提高企業檔案管理與資源整合的管理水平

王大龍

摘 要：企業檔案管理是指對檔案信息以及檔案實體進行管理以及應用的各項服務，是國家發展檔案事業的基礎，包括檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統計、檔案編輯和研究、檔案提供利用這八項工作。要提高現代企業的檔案管理與資源整合的管理水平，就要注重檔案管理的科學化發展，并不斷優化資源配置。

關鍵詞：檔案管理;資源整合;提高管理水平

檔案管理工作建立在大量信息數據的基礎上，管理工作較為復雜，我國現階段的檔案管理存在大量不足，并面臨著向電子化轉型的趨勢。在當前形勢下，檔案管理工作應當積極尋找突破口，要建立現代化的管理機制，做到與時俱進，使管理模式向現代化轉變。在資源整合方面，企業要不斷調整戰略目標，始終將資源利用最大化以及尋找客戶最佳需求點作為發展方向，提高管理水平。

1 提高檔案管理的管理水平

1.1 我國的檔案管理工作現狀

我國的檔案管理正由紙質化逐漸過渡向電子化，人們在日常生活中查詢檔案多是通過網頁信息檢索，但不同的部門之間很難做到使用共同的軟件，不同的軟件之間存在信息不兼容的情況，在信息的利用方面造成極大不便。我國現行的統一規范不能完全適用，存儲的方式過于多樣化，包括光盤、磁盤，各個檔案庫所采用的自動化工作也沒有統一標準，種種歷史原因導致檔案管理缺乏規范。

1.2 提高檔案管理水平的有效舉措

建立完善的劃分以及管理流程，分門別類對不同項目的檔案進行編碼，并借助計算機對檔案進行管理，建立檔案編碼與存儲位置之間的關系，可以通過輸入檔案編碼直接提取檔案位置，建立一體化的管理方式。使檔案存儲規范化，在檔案進行歸檔前，要對檔案進行檢查，保證檔案信息完善并符合相關規范，對歸檔的檔案建立統一標準，有利于推動檔案信息工作自動化。我國現有檔案大部分仍是以紙質化的形式存在，紙張在長時間的保存過程中對保存環境有較大要求，檔案管理室要時刻配備滅火器，加濕器，除濕器等專業設備，對環境進行除塵以及殺菌，滿足各個季節的需求，在保存過程中也要定期對檔案進行檢查，防止發生丟失或是存放位置有誤等情況。

1.3 嚴格遵守檔案管理相關流程規定，推動檔案管理信息化發展

保證本單位檔案工作嚴格貫徹執行《中華人民共和國檔案法》和上級關于檔案工作的各項方針政策，在企業管理的過程中，要加強對檔案工作的監督，將檔案管理工作納入日常計劃中。在檔案管理信息化的階段要符合《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》，文檔信息收集時要及時進行備份，按照《檔案著錄規則》的規定制作電子版的目錄，定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。使用統一的管理平臺，有利于檔案之間的調動和使用。在檔案管理的過程中，要切實將責任落實到每一名員工，充分調動員工的工作積極性，提高檔案管理的管理水平。

2 提高資源整合管理水平

2.1 提高資源利用效率，優化資源配置

在資源的利用過程中，為了提高利用效率，企業要加強資源整合能力，從而達到對資源的合理配置。在企業管理的過程中，我們要對檔案信息加以利用，并對檔案信息的價值進行深入挖掘，對于未經加工的檔案信息要進行分類，歸納，以便于在信息利用時更好的進行對比，發揮檔案管理的內在價值。推進檔案管理電子化需要先進的技術和設備，企業要選擇與自己檔案管理方式適合的設備，有利于推動檔案管理的資源整合。資源整合貫穿于企業管理的每個方面，在資源整合與檔案管理的過程中，要加強各部門之間的配合，形成完善的資源整合管理體系。

2.2 加強科學管理，實現創新服務

傳統的檔案管理中，對檔案的查詢是一件復雜的事情，需要對照目錄，在龐大的檔案庫中靠人工尋找。運用現代化信息技術，建立網絡檢索方式，將檔案輸入數據庫中，可以通過網絡檢索的方式對檔案進行定位，可以方便查詢，滿足各部門對檔案使用的需求。檔案管理的工作人員要樹立服務意識，增強主動性，在工作中，要不斷吸取意見進行改進，也要加強與各部門之間的聯系，更好的提供檔案查詢的服務。為了保證檔案數據庫的安全，應當采取加密措施，員工在提取檔案的過程中需要輸入密碼，對于不同部門的員工開放不同的權限，只能查閱相關的檔案，保證企業的機密不會被泄露，將損失控制在最小的范圍內，也可以采取不同類別的檔案分別存儲在不同的位置的方法，重視檔案管理中的安全工作。

2.3 培養專業人才，推動管理科學化

檔案管理工作需要專業的人才，企業在招聘檔案管理的員工時，一定要注重專業能力，專業人才具有更高的水平以及更負責的態度，能夠迅速適應企業的管理方式，并找到合適的檔案管理方式，根據企業的運營情況進行針對性的選擇。也可以對現有的檔案管理的員工進行培訓，學習先進的理念以及管理方式，提高管理水平。檔案管理人員要學習先進的管理經驗，熟練運用現代化的信息設備，使檔案管理更加科學化。

3 結束語

企業的發展要順應現代社會的發展趨勢，檔案管理以及資源整合的管理水平也要不斷提高，與現代化信息技術相結合。在提高管理水平的同時，要與注重管理體系的完善、加強各部門之間的聯系、對員工進行再教育等輔助手段相結合，共同推進檔案管理與資源整合水平的現代化。為企業發展服務，推動資源優化配置，提高企業總體競爭力。

參考文獻

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