職業(yè)院校檔案管理信息化探討

趙淑威

摘 要：隨著社會時代的變化以及職業(yè)院校的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已然不能滿足現(xiàn)如今的各項需求。基于此，本文通過探討職業(yè)院校的檔案管理信息化，進而闡述個人對此方面的見解，以供各位參考。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校;檔案管理;信息化;探討

職業(yè)院校作為專業(yè)型人才的重要培育基地，不僅擔(dān)負著培育人才以及開展各類教育、教學(xué)活動的重要責(zé)任，還應(yīng)當(dāng)對檔案管理工作予以充分的重視。在此進程中，需要緊隨時代前進的步伐以及需求者的需要，來對其管理方式實施創(chuàng)新，通過運用信息化的檔案管理技術(shù)來更加有效地落實各項檔案管理工作，從而充分展現(xiàn)檔案所具有的運用價值，起到推進職業(yè)院校發(fā)展的效用。

1 職業(yè)院校中檔案管理信息化所具有的必要性

1.1 信息化院校系統(tǒng)應(yīng)用中所提出的需要

在現(xiàn)如今科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的環(huán)境中，各個職業(yè)院校在進行教育教學(xué)活動與工作的進程中，不僅運用了不少的現(xiàn)代化信息技術(shù)，還建設(shè)了不少的信息化教學(xué)系統(tǒng)跟教學(xué)平臺。在此環(huán)境的影響下，對于職業(yè)院校內(nèi)部的其他的各項工作而言，也應(yīng)當(dāng)在開展的進程中隨之進行改變。通過運用信息化系，各項較為重要的數(shù)據(jù)信息在錄入以及存儲等方面皆變得非常便捷。對此，檔案管理人員在實施檔案管理的進程中，也應(yīng)當(dāng)實施系統(tǒng)化管理。唯有如此，方能夠保障檔案管理的有效性[1]。

1.2 發(fā)掘檔案價值所提出的需要

對于職業(yè)院校中的檔案管理工作而言，已經(jīng)不再是簡單的把全部檔案實施集中管理。現(xiàn)如今的檔案管理更加注重對檔案信息的有效運用。在運用檔案信息的進程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理具有不便利的特性，對此就要求職業(yè)院校就構(gòu)建相應(yīng)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。這不僅有助于檔案使用者能夠通過系統(tǒng)快速、便捷的對其所需要的檔案信息進行查找、檢索跟獲取，還有助于實現(xiàn)檔案資源的有效運用跟有效開發(fā)。由此可見，職業(yè)院校實施檔案信息化管理是發(fā)掘檔案價值所提出的需要跟要求。

2 職業(yè)院校中實現(xiàn)檔案信息化管理的有效策略

2.1 提升檔案信息化方面的管理意識

作為行動的方向跟指示，意識會對人們的行動起引導(dǎo)作用，從而保障行動跟意識的統(tǒng)一性。對此，職業(yè)院校若想保障檔案信息化管理的目標(biāo)能夠達成，就應(yīng)當(dāng)先行提升檔案信息化管理方面的意識。職業(yè)院校中的各領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)當(dāng)以身作則的在此進程中深入化的明確檔案信息化管理所具有的重要性，明確院校當(dāng)前所實施的檔案信息化管理存有的問題跟不足。之后，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)通過召開會議等方式，一同來探究、討論檔案管理的信息化建設(shè)，并且為此工作的順利開展更應(yīng)更多的資源、資金以及設(shè)備等方面的支持。與此同時，職業(yè)院校還應(yīng)選出一批較為優(yōu)秀且專業(yè)化的檔案管理人員來接受相應(yīng)的檔案信息化管理培訓(xùn)跟教育，從而令這些優(yōu)秀的工作人員更為切身的感受、認知到檔案信息化管理所具有的優(yōu)勢。這在加快推廣檔案信息化管理的同時，也可以使得更多的工作人員擁有這一方面的工作意識跟認知。

2.2 建立完備的檔案信息化管理制度

由于完善健全的制度能夠為工作的有效落實提供有效依據(jù)，因此，職業(yè)院校若想更好的達成檔案信息化管理目標(biāo)，就需要由制度方面進行著手。在對制度實施構(gòu)建的進程中，可以由檔案管理的職責(zé)制度方面予以著手。

首先明確劃分電子檔案中的制作職責(zé)，令每位制作人員皆能夠明了自身工作的職責(zé)以及自身工作所具有的重要性。這有助于確保制作檔案信息的真實性以及有效性。然后，需要構(gòu)建嚴謹?shù)谋O(jiān)管制度。管理人員對檔案信息予以保存后，未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，是不可以進行檔案外借的。對于檔案的使用，應(yīng)當(dāng)給予使用者一定的監(jiān)管，以確保檔案獲得合法使用。最后，應(yīng)當(dāng)對其獎懲機制予以建立健全。盡管檔案信息化管理進程中，自動化、智能化的信息化系統(tǒng)在一定程度上精簡了人員數(shù)量，節(jié)約了人工成本，但依舊是不能完全離開工作人員進行無人操作的。故而，為了提升人員的工作積極性，防止檔案信息化進程中出現(xiàn)迷失狀態(tài)，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建與完備獎懲機制。

2.3 創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

檔案管理技術(shù)不但作為十分重要的存在，而且管理技術(shù)所具有的信息化水準(zhǔn)也會對檔案管理工作的有效落實具有重要的影響。對此，職業(yè)院校應(yīng)當(dāng)對檔案管理技術(shù)實施一定的創(chuàng)新。比如運用加密、壓縮數(shù)據(jù)等技術(shù)[2]。

其中加密技術(shù)是現(xiàn)如今電子商務(wù)所普遍運用的一種安全保密措施。主要是運用技術(shù)手段將較為重要的數(shù)據(jù)信息變換為亂碼（加密）進行傳送，抵達目的地之后再運用相同或是不同的手段跟方式來進行解密還原。對于檔案管理人員來講，運用此種加密技術(shù)，可以有效確保檔案信息、數(shù)據(jù)的安全性。

所謂的數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)，則主要是以不丟失有用信息為前提，通過減少數(shù)據(jù)量來減少所占用的存儲空間的技術(shù)。進而起到提升傳輸、儲存以及處理效率的效果。此外，管理人員還可以對各種檔案實施分類壓縮。不僅便于今后查找，還減少了檔案占據(jù)所占據(jù)的空間，一舉兩得。

2.4 整合當(dāng)前的信息平臺

對于職業(yè)院校之中的檔案管理工作而言，其在落實進程中依然運用了信息化手段構(gòu)建了不少的信息平臺。對此，在一定程度上還形成了較為復(fù)雜、混亂的狀況，不便于檔案信息查詢。對此，各職業(yè)院校應(yīng)當(dāng)對目前所擁有的信息平臺實施一定的整合。在此進程中，應(yīng)當(dāng)對各個平臺所具有的功能、扮演的角色等實施深入化剖析，掌握實際狀況。同時還應(yīng)當(dāng)在此基礎(chǔ)之上，對各個平臺所形成的關(guān)系予以一定的梳理，探尋其中規(guī)律，之后再把眾多平臺整合為一個較為完整的一體化平臺。對此，需要把各個小平臺之中的檔案內(nèi)容實施歸攏、匯總進而分類、整合跟保存。此外，還可以通過構(gòu)建數(shù)據(jù)交換接口，來為檔案信息分享跟運用進一步提供便利，為各個平臺的檔案信息自動化傳輸打下基礎(chǔ)，也為進一步為達成檔案信息化管理的目標(biāo)提供保障。

3 結(jié)語

綜上所述，職業(yè)院校對當(dāng)前的檔案管理實施了一定創(chuàng)新。運用信息化的檔案管理方式，有助于提升檔案管理的成效。對此，在今后的檔案信息化管理進程中，職業(yè)院校還應(yīng)當(dāng)從切實現(xiàn)況出發(fā)，對檔案管理所存有的切實問題予以深入探究，同時提出具有針對性地有效措施或是解決建議。從而進一步保障檔案信息化管理得以有效落實，把檔案所具有的價值充分凸顯出來。

參考文獻

[1]常民茹.如何實現(xiàn)職業(yè)院校檔案管理信息化[J].陜西檔案，2018，（5）：34.

[2]符曉陽.淺議高等職業(yè)院校檔案管理信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代職業(yè)教育，2018，（11）：250.