醫院基建檔案的重要性及管理方法

馬淑芹

摘 要：醫院的建設、經營與發展離不開醫院基建檔案。隨著時代的發展，人們對效率的要求越來越高，基建檔案作為醫院日常管理和遠景規劃的一種獨特的信息資源，醫院對基建檔案的重視程度也在不斷提升，所以對基建檔案的管理不斷進行完善和提高，對促進醫院高效快速的發展具有非常重要的意義。筆者通過對濰坊醫學院附屬醫院綜合檔案室進行分析，闡明醫院實施基建檔案管理的重要性，并據此提出了一些管理方法，希望可以為醫院基建檔案的管理提供一些幫助。

關鍵詞：醫院;基建檔案;重要性;管理方法

檔案是醫院日常工作中形成的書面記錄或電子記錄，可以迅速、清楚地了解醫院某一階段發生的各類事項，其涵蓋面廣、利用率高。文章中進行分析的濰坊醫學院附屬醫院的綜合檔案室，包括文書、會計、基建、科研、教學、設備、招標等門類檔案。醫院的綜合檔案需要為醫院的建設和發展做好更高效的服務，醫院的基本建設工作也是在不斷擴展。因此，科學高效的管理醫院基建檔案，才能夠推進醫院的管理水平，才能夠為醫院正常的、高效的工作保駕護航。

1 醫院基建檔案的基本情況

1）什么是基建檔案。醫院的基礎設施項目的規劃、招標、設計、施工、改建和維修活動中形成的科技檔案叫做醫院的基建檔案。基建檔案屬于科技檔案，是其中的重要內容。包括文字、圖形圖像、表格以及一些工作中的具體記錄信息等。

2）當前的醫院基建管理中的不足。（1）醫院基建檔案管理人員工作能力較低。由于當前大多數醫院對基建檔案管理并不十分重視，因此，醫院在對基建檔案進行管理時，常常會派一些臨時工暫代管理，這些臨時工往往只是勞務派遣，并沒有足夠的能力和管理技術[1]，忽視了對基層檔案室的整體管理，也無法對基建檔案的管理十分負責，最終也就導致了基建檔案管理達不到預想的效果， 從而影響整體管理工作。（2）資料更新不及時。當前醫院的基建管理多為實體化，尚不能實現信息數字化，因此，即使醫院基建有了新的擴展內容，也不能夠在第一時間形成檔案。進而可能出現信息丟失，資料缺失的情況。（3）醫院對基建檔案管理的應用水平較低。當前醫院的基建檔案大多數沒有實現數字化[2]，也沒有建立整體化的管理系統，且管理人員和使用人員的素質無法達到相應要求，因此也就無法做到高效共享信息。這就導致了基建檔案管理的效果較差，管理水平低下。

2 醫院基建檔案的重要性

1）提高醫院工作效率，為醫院一些活動的進行提供依據。醫院的基建檔案形成后，在需要醫院基礎設施建設的一些參數指標、質量標準等資料時，相關工作人員可以及時獲得。當醫院進行建筑維修、驗收、改建、擴建等活動時，仍然需要憑借基建檔案的各項信息。因此，基建檔案管理對于醫院基建資料的保存，對醫院工作效率的提高有著重要促進作用。另外，基建檔案還可以記錄醫院基建項目中各項費用的記錄。日后若需要對數據進行審查時，可以將該數據作為一手資料，與其他數據進行一一比對，尋找其中的問題，及問題的相關負責人。這樣可以高效的問責，并及時進行糾正工作。同時，這樣還能有效刺激項目負責人的責任心，使項目得以高效、高質量完成。

2）反應醫院當下的基礎建設，為醫院未來發展提供依據。醫院基建檔案是醫院基礎設施建設的記錄，記錄的是醫院基建狀況的原始資料。這些資料一般以相關文字、圖表、圖形等形式記錄[3]，可以較為全面的反應醫院當前基礎設施建設的情況，是醫院發展歷程的真實記錄。

隨著科技的發展，醫療技術也不斷提升，患者對醫院的要求也越來越高。為病人提供更加享受的、更為舒適的醫療環境，為醫護人員提供更加優美的工作環境，也是醫院的責任和義務。所以，這也就要求醫院的基建工作需要不斷進行改建和維修。如果曾經的基建資料得以完善保存，即使再次修建、改建建筑項目，也可以節省再次調查所選地址地質資料的勘測費用，為日后醫院的建設發展提供很大的幫助。

3）為同類工程提供可以對比借鑒的數據。醫院的每一次基礎設施建設都是一次較為完備的施工資料，而我國的國土面積廣闊，氣候、地質等可能影響基建的因素也會存在相同的情況，當每一次基建被記錄為檔案后，其他醫院再次進行建設時，就可以通過對比其他醫院的基建檔案的數據，借鑒其各方面的資料，減小工程的勘測成本，保證醫院的基建可以高效和更低成本的完成。

4）基建檔案管理數字化延長資料的保存時間。檔案管理數字化是當前醫院不得不推進實施的一項管理工作。當檔案管理數字化之后，可以及時更新檔案的內容，也可以更加方便的為工作人員提供所需要的信息。并且檔案數字化之后，也可以更好的實現上述幾點的實施，例如，提高工作效率、實現基建檔案的共享，滿足實現對檔案的需求，也能夠更加長久地保存已經建檔的基建資料。

3 醫院基建檔案的管理方法

1）建立更加完善的建檔機制。筆者所調研的濰坊醫學院附屬醫院的綜合檔案室涉及的范圍有很多，因此就更加需要規范的建檔方式，來整理各種檔案的入庫。首先明確檔案的具體書寫標準，及時退還改正不合格的內容及不規范的檔案，確保所收錄的檔案完整規范。建立固定的建檔小組，根據工程實施情況劃分檔案，并采用分管檔案的模式，促進不同類型檔案具有較高的科學性和準確性。規范的建檔方式也可以更加長久妥善的保存資料，防止出現資料丟失的情況出現。根據項目的執行情況進行歸類建檔后，例如，土地工程建設檔案可以分為基礎文件、工程管理文件和工程設計文件等幾個板塊。這樣檔案可以一目了然，檔案的應用也可以更加高效。

2）構建合理的檔案監督機制。合理建檔之后，檔案的入庫得到了規范，接下來就需要建立合理的檔案監督機制來有效的進行檔案管理。醫院要建立專門的監督管理小組，當然小組人員也可以有建檔小組，但是小組人員需要包含醫院各層領導人員，以保證小組整體水平較高。

醫院單位領導要高度重視基建檔案的管理，定時監控檔案的完整性，避免出現檔案在保存過程中的毀壞、損失，以及在檔案存取的過程中受到損壞的情況。

3）提高基建檔案管理人員的管理水平。隨著科技的發展，基建檔案數字化管理也逐漸成為其中重要的一環。因此，醫院領導要重視基建檔案的管理，提高基建檔案管理人員的整體管理水平，才能夠滿足數字化管理對管理者的能力要求。醫院領導要定期對管理者進行培訓，明確管理者的理論方向，提高管理人員的自身能力和專業素養，這樣才能更好地推進基建檔案管理工作的實施。

4）實現基建檔案數字化管理。傳統的基建檔案管理下，存在很多缺點，例如信息更新慢，檔案易損壞，存取檔案復雜，檔案信息共享較難等。同時，科技的發展也導致了基建檔案只使用傳統形式管理是難以符合時代要求的。因此，科學的建立檔案信息數據庫，實現基建檔案數字化管理是必不可少的。在實現基建檔案數字化之后，檔案信息共享也就變得更加方便。

4 結語

基建檔案在醫院的長期發展中發揮著重要的作用。加強醫院基建檔案管理，才能保存并保護好醫院的基建信息，這是所有工作的基礎環節。進而才能夠為醫護人員和病人提供一個舒適的環境，提高醫院整體管理水平，使醫院的檔案管理可以跟上時代的步伐，最終實現醫院各方面工作的效率得到提高。

參考文獻

[1]潘琳.醫院基建檔案管理要點分析及實踐探索[J].蘭臺內外，2020（03）：57-58.

[2]韓艷紅.新形勢下醫院基建檔案管理研究[J].中國醫院建筑與裝備，2019，20（10）：104-105.

[3]王韶平.醫院基建檔案的重要性及其有效管理措施[J].城建檔案，2019（12）：55-56.