淺談會計檔案管理工作的重要性

王仟

摘 要：會計檔案在各項經濟決策中發揮著關鍵的作用，是提高經濟決策準確度的堅實基礎。會計工作產生大量的數據和信息，即是重要檔案資料，也是研究經濟活動重要的經濟資料。因此，建立科學的會計檔案管理管理辦法，務實會計檔案管理基礎工、提高財務管理水平，從根本上提高會計檔案信息的利用率和社會價值。

關鍵詞：會計檔案;管理工作

會計檔案是記載了經濟業務事項和資金使用情況，是財務會計工作的重要環節。做好優化會計檔案管理工作，構建完善的檔案管理制度，抓實抓細基礎工作、重要環節，可提高決策水平，規避各類經濟風險，全面提升財務會計工作效率，推動事業穩定發展。

1 會計檔案的范圍及特點

1）會計檔案的范圍。會計檔案的來源各類經濟實體財會部門會計核算的過程中中形成的原始憑證、記賬憑證、各種賬簿和各種會計報表等在處理完畢后轉化為會計檔案。完整會計核算體系對會計對象進行連續、系統、完整的記錄和計算，它以原始憑證為依據，以會計科目為分類標志，以記賬憑證和賬簿為載體，按照一定的程序、運用一定的記賬方法、完成整理、計算和登記工作。會計檔案主要成分包括會計憑證、會計賬簿和會計報表。財會部門的預算計劃、制度、規定等財務會計管理文件不屬于會計檔案的范圍，列入其他檔案定期歸檔。會計憑證、會計賬簿和會計報表既在作用上有區別，又是一個密切聯系的會計核算體系，會計憑證是經濟活動、資金運轉的合法證明;會計賬簿是會計憑證的系統分類核算記錄;會計報表是會計賬簿記錄的更概括、更全面、更系統的定期的綜合指標反映。會計報表中的年度決算，則是年度國家預算、單位預算和各項財務收支計劃執行結果的總結。

2）會計檔案的特點。與其他類型的檔案相比較，會計檔案具有產生與使用的普遍性、形成過程的連續性、形成程序的嚴密性的特點。從會計檔案的使用方面來看，凡是具備獨立核算資格的單位，都會產生會計檔進業，每一個具有獨立核算資格的單位每天的運轉都離不開資金流動與經濟往來，都要發生大量的會計事項，隨之必然產生數量巨大的會計檔案。從會計憑證產生，依據會計憑證填寫會計賬簿，最后根據會計賬簿編制會計報表。這三種形式、內容的會計檔案依次形成，具有環環相扣的連續性伴隨著會計工作的整個過程。會計工作必須有嚴密的法規和制度作為規范和保障，所以會計檔案的形成是嚴格依照有關的規定和制度進行的。從會計憑證的項目書寫、審核、簽字，會計賬簿的設置、填寫、算，到會計報表的完成，不僅程序密切相連，而且都必須執行相關標準、手續和方法，以監督和保障經濟活動的合法性以及會計檔案內容的真實性和穩定性。

2 全面加強會計檔案管理工作

鑒于會計檔案工作的特殊性和重要性，我國已經建立起了從中央到基層的符合財會工作規律和要求的會計檔案管理體系。對建立會計崗位責任制、使用會計科目填制會計憑證、登記會計賬簿、編制會計報表、管理會計檔案、辦理會計交接、會計文件的立卷、歸檔以及會計檔案的保管、調閱與銷毀等事項作了明確的規定，把我國會計檔案的管理納入了依法辦事的軌道。

1）適應形勢發展的需要，不斷完善會計檔案管理制度。會計檔案管理制度是會計制度的一項重要內容，在實際工作中會計部門和檔案管理部門應嚴格按照《會計檔案管理方法》進一步充實和完善會計檔案工作制度，在會計檔案的形成和管理活動中必須依法辦事，保證會計檔案的真實、完整和安全。形勢的發展，對會計工作不斷提出新的要求：計算機技術在財務會計工作中的應用，會計檔案的載體形式發生變化，會計檔案管理工作將面臨新問題。為此，應該根據現實的情況，不斷補充和完善會計檔案的管理辦法，使會計檔案的管理工作始終處于科學的規范之中。

2）統一管理會計檔案的收集與保管。會計檔案的收集工作要按照“統一領導，分級管理”的原則，實行集中統一管理，同時，會計檔案的收集工作要符合會計工作的規律，遵循會計的形成規律，要保證會計檔案的齊全、完整和安全。列入歸檔范圍的會計資料及其他具有保存價值的會計資料納入了歸檔范圍，不屬于會計文件的歸檔范圍，應按照文書檔案管理辦法執行。為提高工作效率可以利用計算機、網絡通信等信息技術手段管理會計檔案，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。會計檔案資料規格、形式、材質不同，為了有效地保護檔案，便于管理和利用，應該為其選擇和制作適當的包裝材料方便存取、利于搬動。按照會計檔案的保管登記制度、檔案入庫的順序，接收入庫的會計檔案經管理人員登記后，再按會計粘附排放法和會計檔案形式排放法進行存放保管。

3）制定嚴格的會計檔案整理程序。會計檔案整理按照會計工作的基本環節對會計檔案進行分類、立卷、排列、編目，使會計檔案構成有機的體系。整理工作對于會計檔案的保管、查找利用具有重要作用。按照會計年度將一個會計年度的會計文件按憑證、賬簿、報表分為三大類，在三大類內再按永久、30年、10年的順序排列，按會計年度順序編制流水號。會計報表是將年報、季報和月報分開立卷，同時根據報表數量的多少組成保管單位。按會計憑證、會計賬簿會計報表和其他會計資料分別編制目錄，尤其是永久保管的會計檔案，應單獨編制案卷目錄。

4）做好會計檔案的鑒定。會計檔案的鑒定是首先劃分會計檔案的保管期限，對其進行初步鑒定、復查鑒定和對失去價值的會計檔案予以銷段。在會計核算中形成的，記述和反映會計核算的，對工作總結，查考和研究經濟活動具有長遠利用價值的會計檔案永久保存。屬于永久保管的會計檔案有：年度決算報表，涉及外事和對私改造的會計憑證，賬簿等。在一定時期內具有查考作用會計檔案的，應定期保存，屬于定期保管的會計檔案主要有會計賬薄，憑證和月報表等。會計憑證、會計賬薄一情況下保存30年左右，不需要永久保存;會計報表，特別是其中的年度會計很表（決算），需要永久保存，季度報表、月份表保存10年。對經鑒定認定無保存價值的會計檔案建立目錄名冊，作為銷毀會計檔案的依據，會計檔案保管期滿需要銷毀時，需由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查，造會計檔案銷毀清冊，編制銷毀審批報告。

5）提升會計檔案的利用價值。會計檔案記錄著單位資金運行和管理情況，是單位的一個重要經濟信息來源。有效地開發利用會計檔案信息，可以為單位制定發展目標、改善經營管理、提高經濟效益提供可靠的數據。因此，做好會計檔案的開發利用工作十分重要。確定合理的卷宗目錄編制方法，有利于檔案后期的使用、保管、移交和銷毀。根據國家經濟建設和編制長遠規劃的需要，將歷年案卷目錄中有關生產基建、供銷、經費的內容以及財務決算及說明等編制專題目錄。匯集基礎數字、重要數據、階段性資金分析表，做好會計檔案編研工作，為單位領導掌握單位經濟運行、總結經驗教訓和研究發展方向通過可靠地參考資料。

3 結束語

在現代社會，會計檔案不僅是各單位在行政管理、產品研發、生產和銷售、經營管理等活動中必然生成的原始記錄，而且是各單位管理創新、技術創新和提高競爭力的一種重要的智力資源。為此，會計檔案管理將成為一項必不可少的、具有較強專業性的管理工作。

參考文獻

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