文書檔案價值鑒定若干問題探討

賀迎暉

摘 要：文書檔案價值鑒定是文書檔案管理的一項重要基礎性工作，通過對文書檔案內(nèi)容、來源、時間、完整等方面進行價值鑒定，以決定存毀，及留存時間長短等。本文在分析了文書檔案價值鑒定原則、方法基礎上，針對文書檔案價值鑒定難點，提出全過程、全環(huán)節(jié)、全生命周期做好文書檔案鑒定對策，對做好文書檔案價值鑒定具有積極的現(xiàn)實意義。

關(guān)鍵詞：文書檔案;檔案價值鑒定;問題

文書檔案是機關(guān)、社會組織、企事業(yè)單位在行政管理過程中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的檔案總稱。包括決定、請示、報告、會議記錄、計劃和總結(jié)等。文書檔案涉及面廣、類型多樣、內(nèi)容龐雜，需要通過對文書檔案內(nèi)容、來源、時間、完整等方面進行價值鑒定，以決定存毀，及留存時間長短等。

1 文書檔案價值鑒定原則

1）全面原則。“全面原則”，包括文書檔案價值鑒定需要從文書檔案形成時間、內(nèi)容信息等不同方面、不同層次進行系統(tǒng)價值分析;把握文書檔案資料間的關(guān)聯(lián)性，既包括與已鑒定的文書檔案間的關(guān)聯(lián)性，也包括非鑒定文書檔案間的關(guān)聯(lián)性，還包括文書檔案滿足社會發(fā)展進步的某一方面現(xiàn)實需要的價值判斷等等。

2）歷史原則?！皻v史原則”，是將所要鑒定的文書檔案放至歷史發(fā)展進程之中，采用唯物主義歷史觀進行價值鑒定。文書檔案承載著不同時期重要歷史信息，反映歷史上曾經(jīng)發(fā)生的具體事情，需要用歷史的眼光去判斷存毀及留存時間長短等。

3）發(fā)展原則?！鞍l(fā)展原則”，無論是文書檔案鑒定方法，還是鑒定內(nèi)容，以及鑒定標準和要求都是不斷發(fā)展變化著的，這就要求從事文書檔案價值鑒定應用發(fā)展的觀點與研判文書檔案價值，既要認識到眼前的價值，也要從社會發(fā)展的視角預測其未來產(chǎn)生新價值的可能性。

總之，文書檔案價值鑒定應以辯證唯物主義和歷史唯物主義思想為指導，兼顧全面、歷史、發(fā)展的原則，充分認識和評估文書檔案價值，提出具體鑒定結(jié)果，夯實文書檔案歸檔工作基礎。

2 文書檔案價值鑒定因素

1）來源。從文書檔案來源，即“形成者”這一因素鑒定文書檔案價值，作出存毀決定。本機關(guān)單位形成的文書檔案價值要高于外單位形成的文書檔案，有上下級機構(gòu)的內(nèi)部關(guān)系文書檔案價值要高于非上下級機構(gòu)內(nèi)部關(guān)系文書檔案。

2）內(nèi)容?！皟?nèi)容”因素是文書檔案價值鑒定的首要考慮因素，通常從文書檔案內(nèi)容的“重要性”和“獨特性”兩個方面作出鑒定結(jié)論。所謂“重要性”通常指反映機關(guān)、事業(yè)單位主要業(yè)務工作的文書檔案價值要高于一般性、事務性工作形成的文書檔案。所謂“獨特性”則是指反映機關(guān)、事業(yè)單位中新經(jīng)驗、新政策、新成果，以及反映行業(yè)特點類文書檔案具有重要保存價值。

3）名稱?！懊Q”也是判斷文書檔案價值的又一重要因素，不同名稱的文書檔案具有不同的性質(zhì)及價值用途，也反映出文書檔案承載著的歷史或現(xiàn)實價值。如，“命令”“紀要”“決定”類文書檔案往往反映的記掛、事業(yè)單位的重要政策，其價值要顯著高于一般事物性文件，如“通知”“報告”類文書檔案。

4）文本?！拔谋尽笔侵改撤N文件。一份文件從撰稿、印制過程中會產(chǎn)生出草稿、草案、定稿等不同形式的文本。文本不同，其形成時間、格式及價值都有著明顯的差異通常正式文本價值要高于一般性文本，法規(guī)性、重要性文本的形成過程都應納入歸檔收集范疇。

5）時間。“時間”也是文書檔案價值鑒定的重要參考性因素之一。通常。文書檔案產(chǎn)生的時間越久，所保存下來的數(shù)量會越少，在價值上也顯示的更為珍貴。如，機關(guān)、事業(yè)單位機構(gòu)剛設立時保存下來的文書檔案價值較高，也是展現(xiàn)其形成的歷史標志，具有重要保存價值。

3 文書檔案價值鑒定難點

文書檔案價值鑒定是一項基礎性、重要性工作，《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的頒布和實施，為文書檔案鑒定提供了根本遵循，也使文書檔案價值鑒定更加科學化、規(guī)范化。但，目前文書檔案價值鑒定工作還存在一些難點，需要在鑒定過程中積極對待，認真解決。

1）數(shù)量龐大。文書檔案是機關(guān)、企事業(yè)單位日常行政管理過程中形成的具有保存價值的文件資料。文書檔案包括制發(fā)通知、決定、函、請示等各種文書，還包括單位年度工作計劃、總結(jié)，經(jīng)驗材料等等，每年由此產(chǎn)生的需要歸檔前進行價值鑒定文書檔案成千上萬份，鑒定工作花費周期長、難度大。

2）程序復雜。由于文書檔案主要采用的是案卷裝訂模式，既有子母卷小卷皮，也有厚卷兩大類。在文書鑒定環(huán)節(jié)一旦發(fā)現(xiàn)某一不符合歸檔要求的文件時，后續(xù)處理手續(xù)繁瑣。包括拆卷、檔號調(diào)整和檢索工具調(diào)整等，流程多，鑒定工作要求高。如，拆卷后剔除無需歸檔文件的，又需要重新抄寫卷內(nèi)目錄，重新組卷;調(diào)整保管期限的，又需要重新編排檔號等。

3）標準差異。與科技檔案、專業(yè)檔案鑒定相比，文書檔案內(nèi)容雜、涉及面廣，價值確定難度大，文書檔案鑒定主要依據(jù)《文書檔案保管期限表》《歸檔文件整理規(guī)則》《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，但在具體文書保管期限劃分過程中還存在規(guī)定不夠明確、具體，實際操作難度大等。

4 文書檔案價值鑒定對策

文書檔案鑒定貫穿于收集、歸檔、到期環(huán)節(jié)等，關(guān)乎文件能否轉(zhuǎn)化為檔案，以及到期檔案是否需要銷毀或繼續(xù)留存等，做好文書檔案鑒定工作意義重大。應堅持從全過程、全環(huán)節(jié)做好文書檔案價值鑒定：

1）收集節(jié)點。文書檔案收集環(huán)節(jié)的價值鑒定重點是要做好全面地前端鑒定。所謂全面，就是要從文書檔案前的文件形成者、使用者及檔案管理者三個方面，按照文書檔案的標準和要求做好文書檔案價值鑒定，以作出“應歸檔”或“無需歸檔”的結(jié)論。文件制作者、使用者要擁有一定的檔案意識和知識儲備，就文件資料是否需要歸檔作出初步判斷。檔案管理者要利用其掌握的專業(yè)知識，深入文件制作一線做好指導，并加蓋歸檔印章，做好歸檔標記。做好文件歸檔的前端控制，才能有效確保收集環(huán)節(jié)文件價值鑒定的準確性和全面性，確保文件資料應檔盡檔。

2）歸檔節(jié)點。文書檔案進入歸檔環(huán)節(jié)的價值鑒定，需要依據(jù)文書檔案性質(zhì)及標準作出相應的鑒定結(jié)論。符合文書檔案歸檔標準的，予以接收，反之，則要求整改后再歸檔或剔除。應嚴格按照《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》標準和要求，首先確定文件是否屬于歸檔范疇，是否符合立卷標準，內(nèi)容是否完整，移交手續(xù)是否完備，并要同步做好密級、價值鑒定和電子文件的技術(shù)鑒定等，歸檔環(huán)節(jié)鑒定的重點是要把好檔案質(zhì)量關(guān)和數(shù)量關(guān)。

3）到期節(jié)點。文書檔案保管期限屆滿前需要對到期檔案進行價值鑒定，以作出延長保管期限、解密降密或銷毀決定。需要從歷史、發(fā)展的視角，既要對文書檔案的現(xiàn)有價值進行鑒定，也要著眼長遠價值，既要考慮文書檔案形成機關(guān)的價值，也要把握文書檔案對其他部門或人員的價值。根據(jù)鑒定，以決定到期檔案或未到期但失效檔案是否延長保管期限;保密檔案到期作出降密還是解密決定。到期檔案鑒定應由檔案管理部門邀請文書檔案形成者及利用者共同參與;經(jīng)鑒定后需要銷毀的文書檔案，應及時銷毀，優(yōu)化館藏檔案資源結(jié)構(gòu)。

參考文獻

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