對電算化會計(jì)檔案管理的探索

郭峰

摘 要：電算化會計(jì)檔案是電算化會計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物，是電算化會計(jì)活動(dòng)的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中具有參考和查證作用。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，會計(jì)電算化已逐步普及。目前已有許多單位用計(jì)算機(jī)取代了傳統(tǒng)的手工會計(jì)核算工作，實(shí)現(xiàn)了會計(jì)電算化，從而產(chǎn)生了大量的電算化會計(jì)檔案。所以加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案管理，是電算化會計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保證，是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。

關(guān)鍵詞：電算化;會計(jì)檔案

1 電算化會計(jì)檔案的特點(diǎn)

1）電算化會計(jì)檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會計(jì)檔案特性，而且還包括了存儲在計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)。這就使會計(jì)電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域極大地?cái)U(kuò)大了。

2）傳統(tǒng)的會計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質(zhì)上的會計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。即會計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。電算化會計(jì)檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響。即對會計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

3）電算化會計(jì)檔案較傳統(tǒng)會計(jì)檔案有更多的存儲形式，且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，包括存儲在計(jì)算機(jī)硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存儲在軟盤、光盤等存儲介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存儲介質(zhì)質(zhì)量、存放庫房環(huán)境等因素的影響很大，保存不當(dāng)容易遭到破壞。

4）會計(jì)工作實(shí)行電算化的時(shí)間越長，產(chǎn)生的電算化會計(jì)檔案與后續(xù)產(chǎn)生的財(cái)務(wù)軟件版本數(shù)就越多，這就要求電算化會計(jì)檔案就更需要科學(xué)地管理。管理電算化會計(jì)檔案就要求要既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)又懂財(cái)會專業(yè)知識的人才。隨著會計(jì)電算化的普及，傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理的方法受到很大沖擊，過去是手工記賬，檔案利用率不是太高。實(shí)行會計(jì)電算化以后，檔案的利用率大大提高，會計(jì)檔案的管理、利用也可以借助計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)。

2 電算化會計(jì)檔案管理應(yīng)注意的問題

傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理應(yīng)該注意的問題外，還應(yīng)特別注意以下幾個(gè)問題：

1）電算化會計(jì)檔案的原始性界定問題。傳統(tǒng)會計(jì)檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性，沒有原始性，也就沒有證據(jù)可言。因此，認(rèn)定電算化會計(jì)檔案的原始性，是保證其憑證作用的關(guān)鍵。電算化會計(jì)檔案的易更改性和信息與特定載體的易分離性，使電算化會計(jì)檔案的形式或傳輸過程中存在著被改動(dòng)的可能。處理后的電算化會計(jì)檔案是否與原來一樣，存在著認(rèn)定上的困難。因此，科學(xué)界認(rèn)定電算化會計(jì)檔案的原始性是會計(jì)檔案研究領(lǐng)域的新課題。

2）電算化會計(jì)檔案有受質(zhì)量、濕度溫度、磁場等因素的影響較大，易受損壞的特點(diǎn)。在管理時(shí)應(yīng)注意如下問題：一是在選用存儲介質(zhì)時(shí)，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì);二是對于存放存儲介質(zhì)上的會計(jì)檔案應(yīng)標(biāo)注保護(hù)字樣，要想辦法將其存放在防潮、放熱、防塵、防磁的場所;三是對存放往年會計(jì)檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn);四是可以對使用時(shí)間較長的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行替換;五是應(yīng)設(shè)法對硬盤上的會計(jì)檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。

3）由于電算化會計(jì)檔案有易修改且不留痕跡這一問題。在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意如下兩個(gè)方面：一是可以對硬盤上的會計(jì)檔案，設(shè)立相應(yīng)的安全保密措施，防止對會計(jì)檔案進(jìn)行修改。而目前常用的安全保密措施有：用戶識別控制、操作日志管理、數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制等;二是對存放在軟盤或光盤上的會計(jì)檔案應(yīng)至少一式兩份，分別在會計(jì)和計(jì)算機(jī)操作部門的檔案柜存放，以防某一方面存貯介質(zhì)損壞造成數(shù)據(jù)丟失或單方面修改會計(jì)數(shù)據(jù)。

4）電算化會計(jì)檔案引發(fā)的法律效力問題。由于電算化會計(jì)檔案的原始性界定困難，也引起人們對電算化會計(jì)檔案的法律憑證作用產(chǎn)生懷疑，電算化會計(jì)檔案的法律效力的確立，需要解決兩個(gè)基本問題，首先要關(guān)注和利用先進(jìn)技術(shù)，真正攻克電算化會計(jì)檔案原始性的界定關(guān)，這是解決電算化會計(jì)檔案法律效力問題的基礎(chǔ);另外還要加強(qiáng)電算化會計(jì)立法工作，從法律上明確電算化檔案的憑證作用。

5）電算化會計(jì)檔案面臨的安全問題。在電算化會計(jì)檔案工作中，尤其要注意電算化會計(jì)檔案的物理生命與信息生命的保護(hù)。對電算化會計(jì)檔案信息生命的保護(hù)可以采取以下四個(gè)措施：一是保證電算化會計(jì)檔案的長期可讀性;二是預(yù)防計(jì)算機(jī)病毒;三是控制網(wǎng)絡(luò)中的電算化會計(jì)檔案系統(tǒng)的安全;四是備份處理，異處保存。

3 加強(qiáng)對電算化會計(jì)檔案的保管和利用

對會計(jì)電算化檔案的保管是重要的會計(jì)基礎(chǔ)工作。計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，會計(jì)檔案增加了新的內(nèi)容。例如，存有會計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)，與源程序有關(guān)的文件資料等。因此，在電算檔案管理制度中，對電算化會計(jì)資料的范圍、存貯方式、存放環(huán)境、借閱會計(jì)檔案等都有相應(yīng)的管理制度。

1）確定管理范圍。電算化會計(jì)檔案內(nèi)容主要包括本單位各種會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、會計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析、開發(fā)設(shè)計(jì)說明書，以及源代碼文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊、電算化會計(jì)科目及科目代碼表、會計(jì)報(bào)表格式、報(bào)表取數(shù)公式、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬公式及其他計(jì)算公式、檢驗(yàn)公式等，存貯于磁性介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計(jì)資料。

2）制定管理措施。與手工方式一致，電算化方式生成的證件，賬目報(bào)表等會計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定立卷歸檔保管。其保存期間應(yīng)按照有關(guān)會計(jì)檔案管理辦法中的所列保存期限進(jìn)行管理。而會計(jì)相關(guān)職能部門應(yīng)該緊密配合，確認(rèn)合法的會計(jì)檔案內(nèi)容，制定嚴(yán)格管理措施。

3）電算化會計(jì)檔案的收集。所謂電算化會計(jì)檔案的收集是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)如一個(gè)會計(jì)年度，把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中所有會計(jì)數(shù)據(jù)備份，存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成了脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會計(jì)檔案。財(cái)務(wù)部門應(yīng)把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時(shí)間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會計(jì)電算化系統(tǒng)。

4）電算化會計(jì)檔案的管理與保存方面。在保存這些檔案時(shí)應(yīng)遠(yuǎn)離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞而使會計(jì)檔案丟失，造成無法挽救的損失。此外，還應(yīng)注意電算化會計(jì)檔案與對應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。筆者建議會計(jì)電算化檔案除保存各版本的備份財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)外，還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計(jì)電算化軟件系統(tǒng)版本，并將原程序與數(shù)據(jù)盤分別存放，以做到安全保密。

5）要注意電算化會計(jì)檔案的利用。在長期開展會計(jì)電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級，所調(diào)閱的會計(jì)檔案一般可能會有三種情況供參考：一是所調(diào)閱的會計(jì)檔案的版本號與當(dāng)前會計(jì)電算化系統(tǒng)版本號一致，此時(shí)只需將你所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱（或數(shù)據(jù)恢復(fù)）功能進(jìn)行調(diào)閱即可;二是所調(diào)閱的會計(jì)檔案的版本號不一致，此時(shí)只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進(jìn)行調(diào)閱。

總之，規(guī)范管理、科學(xué)使用、維護(hù)計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，做好電算化會計(jì)檔案的保管工作，才能做好單位內(nèi)部信息資源的共享，充分發(fā)揮會計(jì)電算化的快捷、方便特點(diǎn)，有機(jī)地將會計(jì)核算、系統(tǒng)安全有效長期運(yùn)行結(jié)合起來，使財(cái)會人員真正擺脫繁瑣、單調(diào)、機(jī)械的手工操作，達(dá)到會計(jì)工作電算化、效率化、制度化、規(guī)范化。