如何做好檔案管理工作

摘 要：電子信息技術推動著社會在各個領域的發展，讓各個行業都有了一個嶄新的面貌。如果把其應用在傳統的行業中，可能會興起新一輪的改革。就如檔案管理來說，如果通過電子信息技術來進行整理檔案，就可以大大增加檔案管理的效率，并且讓檔案管理工作不再那么的繁瑣。同時單位領導也應更加重視檔案管理工作，給予充實的人力物力進行提升，促進檔案管理向著更好的方向發展。本文主要闡述在新形勢下的檔案管理工作中普遍存在的一些問題，并提出了相應的解決方法。

關鍵詞：檔案管理;常見問題;解決辦法

伴隨科技的發展，檔案管理工作與人們更是密不可分。檔案管理是一種范圍很廣的復合型服務管理，它具有很強的延伸性，要求各個領域的都需要去主動參與，檔案管理員則需要去詳細調查了解用戶的需求，協助用戶進行深一層的挖掘，了解用戶的潛力并為其尋找其想要的研究方向，減少不必要的損失，為用戶提供工作所需的檔案，方便客戶的使用，盡最大可能給予用戶方便快捷的檔案流程，提高用戶的滿意度[1]。

1 檔案管理的工作現狀及常見問題

1）檔案管理體制需要完善。就目前而言，很多檔案管理員并沒有意識到科技發展的同時，管理理念也在向著創新型轉變。所以部分檔案工作中，檔案管理員仍會用原來的管理方法，再加上檔案管理員整體的素質并不高，工作中也缺乏競爭意識，在沒有完善的獎懲措施下，讓檔案的管理結果并不理想。雖然許多檔案管理結構為了用戶的使用都已經使用先進的儲存系統，但是檔案管理模式并沒有發生根本性的改變。因為他們缺乏對檔案本質的了解，在沒有新型管理培訓下，只會做一些單一的服務，由于還沒有完善獎懲措施，導致他們的整體業務能力跟不上新型檔案管理服務的更替，工作缺乏主動性，沒有危機意識[2]。所以積極主動地去了解新時代檔案管理的特點與優勢，建立一個與時俱進、不斷創新的管理理念，摒棄傳統管理模式中的劣勢，才能確保檔案管理工作跟上時代的腳步。檔案管理工作的改進，可能并不會創造出太多實際上的效益，然而如果不去重視企業檔案的管理，那將會使管理人員在工作中無法認識到檔案的重要性，認為這份工作僅僅就是整理整理文件，在需要時能及時找到這份文件就可以，這種工作理念在某種方面上是抑制管理水平的提升，難以讓企業進一步發展。

2）檔案資源的更新跟不上需求。由于科技的迅速發展，紙質檔案已經大大失去了其原本的作用，而且傳統的檔案管理工作中會接觸很多照片以及紙質材料等，無形之中給檔案管理人員增添了很大的工作量，相比而言，網上尋求自己所需要的信息成為現在的主流，通過多種渠道就可以獲取自己想要的信息，而且還減少紙質的利用率。這就使檔案管理也不得不與時俱進，建立檔案資源數據庫，讓檔案資源數據化、電子化，通過網絡平臺讓所有用戶可以根據導航進行尋找所需求的檔案，但是大多數檔案的管理都忽視了一個問題，那就是電子信息的更新速度達不到用戶的要求，無法有效使用平臺進行查找自己所尋找的新檔案，大大降低了用戶的使用體驗，無法滿足自己的需求，甚至還耽誤了自己的時間，不但降低了檔案的使用率，還無法充分利用平臺的資源[3]。

3）缺乏專業人才的培訓。我國的檔案管理也隨著時代發生了很大的變化，然而我國檔案管理人才培養時，并不能體現出檔案管理人才也隨著變化。目前，在我國檔案管理人才培養中，信息檔案管理過程的培訓還處于初步狀態，不足以滿足我國日益增長的檔案信息管理需求。而且檔案管理工作在企業管理中成立的比較晚，很多檔案管理人員并不是管理專業出身，甚至沒有經過正規專業培訓，因此對檔案管理工作的認識也不到位。如果企業也不重視檔案管理工作，給予不了足夠的人力與物力的支持，讓其他崗位員工進行兼職處理，那就會導致檔案管理這部分的專業素養不足。這對于我國想要進一步的升級檔案管理工作帶來了很大的難度，因此必須要從根本上解決這個問題[4]。

4）檔案管理體系存在隱患。就目前而言，我國的文件管理系統還是會存在一些安全風險。如今電子信息技術的普及，互聯網是最大的贏家，在為我國檔案資料上傳的同時，也帶來了新的隱患。雖然在某種條件下進行調查檔案數據的存取記錄，但是仍防不住高級黑客的“隱身”訪問。因此在信息管理系統的安全性方面，需要要走的路還很長。

2 檔案管理工作的改進及措施

1）加強檔案的管理及應用。以往的借還檔案早已無法滿足廣大用戶的需求，檔案機構如果想要進行長期的管理模式，就需要拓展更好的服務理念，借助新技術提供開放式的服務，與時俱進。在互聯網的時代下，各個領域中都已經有了計算機的存在，而且很多檔案機構也從人工轉變成了網絡查找，在服務領域上有了很大的突破。但與此同時，也給服務提出了很高的要求，不但需要檔案機構在設施上進行資金投入，還需要一個性能優越的服務器、質量略好的資源數據庫。才可以利用平臺來實現檔案管理理念的創新，為廣大用戶提供方便有效的使用。檔案管理還需要制定合理有效的服務方案，引領用戶學會如何搜尋所需要的信息，如何使用這些資源。在用戶使用的過程中，讓服務平臺充分發揮檔案管理的作用[5]。

2）數據應實時上傳。檔案數據的變化是當今信息化檔案管理的一大難事。不但需要在海量的文件當中找到要更新替換的文件，而且在達到目的前還有一些列的手續需要完成，這無不給管理人員帶來了很大的困擾，而且還會浪費過多的時間與精力。但是結合了現有的互聯網技術，就可以很方便地修改和查詢想要的檔案數據，真正地實現文件數據的實時上傳。新技術的應用，不但增加了文件處理的準確性，還確保儲存文件數據的真實性和完整性，從而提高對檔案信息的管理。

3）提高管理人員的專業素質。在當今科技時代中，需要注意的是對于有意在檔案管理領域發展的人才中，必須增加有關計算機的使用、檔案管理系統的運用及信息化檔案工作的信息。只有掌握這方面的技能，才能使檔案管理人才最快速地進行信息檔案管理工作，使新技術在應用中達到最大的使用效率。同時檔案整理人員還需具備以下素質：扎實的相關專業知識、工作中所能接觸到的平臺系統使用、了解新時代的信息化檔案管理、具備一定數據處理能力還需要有著良好的交流能力。在用戶搜索出現困難時，能及時為廣大用戶提供有效可靠的幫助。檔案管理人員能力的提升離不開他們責任感，只有激發他們對工作的熱情，學會自主提升專業水平，才能有效促進檔案管理水平的全面提升。

4）完善系統，提升平臺的安全性。隨著我國信息技術的發展，必然會利用互聯網來進行檔案管理，但同時也給檔案信息的安全帶來了隱患。雖然在某種程度上可以進行查找瀏覽記錄，但技術畢竟是有限的，并不能保證信息的安全性，所以有必要吸取大型互聯網企業的經驗并進行學習。不光要有自己針對漏洞的措施，還要有專門的防護措施。如果能學習到成功的互聯網企業的經驗，來提高數據的安全性，那將會對檔案的管理上起到很大的幫助。

3 結束語

無論是現在還是將來，無論科技發展到什么程度，在所有的領域當中，檔案管理工作都是不可或缺的。因此，需要檔案管理人員建立新時代的檔案管理理念，摒棄傳統管理的思想，主動學習，接受新的思想和技術幫助，通過信息化技術提高管理的效率，讓檔案管理工作充分發揮自身應有的作用。

參考文獻

[1]晏秦.論檔案治理的內涵、特征和功能[J].檔案管理，2017（4）：4-8.

[2]包艷容，吳金娥.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].卷宗，2017（22）.

[3]王靜.探討行政事業單位大數據時代信息化檔案管理[J].辦公室業務，2018（08）：74-75.

[4]王增榮.深入探討事業單位人員檔案管理的現狀和創新的意義[J].辦公室業務，2017（5）.

[5]劉蓓，趙靖云.企業檔案管理的信息化建設思考[J].企業改革與管理，2017（3）：45-45.

作者簡介

李文媛（1972-），山西定襄，漢族，本科，助理管員。