試論新形勢下醫院檔案管理工作新思路

宋書娟

摘 要：醫院檔案管理的主要工作在于收集醫院各類重要信息，給相關部門尤其針對臨床醫療提供可追溯的信息依據。而隨著醫療科學的發展，醫療信息內容更趨復雜化、多樣化，醫院檔案管理工作不規范，歸檔內容不清晰明了，將極大阻礙醫院的發展。因此，在新形勢下如何做好醫院檔案管理工作成為重要議題，對于醫院的管理和發展具有重要意義。本文主要針對新形勢下醫院檔案管理工作面臨的問題以及創新思路展開分析，以供大家參考。

關鍵詞：新形勢;醫院檔案;管理制度;開發利用

1 新形勢下醫院檔案管理工作所面臨的主要問題

在當今科技發展的時代形勢下，檔案管理工作怎樣積極地引入時代科技，提高管理工作的質量水平，是每一個從事檔案管理工作的管理人員都需要深入思考的課題。針對這一課題，并結合目前醫院檔案管理工作存在的不足進行了探討與分析。

1.1 忽視檔案管理，管理制度不完善

近年來，在醫院管理工作中，醫療診斷工作的相關制度完善詳細，但醫院檔案管理制度構建卻并不完善，有很多的醫院并未施行統一的醫院檔案管理規范，也未形成全院檔案管理網絡，檔案管理機構設置雜亂且職能分散，檔案分部門各自管理，檔案信息缺乏完整連貫性，而且可能導致信息重復收集，浪費人力物力，而且查找困難，無法形成統一完整的有價值的檔案資料，阻礙新形勢下檔案網絡化管理的發展，不利于醫院檔案的科學化管理。

1.2 檔案管理科技化水平較低

目前部分醫院檔案管理的現代化進程緩慢，科技含量較低。傳統的檔案管理方式多為紙質存檔，年終或年初整理上年度各科室保存的檔案資料，需要從多部門各自整理的材料中提取信息，工作極為繁瑣，難免出現錯漏，數據的準確性受影響。而且通常醫院檔案室儲存空間較小，檔案無法全部存檔，部分丟失的信息則永久遺失，無法溯源，導致醫院的檔案信息不完整。

1.3 檔案管理利用率不高

目前多數醫院檔案工作在思路上明顯較為狹窄，導致檔案資源直接被局限在醫院內設機構內，由此嚴重缺乏對相應資源信息的深層次開發，致使最終的各種醫療成果所具有的社會價值無限降低。另外醫療檔案在存檔以后，對于檔案資料的利用價值也不足，資源開發工作不到位，這些都不符合新形勢下的發展需要。

2 新形勢下醫院檔案管理工作的新思路

在新的形勢下，應對醫院的檔案管理工作提出新的更高要求，調整工作思路，以更好的適應新時代的步伐，使檔案管理工作更好的促進醫院的健康發展。

2.1 規范檔案管理制度

醫院的檔案管理工作較復雜，不僅內容繁雜，而且專業技術性較強，機密程度較高。所以，在醫院的檔案管理中，必須要按照醫院的實際情況，建立檔案管理機制。醫院檔案管理部門要按照當前國家檔案局、衛生部的相關法律法規，與醫院實際制定的檔案制度聯系起來，確保醫院的各項檔案管理工作能夠有章可循、有規可依。其次應健全醫院檔案管理制度，如建立檔案整理規范、保管制度等，并納入醫院考核，制定獎懲措施，調動工作人員積極性。制度及規定的制定應適應醫院實情，廣泛收集意見，認真總結實際需求，制定出切實可行、行之有效的管理制度，使檔案管理規范化，保證檔案資料的連續完整性。此外，醫院要將分散在各部門的檔案進行收集，使醫院臨床各科室及后勤部門、醫院行政管理工作部門的相關文件材料，能夠及時傳遞和查找，實現檔案的動態管理，避免一些部門對檔案收集管理的忽視，減小檔案收集的難度。在這種健全的檔案管理機制中，一旦發現檔案的遺失，能夠及時查明原因，制定相關的補救措施，使檔案資料保持完整。

2.2 引入現代檔案管理技術

在傳統的醫院檔案管理中，檔案多以紙質的形式進行儲存，難以常年保管，并且會占據較大的空間，對查找造成了很大的阻礙，不能實現實時共享。而利用現代信息技術，建立電子醫院檔案，可以使檔案形式更加多樣，檔案不僅包括紙質文本，還包括無紙化檔案文件、視頻、錄音檔案文件。這些對形式是電子檔案，不僅能夠擴大檔案的存儲內容和范圍，還能夠延長檔案的保管時間，并具有共享功能。醫院檔案的現代信息化管理包括：人事檔案的網絡化管理、患者病歷檔案的網絡化管理、文書文件的網絡化管理。在使用現代信息技術進行電子檔案歸檔時，要注意規范電子檔案的相關格式，利用二維碼等技術，確保電子檔案的完整性及真實性，提高醫院檔案管理的效率及質量。還要符合檔案的各項標準化內容，注重理論與實踐相結合，根據檔案利用的最普遍、最突出的特點，根據利用者的利用習慣和通常需求來編制最簡易的檢索方法，從而保證檔案檢索工具具有科學性、系統性、實用性。

2.3 多角度、深層次開發檔案信息資源

檔案管理的最終目的在于利用，發揮其價值，醫院檔案管理工作可提供信息檢索，加強各醫院信息聯合，提高檔案信息的利用率，拓寬科研的新方向，為臨床及教學科研工作提供支持。在開發和利用醫院檔案信息資源的過程中，應當始終堅持相應的規章制度來開展工作，并且需要堅持提升檔案服務的質量水平，要求應當準確、迅速及主動的提升檔案信息資源的利用效率。同時必須不斷拓展其資源信息收集范圍、實施深層次的開發舉措、采取多渠道的利用等，以解決檔案信息資源難以獲得廣泛應用的問題，只有這樣才能實現對檔案信息資源的深層次、多角度開發。另外，在工作中應確定以利用為中心的指導思想，重視研究如何提高檔案為醫院建設與發展服務的效益，從被動坐等上門的接待利用方式，逐步走向主動開發檔案信息資源，開展查閱、調卷，送卷上門，跟蹤服務，為檔案的價值提供生動、具體的事例和準確的數據。

3 結語

總之，為了提高醫院的醫療水平、管理能力，在新形勢下，需要加強醫院的檔案管理工作，建立健全相關的檔案管理規章制度，同時注重培養檔案管理人員的自身專業素質，引進現代先進的科學技術，使醫院的檔案管理更加精準、及時、有效，以促進醫院的全面發展，使檔案管理能夠更好地服務于醫療工作。

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