自身的工作責任感，進而保障人事檔案管理工作的正常運行。

3 結語

總體而言，新形勢下人事檔案管理工作面臨著極大的挑戰，同時也暴露出工作中存在的問題，因此需要加強對人事檔案工作的管理意識、管理方式和管理手段的創新與升級，結合現代信息化手段提升人事檔案管理效率與質量，進而為企業和單位的長期發展奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]王瑞玲.新形勢下檔案管理現代化問題及相應的對策[J].科技經濟導刊，2020，28（03）：243.

[2]鄭新興.新形勢下人事檔案管理工作的困境和對策[J].辦公室業務，2019（22）：170-171.

[3]董瑞琪.淺談新形勢下人事檔案管理信息化建設[J].財富時代，2019（09）：133.