試論數字化檔案建設與管理

李忠榮

摘 要：隨著技術的發展，數字化技術得到了廣泛的應用，在檔案建設管理中，借助數字化技術可實現數字化檔案的建立，使用相應的管理系統可實現高效的檔案管理。本文對檔案管理數字化建設進行了概括，闡述了檔案數字化建設的優勢，分析了數字化檔案建設與管理的框架體系，并且提出了加強數字化檔案管理的措施，包括建立數字化檔案管理制度，加強檔案系統兩種資源管理，為數字化檔案的建設和管理提供更加完善條件，加強數字化檔案的應用效果。

關鍵詞：數字化檔案;檔案建設;檔案管理

在檔案建設與管理中，傳統的檔案管理以紙質為主，保存的時間比較短，同時在檔案的整理過程中難度較大，工作量多，這使檔案的建設的質量以及信息準確性受到了影響。在數字化技術發展下，檔案管理逐漸向著數字化方向發展，采用計算機系統進行檔案信息管理，檔案建設管理的效率提升。因此，在當前應加強檔案的數字化建設，利用有效的技術，為檔案管理提供更加便利的條件，提高檔案管理工作的水平。

1 檔案管理數字化建設概述

檔案管理數字化指的是將紙質檔案轉變為數字化介質，使用計算機進行收集、保存以及管理、檢索等操作。在檔案管理數字化建設中，所包括的內容有檔案數據庫、軟件前臺界面、系統后臺程序等。這種方式可在多種領域中應用，通過數字化檔案管理，實現無紙質檔案管理。當前，數字化檔案建設管理被廣泛應用在了企事業單位的生產及管理中。

2 檔案數字化建設的優勢

1）檔案數字化具有時效性。檔案數字化建設中，通過計算可對數字編碼形式文件進行識別，結合信息技術的應用將文件存儲到不同的介質中，人們可使用計算機的檢索功能對檔案信息進行快速查找，獲取自己所需的內容。檔案數字化是在網絡中建立檔案數據庫，在互聯網等網絡支持下對檔案信息進行記錄和查詢，可使員工親自查找檔案的時間減少，還能夠突破時空限制，更快地從電腦等設備中找到相應的檔案信息，因此，數字化檔案使檔案查詢具有更好的時效性。

2）檔案信息具有安全性。當前各單位為了保證檔案信息的安全性，采用內網形式開展管理，這種管理模式下，檔案系統具有封閉特點，能夠使檔案信息得到有效的保障。內網檔案管理中，能夠發揮出物理地址過濾、服務區標識符匹配以及有限等效保密等功能，有著較大的優勢。在當前的內網管理中，安全性逐漸加強，在沒有經過授權的用戶的訪問下與接入等情況下，會進行身份認證，提升了檔案信息的安全。

3）電子檔案可與紙質檔案并存。在傳統的檔案建設和管理中，需要使用人工操作方式進行檔案登記。運用計算機技術可使這種方式得到改善，使其變為數字化檔案OA系統收發模式，采用該方式可使檔案管理的效率提升。各單位為了減少紙質檔案的數量，在檔案數字化建設管理中建立了電子檔案與紙質檔案并存的體系，使檔案建設工作的進行更加便捷。另外，采用電子檔案可避免檔案在使用中受損，加強了對檔案原件的保護效果。

3 數字化檔案建設與管理的框架體系

1）創建檔案全程控制系統。為了實現數字化檔案建設和管理，應建立管理流程全程控制系統，根據紙質檔案管理的模式來對檔案開展全過程的管理，使數字化檔案管理能夠具有更好的效果。通過對檔案進行全過程的控制可實現結果的結果，在這個過程中反饋的周期比較短，需要從數字化文件形成開始進行控制，對文件的形成、流轉以及收集等各項管理內容進行全過程的監控管理。管理應在數字化文件前期形成的階段開展，根據檔案管理的要求進行業務和流程種族，使檔案文件流程與業務流程能夠結合起來。對文件開展數字化全程管理的時候，需要對機構中各個部門的文件數字化進行統一的登記，將文件進行明確分類，在此過程中，應注意數字化文件管理系統應支持文件管理和業務流程，使數字化文件能夠保證完整性，同時確保其中的信息內容的準確性，使文件檔案的管理更加安全高效。

2）完善數字化檔案管理設施。首先，應創建數字化檔案管理軟件系統，數字化文件應采取統一管理的模式進行管理，進行設施建設的時候，應保證基礎設施的完善性。檔案館等應配備與業務部門之間相兼容的計算機系統，對歸檔數字化文件進行機讀。數字化檔案管理系統軟件是系統的核心內容，其中有數據錄入、權限管理以及系統設置等模塊，需要局域網來處理檔案部門中的檔案管理業務，使數字化檔案的收集、整理以及存儲、發布、使用等順利完成。通過數字化的加工，使檔案管理的各項環節都能在系統中實現，因此，建立完善高效的數字化檔案管理系統是數字化檔案建設管理的重要要求。其次，采用軟件系統進行管理還應考慮到系統配備設備的完善性。應對數字化檔案建設管理配置輸入和輸出設備，使檔案文件的載體轉換與備份提供條件。一般將館藏檔案轉化為數字化的設備即為輸入設備，例如圖紙掃描儀、文檔高速掃描儀等，能夠進行各類檔案文件的數字化轉換處理。同時，將電子檔案轉化為紙質檔案的設備也應進行配置，這類設備為輸出設備，包括激光打印機等。通過配置好轉換硬件設備，可使數字化檔案的管理水平提升，使檔案的轉換更加便捷，為檔案的管理提供了完善的條件，能夠加強檔案的管理效果。

4 加強數字化檔案管理的措施

1）建立數字化檔案管理制度。在數字化檔案管理中，應通過建立完善的數字化檔案管理制度來實現數字化資源的有效利用，加強數字化檔案管理的效果，使數字化文件內容能夠具有真實性和有序性，同時保證檔案文件的安全。結合數字化檔案管理的特點就要求來看，應明確數字化檔案管理各環節的規范，使人員根據規范進行操作。同時應對人員的專業素質進行要求，提升人員的計算機系統使用能力，能夠利用數字化檔案檢索功能等，使檔案的整理分類等環節能夠有效開展，保證檔案文件的使用效果。

2）加強檔案系統兩種資源管理。檔案系統資源建設指的是應用系統歸檔文件收集以及館藏檔案數字化兩方面內容，采用數字化檔案管理具有較大的便利性，當前的應用系統產生的歸檔文件通常使通過數據接口來實現歸檔文件的自動流轉，也就是文檔一體化。接口程序一般為一次性開發完成，能夠使檔案數據與應用系統版本的數據達到同步。經過歸檔后的數字化文件保存在服務器中，可以對其進行相應的操作利用。針對館藏檔案的管理，應進行全面的考慮，避免由于轉化為數字化檔案而將其銷毀，而應對館藏檔案進行有效的管理，根據管理的要求進行處理。應結合不同的管理要求對檔案系統中的不同資源開展管理，按照數字化檔案建設管理的發展特點對館藏檔案進行適當的處理，使其能夠與數字化檔案得到高效的利用，實現資源的互補，能夠為檔案管理的開展帶來更好的幫助，進而提升檔案管理的水平。

5 結語

傳統檔案管理中，采用的管理模式效率比較低，隨著時代的發展，檔案管理的要求逐漸提升，為了加強檔案管理的效果，應結合現代技術開展檔案管理，使檔案管理能夠得到改善。通過數字化檔案建設及管理，可使檔案內容轉化為數字化內容，實現檔案的高效利用，采用管理系統可進行操作，減少了檔案管理的繁瑣性，同時也加強了檔案文件的有效性。應完善數字化檔案建設及管理的設施和制度，使數字化檔案的建設發展得到進步。

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