新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

石紅

摘 要：伴隨著我國科技水平的發(fā)展，人事檔案管理工作也有了很大進(jìn)步。面對(duì)新時(shí)代的挑戰(zhàn)和立足點(diǎn)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已難以適應(yīng)相應(yīng)的工作需要，檔案工作者的專業(yè)化程度有待提高，這在一定程度上限制了人事檔案管理的規(guī)范化和效率。文章從事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，客觀、全面地分析了存在的問題，并從實(shí)際出發(fā)提出了有效的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;事業(yè)單位;人事檔案管理;機(jī)遇;挑戰(zhàn)

創(chuàng)新是這個(gè)時(shí)代永恒的主題。隨著時(shí)代的發(fā)展，我們的觀念也在不斷地改變，創(chuàng)新變成了新時(shí)代的代名詞。一個(gè)社會(huì)和民族的進(jìn)步離不開創(chuàng)新，一個(gè)國家的發(fā)展也離不開創(chuàng)新。在這個(gè)信息化的時(shí)代里，我們更要不斷地創(chuàng)新，才能夠得到更好的發(fā)展。同樣，一個(gè)單位的發(fā)展也離不開創(chuàng)新，人事管理也要不斷地尋求新的方式，檔案管理作為人事管理的重要組成部分，需要結(jié)合單位實(shí)際不斷地發(fā)展和創(chuàng)新，從而形成高效便捷有序的管理模式，提高人事檔案管理效率，適應(yīng)單位發(fā)展新需求，增強(qiáng)人事管理能力。

1 現(xiàn)代人事檔案管理工作的價(jià)值

當(dāng)前企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理的過程中，需要依照工作人員的興趣以及工作的能力合理對(duì)崗位進(jìn)行安排，這是對(duì)員工積極性進(jìn)行強(qiáng)化，讓企業(yè)經(jīng)營(yíng)質(zhì)量提高的有效方式。在經(jīng)營(yíng)管理的過程中，人事檔案管理工作主要包含以下兩點(diǎn)內(nèi)容：首先，人事檔案是對(duì)工作人員信息進(jìn)行記錄的載體，在管理和招聘的時(shí)候，企業(yè)可以對(duì)人事檔案進(jìn)行完善，充分了解工作人員的實(shí)際能力和工作經(jīng)歷，讓招聘人員和管理人員更好的了解員工。在管理的過程中，對(duì)人事檔案進(jìn)行合理的管理，可以積極的幫助管理人員選擇人才，依照人才的能力選擇合適的崗位，讓優(yōu)秀人才的能力充分的挖掘出來，對(duì)企業(yè)的管理質(zhì)量提升具有很大的幫助，其次，在企業(yè)發(fā)展的過程中，人事檔案也是保證企業(yè)員工利益的基礎(chǔ)，員工的離職、轉(zhuǎn)崗、退休等都需要根據(jù)人事檔案的記錄來進(jìn)行操作，在員工工作的時(shí)候?qū)儆谠紤{證，在實(shí)際操作的過程中具有一定的法律效力。

2 目前人事檔案管理中存在的不足

2.1 人事檔案的更新速度滯后

就目前而言，許多的事業(yè)單位其檔案往往都更新速度較緩慢，檔案陳舊，就這難以發(fā)揮檔案管理的真正作用。當(dāng)前事業(yè)單位個(gè)人檔案中大多存檔的都是一些基礎(chǔ)的個(gè)人信息，干部的考察表以及任命的文件職稱評(píng)定的材料等等，往往僅僅只是對(duì)干部每個(gè)年份進(jìn)行信息更新，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還要進(jìn)一步輸入信息與總結(jié)。而干部本人也沒有相關(guān)的意識(shí)，往往是在他人提醒的情況下才知道要提交相應(yīng)的檔案等等。檔案室是檔案管理工作的基礎(chǔ)，如果檔案更新的不及時(shí)，信息不準(zhǔn)確，信息過于滯后，將會(huì)在很大程度上影響檔案管理的效率。

2.2 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

人事部門是一個(gè)需要與多個(gè)部門進(jìn)行溝通交流協(xié)調(diào)的部門。在履行工作職責(zé)的時(shí)候會(huì)涉及很多部門和職工，各部門的協(xié)調(diào)在進(jìn)行人事管理工作中顯得尤為重要，可是很多領(lǐng)導(dǎo)干部沒有準(zhǔn)確地把握到人事管理工作的要害，往往是只進(jìn)行突擊檢查，卻不能制定出符合工作實(shí)際的長(zhǎng)期有效的工作機(jī)制。

2.3 檔案管理人員的素質(zhì)比較低下

針對(duì)我國現(xiàn)有機(jī)關(guān)單位人事檔案管理工作來說，相應(yīng)的檔案管理人員的素質(zhì)還普遍偏低，具體在以下幾方面體現(xiàn)出來：首先，檔案管理人員未有較高的專業(yè)素養(yǎng)，就我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理人員來說，專門的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)較為匱乏，隨著現(xiàn)代人事檔案管理工作的日趨復(fù)雜，已有無法勝任的現(xiàn)象開始在他們中出現(xiàn)。其次，現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的人員年齡均普遍偏大，他們中的很多人思維均較為落后，所采用的檔案管理手段已趨于被淘汰，且對(duì)接納和學(xué)習(xí)新事物較為抵觸，如此對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效開展造成了很大阻礙。

3 當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀的改善措施

3.1 對(duì)管理制度和方法進(jìn)行創(chuàng)新

制度是一份工作順利進(jìn)行的保障，在實(shí)際工作中發(fā)揮著重要作用，對(duì)于人事檔案管理工作也一樣。首先要從制度創(chuàng)新入手，制定更加符合新時(shí)期人事檔案管理工作的制度，結(jié)合本單位的實(shí)際工作情況，制定行之有效的檔案管理辦法，貫徹落實(shí)檔案管理的長(zhǎng)效機(jī)制。例如，在實(shí)際工作中，人事檔案管理人員要聯(lián)系單位內(nèi)多個(gè)部門，可以在每個(gè)部門內(nèi)設(shè)置一名兼職聯(lián)絡(luò)員，人事檔案管理人員有什么工作需要和問題可以與兼職聯(lián)絡(luò)員溝通，由兼職聯(lián)絡(luò)員進(jìn)行檔案的整改和補(bǔ)充，同時(shí)進(jìn)行檔案管理的工作反饋，這樣的工作模式打破了過去只由檔案管理員進(jìn)行信息收集的工作模式，有效提高了工作效率。

3.2 增加信息化工程項(xiàng)目

在事業(yè)單位人事檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)下，應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)信息化工程項(xiàng)目的建設(shè)工作，以此全面提升人事檔案管理工作的效率。傳統(tǒng)人事檔案管理工作中所采用的檔案保管主要是借助紙質(zhì)法進(jìn)行保存，而在信息化工程中，可將其轉(zhuǎn)換成音頻影像、文字圖片等形式完整保存在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，這樣既不會(huì)由于時(shí)間久遠(yuǎn)造成紙張損壞，也不會(huì)積累過多人力用于檔案保管及查找，從而有效提升事業(yè)單位人事檔案管理工作成效。從某種程度上而言，它可為事業(yè)單位提供更多空余的人力支持，尤其是在人事檔案記錄、整理、歸檔等環(huán)節(jié)中，以往需要花費(fèi)過多精力與人力參與到此項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中，而今信息化系統(tǒng)的應(yīng)用為事業(yè)單位提供了較大便利。在信息化工程項(xiàng)目中，工作人員只需利用掃描儀將人事檔案信息錄入系統(tǒng)中，以便后期其他人員調(diào)取檔案時(shí)能隨時(shí)找到相關(guān)資料，從而為事業(yè)單位人事檔案管理機(jī)構(gòu)提供一個(gè)良好且便捷的工作環(huán)境，也能最大化提高人事檔案保管的安全性。

3.3 提高人事檔案管理員工的素質(zhì)

員工在人事檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用。從上述分析中我們能夠知曉，人事檔案管理人員的素質(zhì)將直接影響到檔案管理工作質(zhì)量的高低，所以為了保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作更好地進(jìn)行，就一定要將員工自身的素質(zhì)提高，進(jìn)而必須把以下幾點(diǎn)做好：首先，定期開展員工素質(zhì)培訓(xùn)，以不斷提升員工的素質(zhì)，讓人事檔案管理的需要得到滿足。其次，將人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提升，機(jī)關(guān)事業(yè)單位可鼓勵(lì)員工積極展開學(xué)習(xí)，促進(jìn)自身相關(guān)素質(zhì)的提高。最后，鼓勵(lì)進(jìn)步員工，為其他員工做好帶頭表率作用，讓不斷學(xué)習(xí)的良好氛圍形成于機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部。

3.4 完善人事檔案全文數(shù)據(jù)庫

事業(yè)需要不斷的推動(dòng)人事檔案管理的信息化進(jìn)程，通過把文字資料轉(zhuǎn)變成信息數(shù)據(jù)資料，充分利用相應(yīng)的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，比如掃描儀等，把那些很難有效保存的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變成PDF文檔以及電子照片等等。在通過信息化系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一整理與分類，利用相應(yīng)的關(guān)鍵詞和標(biāo)簽，實(shí)現(xiàn)文件查詢的智能化功能，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)人事檔案和數(shù)據(jù)人事檔案的同時(shí)存儲(chǔ)、管理和使用。

4 結(jié)語

總之，隨著信息化水平的不斷提高，我國機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用水平也有很大提升。為此，要求事業(yè)單位的人事檔案管理工作通過對(duì)開放化、網(wǎng)絡(luò)化的管理方式予以利用，以適應(yīng)社會(huì)的需求，同時(shí)不斷提高自身的綜合素質(zhì)，建立信息化的人事檔案管理方式，提升自身工作效率和質(zhì)量，更好地為社會(huì)服務(wù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員需牢牢把握住時(shí)代機(jī)遇，在創(chuàng)新上加大力度，加強(qiáng)改革，進(jìn)一步將事業(yè)單位人事檔案管理工作做好。

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