推進機關檔案管理工作規范化標準化措施

曹龍

摘 要：事業單位檔案管理業務的優化可以為其他各種管理業務的開展提供良好的支持，因此，當前的社會背景下，應當積極推進機關單位檔案管理業務的標準化的建設，讓檔案管理在各項工作中全面發揮促進作用，應注意。本文分析了檔案管理的重要性，探討了科學可行的標準化管理方法，促進了機關事業單位的標準化管理水平。

關鍵詞：標準化;規范化;檔案管理;機關單位

1 機關檔案管理工作規范化標準化重要性

1）檔案管理水平的高低從根本上決定著事業單位領導的管理能力，影響著整個單位的運行和發展。機關事業單位的檔案管理，為加強職工能力，有效提高職工的檔案管理意識、市場發展的新形勢下，有效的文件管理方式，探索事業單位的發展，不僅是實現良好的反饋作用，推動社會經濟的發展的同時也注入新的競爭力，在一定程度上對事業單位今后的發展非常重要。檔案管理是機關單位的整體發展的脈絡，包括一直以來努力工作才得以形成的重要的成果，其中職工的簡歷資料更是對機關單位今后的發展非常重要，而且也能對機關單位的未來發展和管理提供重要的參考資料。

2）機關事業單位在推進規范化、標準化管理的同時，也要注意建立完善的制度。通過提高文件資源的滾動水平，發揮文件管理的重要意義。文件的記錄工作遵守公正、全面的原則，最大限度地提高記錄文件的真實性和完整性。為標準化檔案管理工作提供了有利保障，日后可對單位發展的詳細情況進行真實反饋，促進了檔案管理的標準化進程。

3）存儲、查詢相關文件等事務的進行都是文件管理日常事務的重要組成部分，同時也是機關事業相關部門日常運行的重要內容。在實際工作中，由于單位內部存檔數量大，檔案檢索工作開展進度較慢，對單位日常運行造成了一定不利影響。隨著文件管理正式化、規范化進程的加快，文件管理事務中的文件檢索便利程度大幅提高，促進了機關事業相關部門的日常運行工作。

2 機關檔案管理工作規范化措施

1）檔案管理組的建設。重視檔案管理工作隊伍的建設對規范化檔案管理有非常重要的影響意義，因此，機關事業部門檔案管理隊伍的建設，應重點加強檔案管理人員具備較高的管理水平，定期對相關管理人員進行培訓，完善管理人員的系統管理知識，提高管理人員的綜合素質水平，培養管理人員與時俱進的工作精神，加強自身檔案管理業務相關專業知識的學習。另外，機關事業部門標準化文件的管理提供有利的人力資源的保障，管理人員必須嚴格遵守有關規章制度，并且需要用認真負責的態度來對待工作，工作中面臨的重點和優先解決困難的要求。通過定期總結和學習，穩步推進文件管理標準化進程。

2）深化檔案改革，升級管理方式。目前的情況下，機關事業單位在管理，治理和檢查的過程中使用以前的檢查的數據，為工作的推進帶來了重壓感，例如檢查企劃行業，是否關聯的生產方式方法等是否改善，如果使用現代檔案管理的方法，能夠非常有效的提高工作效率另外，文件材料的種類非常豐富，，管理的過程中，機關事業單位的負責人應該保護檔案資料，維護的方法主要是病毒查殺，數碼掃描，檢測出重要的檔案資料進行備份和安全保管，相關部門，應當勇敢創新，實現檔案管理的信息化，在節約時間的同時也提高了工作的效率。

3）標準著作工作。評論的工作，是實施計算機管理的重要基礎工作之一，對計算機管理的真實性和可靠性產生很大的影響，因此，相關部門根據《文件評語的規則》的規定，根據自己的評論行為，規范各檔案管理部門的條件差異，另外新技術是計算機管理的必然要求，所以各檔案管理部門，要從自己的實際情況出發，結合計算機技術管理方法的要求及其他的評論細則，制定未來的文件保存管理方式應需要很長的一段時間才能使機關事業單位的需求得到滿足，而且保存的方法需要適當，在適當的環境下文件可以保存一段時間，不會發生損壞現象。

4）去粗取精全面普查。調查的所有文件中，存在很多無用的文件，或者非常粗糙的文件，這些文件的存在，不僅增加了工作的量，而且占據了文件管理資源，對于這些需要整理的文件，保留有價值的文件是文件管理標準化的第一步的工作。接下來需要綜合文件管理部門對所管理的文件進行審核、分類，銷毀無用文件，為計算機信息化管理提供幫助。

3 機關檔案管理工作標準化措施

1）建立健全檔案管理工作機制。健全工作機制是檔案管理工作順利開展的重要前提和基礎。建立健全文件管理機制，實現文件管理工作與文件運動過程有機結合，是推動文件管理工作標準化、規范化的重要途徑之一。機關事業單位要結合日常工作需要，建立完善的檔案管理制度，并在實踐中不斷調整和完善。通過完善工作機制，為文件管理工作提供有利保障，確保文件管理工作在規范化管理環境下正常運行，為文件資源建立保障防線。

2）明確工作職責，構建完善的文件管理系統。文件管理系統的建設和管理制度的完善能夠為文件管理工作的全面優化提供相應的保障。所以加強事業單位檔案管理的過程中，檔案管理人員的整個工作的作用，對明確的合理分工促進工作效率的提高，發揮檔案管理體制和制度的作用，形成系統的文件管理模式，借助優秀的檔案管理人員的優勢，加強檔案管理的效果。這樣，文件化的管理系統的改善，既可以加強比較大的文件管理工作的工作效率，也可以幫助建立檔案管理工作中各任務的完成，促進檔案管理的標準化可以為檔案管理工作創造良好的條件。

3）統一化工作標準。文件管理人員嚴格按照各檔案管理的要求，有秩序的檔案管理工作，開展標準化和標準化的實現共同發展，并有效地促進資源科學配置，并實現了文件的合理利用，推進機關事業單位的發展。卷宗質量是提高檔案管理工作標準化的重要措施，也是為了這個目的，首先就要求機關內部的相關事業單位管理人員需要加強工作意識，加強工作過程中各環節的相關標準，因此，在實際工作過程中需要嚴格遵守相關標準和要求。

4）宣傳力量，加強檔案意識。加強檔案管理工作不產生直接利益，它為其他的工作提供了方便，也為其他工作創造利潤提供了幫助，對機關事業單位的檔案工作的作用有明顯的幫助。通過信息化的方式，還可以保存錄像和照片等傳統的文件可以存儲的數據顯示，該數據的檢查工作，為了更大的便利，吉普特堤恩髙耶佩，直觀的，所以有關部門檢查，但這方面的宣傳和引導，普及信息文件的優勢。

5）提高文件信息化程度。信息化已進入人們的日常生活，電子文件已成為潮流發展的必然趨勢。因此，機關事業單位的文件管理也要與時俱進，不斷創新發展，在系統中循序漸進地開展各項管理，以適應高速信息化時代的進步。在機關事業單位內部管理部門之前，建立互聯網資源共享平臺，最大限度地利用文件資源，提高文件管理工作的質量和效率，推動機關事業單位共同發展。

4 小結

如上所述，檔案管理事務標準化進程的推進具有極其重要的現實意義，從現實角度看，進程推進過程中不可避免地存在各種問題，影響整體工作進度。因此，文件管理的標準化必然使相關部門充分認識到文件的重要性，并認真應對且在日常的工作中逐漸提高檔案管理水平，制定科學有效的管理模式，提高檔案管理水平，應該適應新時代的發展。

參考文獻

[1]李萌.推進機關事業單位檔案管理工作規范化標準化措施[J].傳播力研究，2018，2（24）：204.

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