新時代背景下創(chuàng)新城建檔案管理工作的有效性探究

王毅

摘 要：隨著城市建設水平的不斷提高，城市的數量和規(guī)模都有了顯著的增加，信息技術也在快速的發(fā)展，城建檔案的管理也變得尤為重要，城建檔案是見證一個城市的發(fā)展歷程，在當今社會中，對城建檔案的創(chuàng)新也是社會發(fā)展的必然形式。在互聯網的時代背景下，可以將城市的各種系統緊密的連接起來，形成信息數據化，進而促進城市服務和管理體系。其中，城建檔案管理也成為城市服務管理當中的重要組成部分，在新時代背景中突出工作方式方法的不斷創(chuàng)新，提高城建檔案管理水平和效率。

關鍵詞：創(chuàng)新;城建檔案;管理研究

世界上不會存在兩個完全相同的事物，就像每個城市的發(fā)展過程都是截然不同的。城市化建設的高速發(fā)展和建設工程數量的不斷增加，城建檔案的數量也越來越多，越來越復雜，有關的規(guī)章制度要求和標準也隨之變高，給城建檔案管理工作加大了難度。城建檔案管理工作本身任務繁重，甚至內容具有復雜性，之前檔案管理的方法也不能解決現在社會發(fā)展的需求，必須要找到高效、快捷、合理的檔案管理辦法才是解決問題的根本所在。在城建檔案管理過程中數字化檔案管理方法的應用實施，有效提高了保存檔案的完整性和系統性，不僅使檔案資源遠距離共享，還促進城市建設的穩(wěn)定發(fā)展，需要相關各部門做好內部銜接工作，才能推動城建檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

1 城建檔案管理工作的作用

城市發(fā)展過程中的城市建設項目、工程及規(guī)劃方案的整理、歸納和保存，有利于城市管理部門對檔案資料進行信息查詢的方法被稱為城建檔案管理。城建檔案是推動城市發(fā)展依據也是城市建設活動中產生的真實記錄過程。很多城市都設有相應的城建檔案館，都具有自己的檔案管理辦法，在新時代的背景下，網絡技術的發(fā)展使傳統的紙質檔案演變?yōu)樾畔⒒瘷n案管理過程。加快信息保管，例如檔案的接收、整理、掃描、入庫的流程管理，通過資料審查、定期核對、質量監(jiān)督等方式提高檔案管理的效率。檔案可以方便市民、企業(yè)查詢建檔等情況，促進城市規(guī)劃和改造工程的有序進行。此外，在機構研究建筑結構的經濟性、可持續(xù)發(fā)展性、實用性方面上，需要借鑒前期工程項目的經驗，因建筑周期長，建設工程復雜，成本高，所以城建檔案所提供的數據信息有極大的價值，可以作為科學研究的輔助參考數據，為建筑業(yè)的發(fā)展提供幫助支持。

2 城建檔案管理工作的現狀及改進

1）城建檔案管理的模式滯后情況。建設項目的不斷增加使城建檔案數量隨之增加，給城建檔案的查閱、城建檔案管理以及面臨的建檔、移交、歸檔、利用等相關工作帶來了壓力，導致城建檔案管理工作不能按時完成[1]。檔案管理模式滯后對城建檔案管理有著直接的影響，使檔案保管難度增加，查閱使用受到制約。因此，對檔案管理建立相應的制度，要求職工嚴格按照制度執(zhí)行，可提高檔案管理工作的效率，方便快捷工作質量，降低了檔案管理模式滯后帶來的影響。

2）城建檔案管理的收集困難情況。城市的高速發(fā)展，使建設項目逐漸增多，對于市政工程、管線工程的遞增現象，給城建檔案管理工作加大了任務難度，資料雜亂無序，必須安排專人對資料進行整理，由不同部門的人員跟進負責，使檔案具有完整性。由于城建檔案管理本身復雜，工作量大，加劇了收集資料的工作難度。在收集檔案之前，對管理形成系統化的流程，分類或分層漸進對城建檔案進行收集，減少收集后造成雜亂繁多的困難現象。

3）建立先進的檔案管理理念。目前檔案管理的理念是先進、快捷、方便。檔案是對過去發(fā)生的事情經過以文字記載作為憑證，也是對未來進行反思的有利證據，要將檔案的自身作用發(fā)揮到極致。在系統性的檔案管理中有了更高的要求。要發(fā)揮檔案的價值，首先，要建立先進的檔案管理理念，有效利用先進的互聯網技術，組建一個全面的、系統的檔案管理體系，通過以前經驗教訓，改進現在城建檔案管理方式，相關工作人員樹立先進的檔案管理理念，為檔案管理的信息化打下堅實的思想基礎[2]。可以借鑒國外先進的檔案管理理念，利用自身優(yōu)勢，取長補短，創(chuàng)建高效新型的檔案管理理念并運用到實踐當中。

4）城建檔案管理系統的建設。城建檔案建設的核心是數字化城建檔案信息的管理系統，由于城建檔案管理工作需要運用信息管理系統進行操作，例如信息管理系統出現故障，導致城建檔案管理的全部工作都停止運行。所以，信息檔案管理系統的建設對城建檔案管理系統有著重要意義。信息管理系統安全性也是至關重要的，安全性過低，會有檔案丟失或被破壞的現象發(fā)生，為提高信息管理系統的安全性也可以通過指紋解鎖、密碼設置、身份驗證等形式來解決問題。有關部門找專業(yè)企業(yè)創(chuàng)建城建檔案管理系統，實現數字信息化管理模式，從根源上避免安全性低造成檔案丟失及破損情況。

3 城建檔案管理工作的有效措施

1）建立專門城建檔案管理機構和平臺。建立專門的城建檔案管理機構和平臺可以促進信息化與正規(guī)化，實施規(guī)范化的城建檔案管理，配置專業(yè)工作人員對城建檔案資料進行管理，在建立城建檔案管理平臺需要城市建設和管理職能部門進行資金支持，構建內部的管理體系，把整理、分類、收集、傳遞、歸檔及查詢?yōu)橐惑w的城建檔案管理平臺[3]。此外，也要建立檔案資料數據庫，有利于集中處理、計算和貯存檔案信息數據，有效提高城建檔案管理工作的效率。

2）大力培養(yǎng)城建檔案管理的專業(yè)人員。培養(yǎng)專業(yè)人員是城建檔案管理的核心任務。個人的素質會對檔案管理的工作質量產生直接的影響。為保障城建檔案管理工作的有序進行，需要整體綜合素質高、相關專業(yè)技能和工作經驗較為豐富的隊伍投入工作中，在公平公正的平臺對所需人才進行選拔，擇優(yōu)錄取，這樣的隊伍需要城建檔案管理的有關部門對人才進行優(yōu)化、選拔以及考核相關專業(yè)，綜合能力突出，專業(yè)技能、素質、熟練掌握信息技術的人員可作為重點培養(yǎng)對象。在培養(yǎng)城建檔案管理的專業(yè)人員同時還要建立規(guī)章制度，例如績效激勵機制，激發(fā)員工的主動性與積極性，提高對檔案管理工作的效率和質量。

3）創(chuàng)新城建檔案管理的服務形式。在當前的城市管理中城建檔案管理有著非常重要的地位。為提高檔案管理服務質量，創(chuàng)新檔案管理服務方法，保障城建檔案管理的工作可以進一步完善，要讓檔案管理人員樹立正確的工作態(tài)度，發(fā)展自身潛能，不斷提升服務能力。實現服務創(chuàng)新也要做到：第一轉變服務理念，不要繼承傳統的工作模式，要轉變立場變被動為主，主動為他人提供服務。第二為實現管理信息的靈活應用，要加強城建檔案管理信息的編排工作。第三利用現代化的信息技術及設備，對城建檔案信息進行電子化和數字化。

4）實現城建檔案管理的高效化。在城建工程項目的投入建設中，由于審批過程繁瑣，產生大量的檔案信息，實現城建檔案管理的信息化，不僅可以將檔案資料和信息隨時上傳，還為城建檔案管理工作提供了便利，也提高了工作效率和質量。

4 結束語

在當前社會形式下，城建檔案管理對城市的發(fā)展和建設起著重要的作用，城建檔案管理工作也是十分重要的，信息化的發(fā)展和經濟發(fā)展都離不開城建檔案管理。對于創(chuàng)新城建檔案管理的理念和思想，幫助城建檔案管理工作的展開，提高城建檔案管理的監(jiān)督與服務，使城建檔案資源得到利用。這樣才能發(fā)揮信息技術在城建檔案管理中的存在意義。確保城建檔案工作可以取得預期的效果，對城建管理人員的綜合素質培養(yǎng)也要進行關注，發(fā)掘較為優(yōu)秀的專業(yè)人員，從根本上提高城建管理工作的質量，促進城建檔案管理工作的迅速發(fā)展。

城建檔案創(chuàng)新也是城市發(fā)展的重要象征，包括文化、政治和經濟，只有把城建檔案管理工作放在首要位置，才能為保證城市建設的穩(wěn)定性和可持續(xù)發(fā)展提供不竭動力。

參考文獻

[1]尚春紅.關于城建檔案管理數字化建設問題的思考[J].建筑工程技術與設計，2017（22）：121-124.

[2]史昊.劉瑞欣.城建檔案管理工作的現狀分析及對策探討[J].城建檔案，2017（12）：86-88.

[3]李麗紅.如何做好新時期城建檔案編研工作[J].黑龍江檔案，2018（01）：75-79.