推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化研究(1)

戚玉柱

摘 要：機關單位是組成國家單位的重要部分，它作為國家單位中不可缺少的一部分，它的特殊性和重要性不言而喻。對于單位內部的管理來說，規范化并且標準化的檔案管理有著重要的意義。在我們國家城市發展建設取得了一定發展的形勢下，機關事業單位發展也呈現出來比較良好的趨勢，其內部管理持續在一個不斷完善的狀態。但是對于檔案管理工作來說，它還存在這一些不足之處，就是機關事業單位沒有很好地進行檔案工作的管理，由于傳統的檔案管理模式是比較落后的，已經不再適合當今的要求，所以要推進機關事業單位檔案管理的規范化和標準化。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理工作;規范化;標準化

隨著現在時代發生了巨大的變化，在時代不斷發展和進步的情形下，人們對于機關事業單位檔案管理工作投以關注并且重視的目光，人們越來越看重機關事業的檔案管理工作。但是對于這項工作來說，它還存在著一些不足的地方，需要去不斷完善，正是因為檔案管理工作處于不夠完善的狀態，所以在一定程度上也給單位工作帶來影響，而且也無法很好地提高工作效率。由于檔案的數量呈現著上升趨勢，如果不能很好地解決問題，就會越發不利于工作展開，所以推進檔案管理工作的規范化是必然的要求。

1 機關事業單位檔案管理工作存在的不足

1.1 落后的檔案管理方式

機關事業單位的檔案管理方式不新穎，沒有創新，一直在采用已經過時的方法進行檔案管理工作。在進行檔案管理工作的時候，接觸的是一份份檔案，這些檔案有其專門的地方放置，在進行檔案管理工作的時候，將這些檔案放在指定的位置，如果要使用它們的時候，就到放置的地方進行查看，在查看的時候要花費比較長的時間，使用的時間有可能是幾個小時，有可能就要幾天的時間。顯然這種檔案管理方式的效率是不高的，雖然說在以前的工作中，它有著高地位，但是隨著社會的不斷進步，也隨著檔案的數量增加，這樣的方式已經不再適合機關事業單位的檔案管理[1]。所以在面對效率低下的傳統檔案管理方式的情況下，事業單位的檔案管理方式不能繼續再用這種過時的管理模式，必須要采用新的管理方式。此時，實現信息化管理，網絡化管理可以有效地改變因采用傳統管理模式，而導致的工作效率低下的問題，用計算機管理檔案可以產生較多的好處，這是一種高效的管理方式。

1.2 對檔案管理工作的認識不足

通常情況下，機關事業單位總是把一些比較實際的工作當作是主要工作，并且將這類工作看作是重點，對這類工作的重視程度遠遠高于檔案管理的工作，出現這種現象的主要原因就是機關事業單位的領導對檔案管理的工作不夠重視，在他們看來檔案管理的工作既不能展現出所做出的成績，也不能夠帶來利益。所以，在安排人員工作的時候，一般都將人員安排到其他的工作中，很少會精心地安排人員進行檔案管理工作，大多數情況下，就將工作水平較差的人員安排到這份工作中。

2 機關事業單位中檔案管理工作的重要性探討

檔案管理工作在機關事業單位中占有舉足輕重的地位，它發揮著極大的作用，它不僅記錄著員工的個人信息，與此同時它也在一定程度上表現出單位的集中管理。現在規范化標準化的檔案管理已經成了衡量事業單位管理能力的重要標準，檔案管理的水平高低也能在一定程度上展現領導管理能力的高低，一般來說，檔案管理的水平越高，其領導能力也相對越強[2]。加強機關事業單位的規范化管理，能夠有效地提升員工對檔案管理工作的重視程度，對提升員工的檔案管理意識具有極其重要的意義[3]。

3 推進機關事業單位檔案管理的措施

3.1 改變檔案管理的方式

從現在的情形來看，傳統的檔案管理方法是不可取的，因為這種低效的檔案管理不僅不會給檔案管理工作帶來積極的作用，反而會帶來一些不利的影響，為了不再使用過去的紙質檔案管理方式，機關事業要采用其他的檔案管理方式來進行管理工作的展開，而利用信息化保存方式便是一個好的選擇，這不僅可以減少投入過多的人力和物力，更重要的一方面是它可以有效地提高檔案管理工作的效率，這樣就會使得在資料的查閱等方面更加地方便，能夠更好地節約時間。將檔案管理的方式進一步改善后，檔案管理人員就可以通過計算機網絡很好地實現信息的查詢。這樣的優勢表現在，不僅可以對機關事業內部人員的信息大概地進行掌握，與此同時，還可以清楚地知道各項工作的展開情況。而且利用這樣的方式進行檔案管理，可以保證數據不容易丟失。

3.2 進一步完善檔案管理制度

對于檔案管理工作，要想在保證它的規范性和標準性，就要有一個完善的制度，制定完善的檔案管理制度，對于高效率的進行檔案管理工作具有很大的幫助[4]。機關企業要想將檔案管理工作的重要性充分地發揮出來，就首先要明確自身的情況，根據自身情況，并在相關部門的積極配合下，將檔案工作不斷地完善，對于管理部門來說，就要要求部門里的人員做好自己的本職工作，并且在進行檔案管理的工作中，嚴格地按照檔案管理制度進行工作。

3.3 大力宣傳檔案管理工作的重要性

機關事業單位要將檔案管理工作重視起來，同時，也應該加強對檔案工作的宣傳，讓其他的人員也充分認識到檔案管理工作所占據的重要地位。機關事業單位可以利用公司宣傳欄，同時還可以借助會議等向全體職工宣傳檔案工作的重要作用，從而讓每個人都形成一種重視檔案的意識，這樣就可以推進檔案管理工作的規范化和標準化。

4 結束語

檔案管理工作對于機關事業單位來講，具有重要的影響，在進行檔案工作的時候，傳統的檔案管理方式已經不再適用，所以要將檔案管理方式進一步改善，而采用信息化的管理方式是比較好的選擇，能夠更好地促進管理工作的展開。

參考文獻

[1]姚武.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].中國管理信息化，2016，1915：174-176.

[2]陳芳.關于推進機關事業單位檔案管理工作的規范化與標準化探究[J].辦公室業務，2017，05：92.

[3]張理嵐.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化的策略探索[J].科技創新導報，2018，1528：120-121.

[4]李峰.如何推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化[J].現代經濟信息，2018，24：139.